До 1 січня 2027 залишилося 105 днів — рахуючи з 18 вересня 2026. Це рівно 15 тижнів і три повні закриття місяця: жовтень, листопад, грудень.
16 вересня Міністерство фінансів Польщі оголосило, що продовжує відтермінування штрафів за помилки у застосуванні KSeF до 31 грудня 2027 року. За кілька годин у чатах і групах з'явилася версія «KSeF перенесли на рік». Це неправда. MF відтермінувало штрафи. Воно не чіпало перехідних винятків — а саме вони закінчуються 31 грудня 2026 і саме вони змінюють щоденну роботу фірми.
Це особливо важливо для українських підприємців у Польщі: дуже багато наших JDG (одноосібна підприємницька діяльність) працює саме в останній хвилі — тих, хто досі виставляв фактури поза KSeF завдяки ліміту 10 000 zł на місяць. Для них 1 січня 2027 — це перший день у системі, а не черговий етап.
KSeF (Krajowy System e-Faktur) — національна система електронних фактур Польщі. Приймати структуровані фактури зобов'язані всі платники VAT з 1 лютого 2026; виставляти — великі платники з 1 лютого 2026, решта з 1 квітня 2026.
Три винятки, що закінчуються 31 грудня 2026
Це перехідні норми ustawy o VAT. Вересневе оголошення MF їх не стосується.
Що закінчується Підстава Кого стосується Звільнення для найменших: продаж, задокументований фактурами, до 10 000 zł brutto на місяць ст. 145m ustawy o VAT мікрофірми, які досі виставляли фактури поза KSeF Фактури, виставлені на касовому апараті (kasa rejestrująca) ст. 145n ust. 1 pkt 1 торгівля, гастрономія, послуги з онлайн-касою Paragon (чек) з NIP до 450 zł як самостійна спрощена фактура ст. 145n ust. 1 pkt 2 усі, хто продає фірмам дрібні суми
Плюс обов'язок, який не закінчується, а починається: номер KSeF у призначенні платежу.
Міністерство підтверджує ці дати у відповідях на запитання про KSeF 2.0 — зокрема й те, що продаж, задокументований paragonami з NIP, не входить до місячного ліміту 10 000 zł. Це два незалежні винятки, а не один спільний поріг.
Остання хвиля: найменші фірми
Якщо ваша фірма користувалася лімітом 10 000 zł brutto на місяць, з 1 січня 2027 ви виставляєте фактури в KSeF так само, як будь-який інший платник. Наступного порогу, за яким можна сховатися, немає.
Варто нагадати про асиметрію, про яку часто забувають: приймати фактури через KSeF зобов'язані всі з 1 лютого 2026, незалежно від розміру фірми. Навіть найменший ryczałtowiec, який до кінця 2026 виставляє фактури вручну, з лютого 2026 зобов'язаний отримувати e-фактури від постачальників. Якщо цього не робили — фактури витрат за 2026 лежать у системі, а в книгах їх немає. Це прямі втрачені кошти.
Практичний висновок: січень 2027 — не час для навчання. Фактура за грудневий продаж, виставлена вже після Нового року (клієнт попросив виправити дані; продаж був 30 грудня, а документ створено 3 січня), потрапляє до KSeF. Вирішує дата виставлення документа, а не дата продажу.
Кінець фактур з каси і paragonu з NIP
Сьогодні фіскальний paragon з NIP покупця до 450 zł brutto сам виконує роль спрощеної фактури. Ви видаєте чек — і документація закрита, окрему фактуру до нього не виставляють, бо це було б дублювання.
З 1 січня 2027 цей виняток зникає. Фактура для покупця-платника податку створюється в KSeF, зокрема й на малі суми. Каса залишається при тому, для чого призначена: облік роздрібного продажу і видача чеків.
Одне чесне застереження: технічний бік роботи кас має закрити новелізація rozporządzenia про касові апарати, опублікована MF у червні 2026 і запланована на 1 січня 2027. До публікації в Dzienniku Ustaw це залишається проєктом. А от закінчення дії ст. 145n — це вже чинна норма ustawy o VAT.
Як це виглядає в магазині 2 січня: клієнт диктує NIP на суму 180 zł, каса друкує чек — і хтось мусить виставити фактуру в KSeF. Якщо зараз процес тримається на «чека достатньо», його треба спроєктувати наново: хто виставляє і в який строк.
Номер KSeF у переказі — найбільш недооцінена зміна
З 1 січня 2027 починає застосовуватися ст. 108g ustawy o VAT: при оплаті структурованої фактури між активними платниками VAT у призначенні переказу треба вказати номер KSeF. З тієї самої дати діє й оновлена ст. 108a ust. 3 pkt 3 — те саме в механізмі поділеного платежу (MPP). Це підтверджує офіційний FAQ MF.
Що перевірити до січня:
Збірні платежі. Номер KSeF довгий, а поле призначення в банку має ліміт символів. Для одного переказу за кільканадцять фактур існує identyfikator zbiorczy, який видає KSeF. Визначте, хто його генерує і звідки його бере людина, що робить переказ.
Винятки. Номер не вказують, коли фактуру виставлено в режимі offline або offline24 через оголошену аварію чи недоступність KSeF — тоді номера просто ще немає. Але якщо постачальник обрав offline24 з власного рішення і надіслав фактуру наступного робочого дня, номер існує і його треба вказати.
Оплата до появи номера. Аванс за proformą, замовленням чи вимогою оплати номера KSeF не має, бо фактури ще немає.
