В інтернет-магазині податкове рішення ухвалюється в кошику, а не в бухгалтерії. Клієнт або впише NIP (польський податковий номер), або ні. Саме це одне поле визначає, чи документ має бути виставлений у KSeF (Krajowy System e-Faktur, польська національна система е-фактур), чи його можна надіслати у PDF, як раніше.
Час має значення. Обовʼязок виставляти фактури в KSeF діє з 1 лютого 2026 року для найбільших платників і з 1 квітня 2026 року для решти, згідно з інформацією Міністерства фінансів. Перехідні норми, на які сьогодні спирається більшість менших магазинів, втрачають чинність 31 грудня 2026 року.
Далі: які документи магазину йдуть у KSeF, як насправді рахується ліміт 10 000 zł у роздрібній торгівлі, що змінюється з paragon з NIP і що треба виправити на боці самого магазину.
Обовʼязок стосується B2B, споживчий продаж лишається поза системою
Міністерство фінансів відповідає прямо: виставлення фактур B2C, тобто для приватних осіб, у KSeF є добровільним. Це стосується періоду і до 1 лютого 2026 року, і після (ksef.podatki.gov.pl).
Виняток закріплено в ст. 106ga п. 2 закону про VAT. Той самий перелік виводить з-під обовʼязку KSeF операції, які розраховуються за спеціальними процедурами, зокрема VAT OSS та IOSS. Це важливо для кожного магазину, що відправляє товар споживачам в інші країни ЄС.
Практичний висновок: магазин, який продає виключно споживачам, не виставляє жодної фактури в KSeF. Але це не означає, що KSeF його не стосується. Витратні фактури від постачальників, хостингу, агенції чи логістичного оператора приходять через KSeF, і отримання фактур у системі працює з 1 лютого 2026 року незалежно від того, чи ви самі там виставляєте.
Поле NIP у кошику стало перемикачем правового режиму
Якщо клієнт вкаже NIP, операція є B2B і фактура за загальним правилом має виникнути в KSeF. Якщо не вкаже, документ іде споживчим шляхом.
Звідси три зміни в checkout:
Валідація NIP на вході. Помилка в NIP означає відхилення фактури системою KSeF, а не приємну розмову з клієнтом за тиждень. Варто перевіряти контрольну суму і підтягувати дані з реєстру GUS (польський статистичний реєстр), а не переписувати їх із форми.
Свідомий вибір клієнта. Інтерфейс має чітко розділяти «купую як фірма» і «купую приватно». Особа з власною діяльністю (JDG, польський аналог ФОП), яка купує для приватних потреб, у цій операції є споживачем.
Блокування змін після факту. Якщо фактура B2B уже потрапила в KSeF, виправлення даних покупця означає коригувальну фактуру в KSeF, а не редагування PDF.
Моделі marketplace і dropshipping логіки не змінюють. Продаж фірмі через Allegro чи Amazon залишається B2B і далі вимагає фактури в KSeF, якщо не діє жоден виняток чи перехідна норма.
Ліміт 10 000 zł рахується не так, як підказує інтуїція
Це найчастіше неправильно зрозумілий пункт в e-commerce. До 31 грудня 2026 року можна виставляти фактури поза KSeF, якщо їхня сукупна вартість з VAT у конкретному місяці не перевищує 10 000 zł. Ключове тут, що саме входить до цієї суми.
Міністерство фінансів уточнило у відповідях на питання про ліміт, що зараховуються виключно фактури, які обовʼязково мають бути виставлені в KSeF. Не зараховуються:
фактури для споживачів (B2C),
продаж, задокументований лише paragon з фіскальної каси,
фактури, виставлені за допомогою фіскальної каси,
paragon з NIP до 450 zł, визнані спрощеними фактурами.
Приклад. Магазин товарів для хобі має 180 000 zł на місяць, з яких 172 000 zł це продаж через касу та фактури для споживачів, а 8 000 zł це фактури для фірм. До ліміту входить 8 000 zł. Магазин може до кінця 2026 року виставляти ці фактури поза KSeF.
Два застереження, які не варто пропускати:
Перевищення одноразове і незворотне. Якщо в якомусь місяці ліміт перевищено, обовʼязок KSeF виникає саме з тієї фактури і поширюється на всі наступні. Повернення під ліміт наступного місяця вже нічого не змінює.
Рахується дата виставлення, а не дата продажу. Фактура за квітневий продаж, виставлена 7 травня, входить у травневий ліміт.
У сезонному e-commerce це реальний ризик. Одне замовлення B2B на 12 000 zł у листопаді закриває перехідний період остаточно.
Paragon з NIP до 450 zł: зручно, але з датою придатності
Фіскальний paragon з NIP покупця на суму до 450 zł брутто виконує функцію спрощеної фактури (ст. 106e п. 5 підп. 3 закону про VAT). За перехідною нормою такі документи, як і фактури з фіскальних кас, залишаються поза обовʼязком KSeF до 31 грудня 2026 року. Це підтверджує FAQ Міністерства фінансів.
З 1 січня 2027 року цей виняток зникає. Для магазину з пунктом самовивозу чи шоурумом це конкретна зміна процесу: дрібний продаж фірмі перестає закінчуватися paragon і починає вимагати фактури в KSeF, навіть на 60 zł.
