Дзвінок у четвер по обіді: «Не платитиму, у фактурі неправильна ставка». Перший порив, забрати документ і виставити його заново. У KSeF (Krajowy System e-Faktur, польська національна система е-фактур) цей шлях закритий. Фактура, якій система надала ідентифікаційний номер, вважається виставленою і залишається в системі назавжди.
Це змінює саму логіку роботи з претензією. Питання вже не в тому, чи можна щось відкотити, а в тому, як швидко ви виставите правильне коригування і як це поясните. Від 1 лютого 2026 р. відповідальність за будь-яку помилку у фактурі, у тому числі суто формальну, лежить виключно на продавцеві.
Далі: як розпізнати тип спору, яке коригування виставити, у якому періоді його розрахувати і що саме написати клієнту.
Почніть із питання: що саме оскаржується
Клієнти рідко кажуть «потрібне вартісне коригування». Вони кажуть «фактура неправильна». Ваше перше завдання, віднести претензію до однієї з трьох категорій, бо в кожної свій шлях.
Що оскаржує клієнт Тип коригування Суми на документі Формальні дані: назва, адреса, термін оплати, дата продажу Коригування формальних даних Без сум, вказуєте правильний зміст позицій Ціна, кількість, ставка VAT, неврахована знижка Вартісне коригування in minus або in plus Сума різниці з поділом за ставками Фактура виставлена не на той суб'єкт (хибний NIP) Korekta do zera і нова фактура Усі позиції обнуляються
Є ще четвертий випадок, який виглядає страшно, але проблемою не є: фактура, відхилена системою KSeF. Відхилений документ не вважається виставленим, тож коригування до нього не виставляють. Ви виправляєте файл і надсилаєте повторно. Міністерство фінансів підтверджує це в запитаннях і відповідях про KSeF.
Чого вже не зробити
Скасувати фактуру. Документ, прийнятий KSeF і позначений ідентифікаційним номером, не можна видалити чи відредагувати. Історія документа є незмінною.
Розраховувати на notę korygującą. Норму, яка дозволяла покупцеві самостійно виправити описові дані, скасовано. У вашого клієнта більше немає жодного інструменту, щоб залагодити вашу помилку зі свого боку. Будь-яка зміна, від суми до адреси вулиці, потребує коригуючої фактури від вас.
Практичний наслідок для стосунків простий: швидкість вашої реакції стала частиною послуги. Клієнт, який раніше закривав питання за п'ять хвилин власною нотою, тепер чекає на вас. Якщо чекає три дні, він згадає про це при наступному замовленні.
Саме коригування має бути структурованим і містити номер KSeF фактури, що коригується, згідно зі ст. 106j абз. 2 закону про VAT. Виняток стосується фактур, яким номер KSeF не було присвоєно.
Який тип коригування обрати
Структура FA(3), обов'язкова від 1 лютого 2026 р., вимагає вказати причину коригування. Це не формальне поле, бо саме від причини залежить період розрахунку коригувань in plus.
Помилка. Причина існувала вже на момент виставлення первинної фактури: застосована не та ставка, вписано 10 штук замість 1. Коригування in plus розраховується ретроспективно, у періоді первинної фактури.
Нова подія. Причина виникла пізніше: повернення товару, післяпродажна знижка, зміна обсягу послуги. Коригування in plus розраховується поточним періодом, у якому виникла причина.
Змішане коригування. Один документ охоплює обидві підстави.
У спорі з клієнтом ця класифікація ще й інструмент розмови. «Ми визнали знижку, якої не було в замовленні» звучить інакше, ніж «ми помилилися зі ставкою». Перше, це нова подія, друге, помилка, і бухгалтер клієнта побачить цю різницю в документі.
Коли ви розрахуєте коригування in minus
Ось тут KSeF справді полегшує життя, і про це варто знати, бо це аргумент у розмові.
Коригуючу фактуру in minus, виставлену в режимі онлайн, ви розраховуєте в періоді, коли виставили її в KSeF, а структурована фактура вважається виставленою в день надсилання до системи. Не потрібно ні документації погодження умов, ні підтвердження отримання коригування покупцем. Цю роль виконує сам факт прийняття документа системою (ст. 29a абз. 13 і 14 закону про VAT).
Якщо коригування створене в режимі offline24, у режимі недоступності або аварії, а потім передане покупцеві через KSeF, зменшення бази здійснюється в періоді надсилання коригування до системи (ст. 29a абз. 13c).
На боці клієнта діє дзеркальне правило: покупець зменшує вхідний VAT у періоді, коли отримав коригуючу фактуру (ст. 86 абз. 19a).
Правила для коригувань in plus не змінилися, їх описує ст. 29a абз. 17.
Одна технічна пастка: якщо первинна фактура виникла в режимі offline24 і ще не має номера KSeF, спершу надішліть до системи первинний документ, і лише потім виставляйте коригування. Так це описує МФ у розділі про режим offline24.
Як це виглядає в Biurko
Шлях починається з перегляду фактури, а не з порожньої форми. Ви обираєте «виставити коригування», і система створює чернетку, прив'язану до вихідного документа: переносить позиції разом зі значеннями до коригування, копіює дані сторін у тому вигляді, у якому вони були на первинній фактурі, і підставляє номер KSeF документа, що коригується.
