Що насправді змінюється в KSeF з 1 січня 2027 року?

До 1 січня 2027 залишилося менше трьох місяців — станом на 8 жовтня 2026. Це три повні закриття місяця: жовтень, листопад, грудень.

16 вересня Міністерство фінансів Польщі оголосило, що продовжує відтермінування штрафів за помилки у застосуванні KSeF до 31 грудня 2027 року. Це законопроєкт, у реєстрі законодавчих робіт уряду з 23 вересня 2026 року, ще не ухвалений. За кілька годин у чатах і групах з'явилася версія «KSeF перенесли на рік». Це неправда. MF відтермінувало штрафи. Воно не чіпало перехідних винятків — а саме вони закінчуються 31 грудня 2026 і саме вони змінюють щоденну роботу фірми.

Це особливо важливо для українських підприємців у Польщі: дуже багато наших JDG (одноосібна підприємницька діяльність) працює саме в останній хвилі — тих, хто досі виставляв фактури поза KSeF завдяки ліміту 10 000 zł на місяць. Для них 1 січня 2027 — це перший день у системі, а не черговий етап.

KSeF (Krajowy System e-Faktur) — національна система електронних фактур Польщі. Приймати структуровані фактури зобов'язані всі платники VAT з 1 лютого 2026; виставляти — великі платники з 1 лютого 2026, решта з 1 квітня 2026.

Що закінчується 31 грудня 2026

Перші три позиції — перехідні норми ustawy o VAT; вересневе оголошення MF їх не стосується. Четверта стосується токенів.

Плюс обов'язок, який не закінчується, а починається: номер KSeF у призначенні платежу.

Міністерство підтверджує ці дати у відповідях на запитання про KSeF 2.0 — зокрема й те, що продаж, задокументований paragonami з NIP, не входить до місячного ліміту 10 000 zł. Це два незалежні винятки, а не один спільний поріг.

Остання хвиля: найменші фірми

Якщо ваша фірма користувалася лімітом 10 000 zł brutto на місяць, з 1 січня 2027 ви виставляєте фактури в KSeF так само, як будь-який інший платник. Наступного порогу, за яким можна сховатися, немає.

Варто нагадати про асиметрію, про яку часто забувають: приймати фактури через KSeF зобов'язані всі з 1 лютого 2026, незалежно від розміру фірми. Навіть найменший ryczałtowiec, який до кінця 2026 виставляє фактури вручну, з лютого 2026 зобов'язаний отримувати e-фактури від постачальників. Якщо цього не робили — фактури витрат за 2026 лежать у системі, а в книгах їх немає. Це прямі втрачені кошти.

Практичний висновок: січень 2027 — не час для навчання. Фактура за грудневий продаж, виставлена вже після Нового року (клієнт попросив виправити дані; продаж був 30 грудня, а документ створено 3 січня), потрапляє до KSeF. Вирішує дата виставлення документа, а не дата продажу.

Кінець фактур з каси і paragonu з NIP

Сьогодні фіскальний paragon з NIP покупця до 450 zł brutto сам виконує роль спрощеної фактури. Ви видаєте чек — і документація закрита, окрему фактуру до нього не виставляють, бо це було б дублювання.

З 1 січня 2027 цей виняток зникає. Фактура для покупця-платника податку створюється в KSeF, зокрема й на малі суми. Каса залишається при тому, для чого призначена: облік роздрібного продажу і видача чеків.

Одне чесне застереження: технічний бік роботи кас має закрити новелізація rozporządzenia про касові апарати, опублікована MF у червні 2026 і запланована на 1 січня 2027. До публікації в Dzienniku Ustaw це залишається проєктом. А от закінчення дії ст. 145n — це вже чинна норма ustawy o VAT.

Як це виглядає в магазині 2 січня: клієнт диктує NIP на суму 180 zł, каса друкує чек — і хтось мусить виставити фактуру в KSeF. Якщо зараз процес тримається на «чека достатньо», його треба спроєктувати наново: хто виставляє і в який строк.

Номер KSeF у переказі — найбільш недооцінена зміна

З 1 січня 2027 починає застосовуватися ст. 108g ustawy o VAT: при оплаті структурованої фактури між активними платниками VAT у призначенні переказу треба вказати номер KSeF. З тієї самої дати діє й оновлена ст. 108a ust. 3 pkt 3 — те саме в механізмі поділеного платежу (MPP). Це підтверджує офіційний FAQ MF.

Що перевірити до січня:

• Збірні платежі. Номер KSeF довгий, а поле призначення в банку має ліміт символів. Для одного переказу за кільканадцять фактур існує identyfikator zbiorczy, який видає KSeF. Визначте, хто його генерує і звідки його бере людина, що робить переказ.

• Винятки. Номер не вказують, коли фактуру виставлено в режимі offline або offline24 через оголошену аварію чи недоступність KSeF — тоді номера просто ще немає. Але якщо постачальник обрав offline24 з власного рішення і надіслав фактуру наступного робочого дня, номер існує і його треба вказати.

• Оплата до появи номера. Аванс за proformą, замовленням чи вимогою оплати номера KSeF не має, бо фактури ще немає.

• Збережені шаблони переказів. Шаблони, де вказано лише комерційний номер фактури, перестають бути достатніми.

Це операційна зміна, не бухгалтерська. Вона стосується людини, яка щотижня сідає за платіжні доручення, — і зазвичай саме вона дізнається про неї останньою.

Штрафи: що саме сказало MF, а чого ще немає в законі

Мінфін продовжує відтермінування штрафів до 31 грудня 2027 року. Чотири речі, які варто розуміти:

1. Це оголошення, а не норма. MF прямо пише, що рішення потребує змін до закону. Законопроєкт у реєстрі законодавчих робіт уряду з 23 вересня 2026 року, але ще не ухвалений. Доки закон не пройде Сейм, Сенат і підпис президента, у чинних приписах стоїть попередня дата: адміністративні штрафи за ст. 106ni з 1 січня 2027.