Фактура для клієнта, який не має доступу до KSeF
Споживач не має акаунта в KSeF і нічого звідти не завантажить. Так само як і іноземний контрагент без осідку в Польщі.
Закон про VAT вирішує це у ст. 106gb п. 4: у перелічених там випадках фактуру треба надати покупцеві поза KSeF, у спосіб, узгоджений з ним. На практиці це PDF у листі після покупки або роздруківка в посилці.
Є одна технічна умова. Фактура, яка використовується або передається поза KSeF, має бути позначена верифікаційним QR-кодом. У фактурі, виставленій онлайн, яка вже має номер KSeF, це один QR-код з номером KSeF під ним. У фактурі, виставленій у режимі offline24 або в аварійному режимі та переданій покупцеві до відправлення в систему, кодів два. Деталі описує сторінка MF про верифікаційні коди.
Тобто якщо ваш магазин надсилає фактуру B2B поштою після виставлення її в KSeF, самого PDF уже недостатньо. Він має нести QR-код.
Чотири речі, які треба виправити на боці магазину
Checkout. Розділення шляху для фірм і для приватних осіб, валідація NIP, підтягування даних з GUS.
Момент виставлення фактури. Багато магазинів генерують фактуру автоматично при підтвердженні замовлення. У KSeF датою виставлення є дата надсилання в систему, тож автоматика має мати передбачений сценарій для відхилень і повторних спроб.
Позначки в JPK_V7. Нова структура JPK_V7M(3) розрізняє документи з номером KSeF, виставлені в офлайн-режимі, документи поза KSeF і paragon з NIP. Роздрібний магазин використовуватиме всі чотири.
Правові документи магазину. Regulamin має описувати новий спосіб надання фактур, а політика конфіденційності враховувати передавання даних до KSeF, адміністратором якого є Керівник KAS (польська податкова адміністрація).
Чек-лист впровадження
Порахуйте, скільки реально становить ваш місячний продаж на фактурах, що підпадають під обовʼязок KSeF, без B2C і без paragon.
Встановіть сповіщення на 8 000 zł на місяць, щоб перевищення ліміту не стало несподіванкою.
Додайте валідацію NIP і підтягування даних з GUS у кошику.
Заплануйте відмову від фактур з фіскальної каси до 1 січня 2027 року.
Переконайтеся, що PDF, який отримує клієнт, містить QR-код і номер KSeF.
Перевірте, чи продаж за OSS позначений у вашій системі окремо від внутрішнього.
Оновіть regulamin магазину та політику конфіденційності.
Підсумок
Для інтернет-магазину KSeF це не один перемикач, а розгалуження: B2B у систему, B2C поза нею, paragon з NIP ще певний час окремо, OSS зовсім окремо. Найбільший ризик не в самій відправці XML, а в неправильній класифікації документа.
Biurko побудоване навколо KSeF, а не як модуль, приклеєний до бухгалтерії. Воно обслуговує покупців з NIP, з номером VAT UE, іноземних і без ідентифікатора, стежить за лімітом 450 zł у спрощених фактурах і перекладає помилки KSeF зрозумілою мовою. Інтерфейс доступний українською. Створіть безкоштовний акаунт на biurko.io і перевірте це на власних фактурах. Безкоштовний акаунт безстроковий, це не trial.
FAQ
Чи має інтернет-магазин виставляти фактури B2C у KSeF? Ні. Міністерство фінансів підтверджує, що виставлення фактур для приватних осіб у KSeF є добровільним, як до 1 лютого 2026 року, так і після. Ви можете робити це, якщо хочете тримати все в одному місці, але обовʼязку немає.
Чи входить продаж B2C до ліміту 10 000 zł? Ні. До ліміту входять тільки фактури, які обовʼязково мають потрапити в KSeF. Фактури для споживачів, продаж через касу та paragon з NIP до 450 zł, визнані спрощеними фактурами, з цієї суми виключені.
До якого часу можна виставляти фактури з фіскальної каси? До 31 грудня 2026 року. З 1 січня 2027 року виняток перестає діяти, а paragon з NIP до 450 zł перестає виконувати функцію спрощеної фактури. Продаж фірмі тоді вимагатиме фактури в KSeF незалежно від суми.
Чи потрапляють у KSeF фактури за процедурою OSS? Ні. Операції, що розраховуються за спеціальними процедурами, зокрема VAT OSS та IOSS, виключені з обовʼязку KSeF на підставі ст. 106ga п. 2 закону про VAT. Розрахунок відбувається в декларації OSS, документування за попередніми правилами.
Як передати клієнтові фактуру, виставлену в KSeF? У спосіб, узгоджений з ним, найчастіше як PDF у листі або роздруківку. Документ має бути позначений QR-кодом, що дає доступ до фактури в KSeF і дозволяє перевірити її дані. У фактурі, виставленій онлайн, це один код з номером KSeF.
Внутрішні посилання (замінити перед публікацією):
«ліміт 10 000 zł» →
/ua/blog/limit-10000-zl-ksef«режим offline24» →
/ua/blog/tryb-offline24-ksef«QR-код» →
/ua/blog/qr-kody-ksef«сертифікат KSeF» →
/ua/blog/sertyfikat-ksef-vs-token