Кілька рішень, які ми ухвалили свідомо:
Причина і тип коригування є обов'язковими. Коригування з порожньою причиною не буде надіслане. Адаптер KSeF повідомляє про помилку замість того, щоб відправити до системи порожнє поле.
Korekta do zera, це окрема дія. Один клік обнуляє всі позиції та підсумки. Це шлях для хибного NIP покупця, після нього ви виставляєте нову фактуру на правильний суб'єкт.
Одна чернетка коригування на фактуру. Подвійний клік у нервовій ситуації не створить двох документів, а поверне наявну чернетку.
Блокування розбіжності валют. Коригування має бути в тій самій валюті, що й первинна фактура, бо сума різниці між двома валютами не визначена. Краще зупинити це в себе, ніж отримати відхилення від KSeF.
Повний набір коригуючих типів: KOR до фактури VAT, KOR_ZAL до авансової, KOR_ROZ до розрахункової та KOR_RR до фактури VAT RR у схемі FA_RR.
Історія документа. У журналі видно, хто і коли створив коригування та які номери пов'язані. Коли клієнт повертається до питання через місяць, вам не доведеться відновлювати це з пам'яті.
Чесно про обмеження: структура FA(3) допускає вказання в одному коригуванні кількох первинних фактур, але стандартний шлях у Biurko, це коригування один до одного. Якщо вам потрібна збірна korekta до десятка фактур одного контрагента, напишіть нам, перш ніж плануватимете процес навколо цього.
Інтерфейс Biurko доступний українською, тож бухгалтер, який веде польських клієнтів, працює зі звичною термінологією без перекладу на ходу.
Що написати клієнту
Технічна частина займає кілька хвилин. Стосунки вирішуються в повідомленні, яке ви надсилаєте разом із документом.
Три правила, які працюють:
Підтвердьте звернення того самого дня, навіть якщо коригування виставите завтра.
Назвіть конкретно, що виправляєте, і не пояснюйтесь на три абзаци.
Вкажіть номер KSeF коригування, щоб бухгалтерія клієнта одразу його знайшла.
Приклад:
Доброго дня, дякую за сигнал. У фактурі FV/2026/03/118 ми застосували ставку 23% замість 8%. Виставили коригування FK/2026/03/12, номер KSeF: [номер]. Воно вже у вашому KSeF. До сплати залишається X zł, термін без змін. Перепрошую за незручності.
Чого уникати: «це неможливо відкотити, така в нас система». Клієнт чує в цьому «це твоя проблема». Той самий факт, сформульований правильно, працює: «фактури в KSeF не скасовуються, тому ми виставили коригування, і воно вже в системі».
Чекліст для спірної фактури
З'ясуйте, що саме є спірним: формальні дані, суми чи особа покупця.
Перевірте, чи має первинна фактура номер KSeF. Без нього коригуванню немає на що посилатися.
Оберіть тип коригування: помилка, нова подія або змішане.
Впишіть причину так, щоб її зрозумів бухгалтер клієнта, а не лише ви.
При хибному NIP виставте korekta do zera і окрему нову фактуру.
Надішліть коригування до KSeF і запишіть його номер.
Напишіть клієнту, вказавши номер коригування і суму, що залишилася до сплати.
Підсумок
У KSeF немає кнопки «скасувати». Натомість є чіткий єдиний механізм виправлення помилки і, вперше за багато років, розрахунок коригування in minus без збирання підтверджень від контрагента. Складність перемістилася з паперів на швидкість реакції та комунікацію.
Biurko бере на себе технічну половину: пов'язує коригування з первинним документом, стежить за причиною, типом і валютою, підтримує KOR, KOR_ZAL, KOR_ROZ та KOR_RR і надсилає все до KSeF з автентифікацією через сертифікат. Розмову з клієнтом ведете ви.
Створіть безкоштовний акаунт на biurko.io і виставте перше коригування без обмеження в часі.
FAQ
Чи можна скасувати фактуру в KSeF? Ні. Документ, якому система присвоїла ідентифікаційний номер, вважається виставленим і не підлягає видаленню чи редагуванню. Єдиний шлях, коригуюча фактура. Виняток, фактура, відхилена KSeF, бо вона взагалі не була виставлена.
Чи може покупець виставити notę korygującą до фактури в KSeF? Ні. Від 1 лютого 2026 р. норму про коригуючі ноти скасовано. Усі помилки, включно з формальними, виправляє продавець коригуючою фактурою в KSeF.
Коли розраховувати коригування in minus, виставлене в KSeF? У розрахунковому періоді, у якому ви виставили коригування в KSeF, тобто надіслали його до системи. Підтвердження отримання і документація погодження умов не потрібні.
Що робити, якщо фактура пішла на хибний NIP? Виставте korekta do zera на неправильного покупця, а потім нову фактуру на правильний суб'єкт. Коригування даних недостатньо, бо змінюється сторона операції.
Скільки коригувань можна виставити до однієї фактури? Приписи не встановлюють ліміту. Кожне наступне коригування має вказувати номер KSeF первинної фактури, тож ланцюг документів залишається пов'язаним.