Збережені шаблони переказів. Шаблони, де вказано лише комерційний номер фактури, перестають бути достатніми.
Це операційна зміна, не бухгалтерська. Вона стосується людини, яка щотижня сідає за платіжні доручення, — і зазвичай саме вона дізнається про неї останньою.
Штрафи: що саме сказало MF, а чого ще немає в законі
Мінфін продовжує відтермінування штрафів до 31 грудня 2027 року. Чотири речі, які варто розуміти:
Це оголошення, а не норма. MF прямо пише, що рішення потребує змін до закону і що робота над проєктом лише починається. Доки закон не пройде Сейм, Сенат і підпис президента, у чинних приписах стоїть попередня дата: адміністративні штрафи за ст. 106ni з 1 січня 2027.
Ставки не змінюються. До 100% суми VAT, зазначеної у фактурі, виставленій поза KSeF, а при фактурі без VAT — до 18,7% загальної суми до сплати. Зсувається лише момент, з якого органи можуть їх застосовувати.
Відтермінування штрафів ≠ призупинення обов'язку. MF зазначає, що KAS реагуватиме на випадки виставлення фактур поза KSeF (крім передбачених законом ситуацій) і перевірятиме, чи обхід системи не веде до недостовірного розрахунку податку.
Класична кримінально-податкова відповідальність діє весь час. Відтермінування стосується санкцій за саме невикористання KSeF. Недостовірна фактура, відмова виставити фактуру, занижений податок — це окремі склади, і вони караються незалежно від охоронного періоду.
Коротко: 2027-й, найімовірніше, буде ще одним роком без фінансового ризику за технічну помилку. Але це не рік, у якому можна не виставляти фактури в KSeF.
Чеклист готовності до 1 січня 2027
Визначте свою хвилю. Користуєтеся лімітом 10 000 zł brutto на місяць? З 1 січня виставляєте в KSeF. Виставляєте вже з квітня 2026? Ваші пункти — 3–6.
Перевірте отримання фактур витрат за 2026. Зайдіть у систему і порівняйте кількість документів у KSeF з кількістю фактур у книгах. Розбіжність = втрачені витрати і VAT.
Отримайте сертифікат KSeF. Сертифікат типу 2 потрібен для виставлення в особливих режимах (offline24, offline, аварійний). Без нього ви не виставите фактуру, коли зникне інтернет. Дійсний 2 роки.
Протестуйте offline24 наживо. Вимкніть інтернет, виставте фактуру, надішліть наступного робочого дня, перевірте обидва QR-коди на візуалізації. Цей режим залишається назавжди і не потребує жодного оголошення MF — це ваша подушка безпеки, а не аварійна процедура.
Спроєктуйте процес «paragon з NIP → фактура в KSeF», якщо працюєте з касою: хто виставляє, у який строк, на підставі яких даних із чека.
Відкрийте банк і порахуйте символи. Чи вміститься повний номер KSeF у призначенні платежу? Хто генерує identyfikatory zbiorcze при оплаті кількох фактур одним переказом?
Зробіть один тестовий переказ MPP за фактурою з наданим номером KSeF — до того, як робити це під тиском строку оплати.
Підсумок
Вересневе оголошення MF знімає з 2027 року фінансовий ризик за технічну помилку — якщо закон встигнуть ухвалити. Воно не знімає жодного обов'язку. 1 січня 2027 закінчуються винятки для мікрофірм, для фактур з кас і для paragonów з NIP, а в переказах з'являється номер KSeF. На підготовку — 105 днів.
У Biurko виставлення, надсилання до KSeF, режим offline24 і номер KSeF на платіжному документі працюють в одному місці — разом із реєстрами VAT і JPK, бо фактура — це початок місяця, а не його кінець. Інтерфейс доступний українською. Спробуйте Biurko безкоштовно 14 днів і пройдіть грудень на цільовому процесі, а не січень — на живому.
FAQ
Чи KSeF перенесли на 2028 рік? Ні. Перенести планують лише застосування адміністративних штрафів — MF оголосило відтермінування до 31 грудня 2027, і це потребує зміни закону. Сам обов'язок виставляти фактури в KSeF діє поетапно з 1 лютого 2026 і охопить усіх підприємців з 1 січня 2027.
Хто мусить почати виставляти фактури в KSeF з 1 січня 2027? Найменші платники, які користувалися перехідним звільненням для продажу до 10 000 zł brutto на місяць (ст. 145m ustawy o VAT). Звільнення закінчується 31 грудня 2026 і не підпадає під вересневе оголошення MF про штрафи.
Чи paragon з NIP до 450 zł і далі буде спрощеною фактурою? До 31 грудня 2026 — так. З 1 січня 2027 виняток зі ст. 145n ustawy o VAT зникає, і фактура для покупця-платника податку створюється в KSeF навіть на малі суми. Каса залишається для обліку продажу і видачі чеків.
З якого моменту треба вказувати номер KSeF у переказі? З 1 січня 2027, при оплатах між активними платниками VAT за структуровані фактури (ст. 108g ustawy o VAT) та в механізмі поділеного платежу. Для одного переказу за кілька фактур служить identyfikator zbiorczy, який видає KSeF.
Чи потрібен KSeF, якщо я щойно відкрив JDG і ще не є платником VAT? Так. Обов'язок виставляти структуровані фактури не залежить від статусу платника VAT — звільнені з VAT підприємці також працюють у KSeF. Від статусу VAT залежать інші речі, зокрема обов'язок вказувати номер KSeF у переказі, який стосується розрахунків між активними платниками VAT.