Як скасувати фактуру в KSeF після виставлення?

Ви виставили фактуру в KSeF (Krajowy System e-Faktur, польська національна система електронних фактур), а за хвилину помітили, що вказали не ту суму. Хочете скасувати фактуру в KSeF і шукаєте кнопку «скасувати» чи «видалити». Такої кнопки немає: фактура з присвоєним номером KSeF вже є записом у центральній системі, а не чернеткою у вашій програмі.

Вихід є, але він залежить від етапу. Якщо номер KSeF ще не присвоєно, достатньо виправити дані й надіслати фактуру знову. Якщо номер уже є, помилку виправляє коригуюча фактура, іноді «до нуля». Це актуально вже зараз: від 1 квітня 2026 року у KSeF працює більшість компаній, а найменші JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza, польський аналог ФОП) з продажами до 10 000 zł брутто на місяць долучаються 1 січня 2027 року (inFakt, польською).

Я пишу як розробник програмного забезпечення для фактурування, а не як бухгалтер. Це не податкова консультація. Де потрібне тлумачення закону, я додаю джерела, а свій конкретний випадок обговоріть із бухгалтером. Станом на 15 жовтня 2026 року.

Чому не можна скасувати фактуру в KSeF

Структурована фактура вважається виставленою, коли KSeF успішно перевірив її структуру й присвоїв номер KSeF (SaldeoSMART, польською). Відтоді її не можна ні редагувати, ні видалити, навіть якщо ви виставили її помилково, без жодної операції (Prawo.pl, польською). Покупець також не може її відхилити чи відкликати (ksef.pl, польською).

Зникли й коригувальні ноти (noty korygujące), якими покупець раніше міг виправити формальну помилку. Норму про ноти (ст. 106k закону про ПДВ) скасовано з 1 лютого 2026 року, тож виправляти фактуру може лише продавець (Poradnik Przedsiębiorcy, польською).

Тобто в KSeF «скасувати» означає «скоригувати». Первинна фактура залишається в системі назавжди, а поруч з’являється корекція з власним номером KSeF.

Поки фактура не отримала номер KSeF

Скасувати можна лише до моменту присвоєння номера KSeF (mBank, польською). До цього системі нічого коригувати:

Стан фактури Що це означає Що робити Чернетка, не надіслана Існує лише у вашій програмі Відредагуйте або видаліть у програмі Обробляється KSeF ще не присвоїв номер Дочекайтеся результату; якщо програма дозволяє, відкличте надсилання Відхилена KSeF не присвоїв номер Виправте дані й надішліть знову Offline24, ще не в KSeF Надіслати потрібно найпізніше наступного робочого дня (Akademia LTCA) Надішліть її; корекцію можна виставити лише після присвоєння номера KSeF (PIT.pl)

У Biurko можна скасувати надсилання, яке KSeF ще не прийняв. Після прийняття залишається лише корекція.

Після присвоєння номера: коригуюча фактура замість скасування

Корекція структурованої фактури має містити номер KSeF фактури, яку вона коригує (ст. 106j ч. 2 п. 2a), і сама виставляється як структурована фактура або в режимі offline24 (ст. 106j ч. 4), згідно із законом про ПДВ. Офіційні роз’яснення Міністерства фінансів є в розділі запитань і відповідей порталу KSeF. Яку корекцію обрати, залежить від помилки:

Помилка Як виправити Описка в назві чи адресі, яка не змінює ідентифікацію покупця Звичайна коригуюча фактура лише з виправленими даними (Grant Thornton, польською) Неправильна ціна, кількість, ставка ПДВ Корекція in minus або in plus (PIT.pl) Неправильний NIP покупця Корекція до нуля на помилковий NIP і нова фактура з правильним NIP (PIT.pl) Фактура без операції або виставлена двічі Корекція до нуля (Fakturownia, польською)

«Корекція до нуля» (korekta do zera) це практичний термін. Закон про ПДВ не називає її окремим видом фактури (Grant Thornton). Вдавайтеся до неї, коли фактура взагалі не мала б існувати в обігу. Якщо продаж відбувся і покупець правильний, обнулення з наступним повторним виставленням може викликати запитання податкової (Infor, польською).

Приклад (ілюстративний). Український власник невеликої транспортної компанії в Польщі виставив фактуру на 4 500 zł нетто, хоча за договором мало бути 4 050 zł. Покупець правильний, продаж відбувся, тож обнуляти фактуру не потрібно. Він виставляє звичайну коригуючу фактуру in minus на різницю 450 zł нетто. Корекція отримує власний номер KSeF, а покупець відповідно зменшує податок, що підлягає відрахуванню.

Крок за кроком: як скоригувати фактуру з номером KSeF

1. Знайдіть номер KSeF первинної фактури. Без нього корекцію не прив’язати до документа.

2. Оберіть тип корекції за таблицею вище.