2. Ставки не змінюються. До 100% суми VAT, зазначеної у фактурі, виставленій поза KSeF, а при фактурі без VAT — до 18,7% загальної суми до сплати. Зсувається лише момент, з якого органи можуть їх застосовувати.

3. Відтермінування штрафів ≠ призупинення обов'язку. MF зазначає, що KAS реагуватиме на випадки виставлення фактур поза KSeF (крім передбачених законом ситуацій) і перевірятиме, чи обхід системи не веде до недостовірного розрахунку податку.

4. Класична кримінально-податкова відповідальність діє весь час. Відтермінування стосується санкцій за саме невикористання KSeF. Недостовірна фактура, відмова виставити фактуру, занижений податок — це окремі склади, і вони караються незалежно від відтермінування штрафів.

Коротко: якщо закон ухвалять, 2027-й буде ще одним роком без фінансового ризику за технічну помилку. Але це не рік, у якому можна не виставляти фактури в KSeF.

Чеклист готовності до 1 січня 2027

1. Визначте свою хвилю. Користуєтеся лімітом 10 000 zł brutto на місяць? З 1 січня виставляєте в KSeF. Виставляєте вже з квітня 2026? Ваші пункти — 3–6.

2. Перевірте отримання фактур витрат за 2026. Зайдіть у систему і порівняйте кількість документів у KSeF з кількістю фактур у книгах. Розбіжність = втрачені витрати і VAT.

3. Отримайте сертифікат KSeF. Сертифікат KSeF типу Offline потрібен для QR-коду II на фактурах, виставлених офлайн (offline24, offline, аварійний режим). Без нього офлайн-фактуру можна виставити лише з QR-кодом I, але до надсилання в KSeF її не можна передавати покупцю поза системою. Сертифікат для входу (тип Uwierzytelniający) і Offline — два різні сертифікати. Дійсний близько 2 років.

4. Потренуйтеся з offline24. Щоб потренуватися без юридичних наслідків, скористайтеся демо Biurko (demo.biurko.io, доступ на 7 днів, демонстраційне середовище KSeF): оберіть режим offline24 під час виставлення, надішліть фактуру наступного робочого дня, перевірте QR-коди на візуалізації. Акаунт на app.biurko.io надсилає фактури до робочого KSeF — кожна надіслана фактура справжня. Цей режим залишається назавжди і не потребує жодного оголошення MF — це ваша подушка безпеки, а не аварійна процедура.

5. Спроєктуйте процес «paragon з NIP → фактура в KSeF», якщо працюєте з касою: хто виставляє, у який строк, на підставі яких даних із чека.

6. Відкрийте банк і порахуйте символи. Чи вміститься повний номер KSeF у призначенні платежу? Хто генерує identyfikatory zbiorcze при оплаті кількох фактур одним переказом?

7. Зробіть один тестовий переказ MPP за фактурою з наданим номером KSeF — до того, як робити це під тиском строку оплати.

Підсумок

Вересневе оголошення MF знімає з 2027 року фінансовий ризик за технічну помилку — якщо закон встигнуть ухвалити. Воно не знімає жодного обов'язку. 1 січня 2027 закінчуються винятки для платників у межах ліміту, для фактур з кас і для paragonów з NIP, а в переказах з'являється номер KSeF. На підготовку — менше трьох місяців (станом на 8 жовтня 2026).

У Biurko виставлення, надсилання до KSeF, режим offline24 і номер KSeF на PDF фактури працюють в одному місці — разом із реєстрами VAT і JPK, бо фактура — це початок місяця, а не його кінець. Інтерфейс доступний українською. Заведіть фірму в Biurko — 14 днів тарифу TEAM без картки, потім безкоштовний тариф FREE і пройдіть грудень на цільовому процесі, а не січень — на живому.

FAQ

Чи KSeF перенесли на 2028 рік? Ні. Перенести планують лише застосування адміністративних штрафів — MF оголосило відтермінування до 31 грудня 2027, і це потребує зміни закону (законопроєкт у реєстрі законодавчих робіт уряду з 23 вересня 2026 року). Сам обов'язок виставляти фактури в KSeF діє поетапно з 1 лютого 2026 і охопить усіх підприємців з 1 січня 2027.

Хто мусить почати виставляти фактури в KSeF з 1 січня 2027? Найменші платники, які користувалися перехідним звільненням для продажу до 10 000 zł brutto на місяць (ст. 145m ustawy o VAT). Звільнення закінчується 31 грудня 2026 і не підпадає під вересневе оголошення MF про штрафи.

Чи paragon з NIP до 450 zł і далі буде спрощеною фактурою? До 31 грудня 2026 — так. З 1 січня 2027 виняток зі ст. 145n ustawy o VAT зникає, і фактура для покупця-платника податку створюється в KSeF навіть на малі суми. Каса залишається для обліку продажу і видачі чеків.

З якого моменту треба вказувати номер KSeF у переказі? З 1 січня 2027, при оплатах між активними платниками VAT за структуровані фактури (ст. 108g ustawy o VAT) та в механізмі поділеного платежу. Для одного переказу за кілька фактур служить identyfikator zbiorczy, який видає KSeF.

Чи потрібен KSeF, якщо я щойно відкрив JDG і ще не є платником VAT? Так. Обов'язок виставляти структуровані фактури не залежить від статусу платника VAT — звільнені з VAT підприємці також працюють у KSeF. Від статусу VAT залежать інші речі, зокрема обов'язок вказувати номер KSeF у переказі, який стосується розрахунків між активними платниками VAT.