3. Виставте корекцію в KSeF. Для корекції до нуля значення нетто, ПДВ і брутто в усіх позиціях зводяться до нуля (mBank). Корекція до фактури з помилковим NIP адресується на той самий помилковий NIP (JPK.info.pl).

4. Якщо корекцій кілька, вказуйте первинну фактуру. У розділі DaneFaKorygowanej завжди зазначають номер KSeF первинної фактури, а не попередньої корекції (PIT.pl).

5. При помилковому NIP виставте нову фактуру з правильними даними покупця.

6. Перевірте статус і UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru, офіційне підтвердження отримання) корекції. Лише тоді справу закрито.

[screenshot: список фактур у Biurko з дією «Корекція до нуля» біля фактури з номером KSeF]

Як врахувати корекцію в ПДВ і JPK

Цей етап найчастіше пропускають, і саме тут легко помилитися. Кожен пункт варто підтвердити з бухгалтером:

• Корекція in minus, виставлена в KSeF. Базу оподаткування зменшуєте в періоді, у якому виставили корекцію. Документи про узгодження умов із покупцем мати не потрібно (PIT.pl).

• Помилковий NIP або подвійне виставлення фактури. За індивідуальними роз’ясненнями Директора Національної податкової інформації (KIS) корекцію до нуля та нову фактуру відображають у періоді первинної фактури, бо помилка існувала від початку (podatki.biz, польською, Akademia LTCA). Індивідуальне роз’яснення стосується лише заявника.

• Покупець. Отримавши корекцію до нуля, він має скоригувати податок до відрахування (Infor).

• Фактура без операції. Органи попереджають про ризик за ст. 108 ч. 1 закону про ПДВ, тобто про так звану порожню фактуру (PIT.pl).

Чекліст: помилка у фактурі KSeF

• Перевірте, чи фактура вже має номер KSeF. Якщо ні, виправте й надішліть знову.

• Запишіть номер KSeF первинної фактури.

• З’ясуйте, чи помилка стосується NIP покупця. Якщо так, плануйте корекцію до нуля і нову фактуру.

• Не обнуляйте фактуру, якщо вистачить звичайної корекції даних.

• Виставляйте корекцію в KSeF, а не поза ним, і збережіть UPO.

• Відобразіть корекцію в ПДВ і JPK у правильному періоді після консультації з бухгалтером.

Підсумок і що далі

У KSeF нічого не скасовують і не видаляють. До номера KSeF ви виправляєте й надсилаєте знову, після номера виставляєте корекцію, а при помилковому NIP корекцію до нуля та нову фактуру. Штрафи за ст. 106ni наразі мають діяти з 1 січня 2027 року, але проєкт від 1 жовтня 2026 року переносить їх на 1 січня 2028 року (проєкт на gov.pl). Це ще не закон, а сам обов’язок залишається.

У Biurko корекцію до нуля створюють просто з фактури, а дані контрагента підтягують із реєстру за NIP, що зменшує ризик описки. Інтерфейс доступний українською. Спробуйте Biurko 14 днів безкоштовно на biurko.io.

FAQ

Чи можна видалити фактуру з KSeF?

Ні. Фактура, яка отримала номер KSeF, залишається в системі назавжди. Її не можна ні видалити, ні відредагувати, навіть якщо вона виставлена помилково. Можна лише виставити коригуючу фактуру, за потреби до нуля. І первинна фактура, і корекція залишаються видимими в KSeF.

Чи може покупець відхилити фактуру в KSeF?

Ні. У KSeF покупець технічно не може відхилити чи відкликати отриману фактуру. Якщо документ помилковий, він має попросити продавця про корекцію. З 1 лютого 2026 року покупець також не може сам виправити дані коригувальною нотою, бо ноти скасовано. Тому в такому випадку одразу напишіть продавцю.

Чи можна виставити коригувальну ноту до фактури з KSeF?

Ні. Норму про коригувальні ноти (ст. 106k закону про ПДВ) скасовано з 1 лютого 2026 року. Будь-яку корекцію, навіть описки в адресі, виставляє продавець як структуровану коригуючу фактуру. Покупець може лише повідомити про помилку, а продавець виставляє корекцію в KSeF із посиланням на номер KSeF первинної фактури.

Чи прибирає корекція до нуля фактуру з KSeF?

Ні. Корекція до нуля зводить значення фактури до нуля, але первинна фактура залишається в системі. У KSeF видно обидва документи, кожен зі своїм номером KSeF. Корекція має посилатися на номер KSeF первинної фактури. Тож вона знімає наслідки фактури для розрахунків, але не прибирає її з системи.

Що робити, якщо в KSeF виставлено фактуру з помилковим NIP?

Виставте корекцію до нуля на помилковий NIP, а потім нову фактуру з правильним NIP. KSeF надає фактуру тому, чий NIP вказано, тому звичайної корекції даних замало. За роз’ясненнями KIS обидва документи відображають у ПДВ у періоді первинної фактури. Нова фактура матиме нову дату виставлення.