Як виставити рахунок іноземному контрагенту в KSeF?

З 1 квітня 2026 року обовʼязок виставляти структуровані фактури охоплює більшість платників VAT (найменших — з 1 січня 2027 року; до 31 грудня 2026 року поза KSeF можуть виставляти платники, у яких місячна брутто-вартість B2B-фактур, охоплених обовʼязком KSeF, не перевищує 10 000 zł). Для фірм, які працюють із закордоном, це створює ситуацію, що на перший погляд виглядає безглуздо: фактуру для клієнта з Берліна ви надсилаєте до польської державної системи, а потім усе одно відправляєте йому PDF на пошту.

Це не подвійна робота без причини. KSeF виконує роль реєстру, а не каналу доставки для контрагента без польського NIP (податковий ідентифікаційний номер). Ризик у тому, що між цими двома потоками є кілька місць, де помилка коштує коригування JPK_V7 (файл обліку VAT) або втрати права на ставку 0%.

Нижче: коли іноземна фактура має потрапити до KSeF, як правильно позначити її у FA(3) і що робити з курсом валюти.

Коли фактура для іноземного контрагента має потрапити до KSeF

Критерій — статус продавця, а не покупця. Якщо ви польський платник VAT із місцем провадження діяльності в Польщі, обовʼязок стосується і продажу за кордон: WDT (внутрішньосоюзна поставка товарів), експорту товарів та послуг, які розраховує покупець.

Міністерство фінансів публікує обсяг обовʼязкового KSeF разом із винятками. Для закордонних операцій важливі чотири групи:

• фактури, які виставляють платники без осідку та без постійного місця ведення діяльності в Польщі (або коли це постійне місце не бере участі в операції),

• спеціальні процедури: несоюзна OSS, IOSS, міжнародне нерегулярне автомобільне перевезення пасажирів і звільнення SME за ст. 113a закону про VAT,

• самофактурування, коли покупець або продавець не послуговується польським NIP у цій операції,

• продаж фізичним особам, які не ведуть діяльності.

Два нюанси. У випадку спеціальних процедур і SME добровільно виставити фактуру в KSeF взагалі неможливо. Натомість при WDT із самофактуруванням, коли покупець послуговується номером VAT UE іншої країни ЄС, фактуру виставити в KSeF можна, попри відсутність обовʼязку.

Питання постійного місця ведення діяльності часто спірне, особливо для польських спілок з українськими власниками, які частину операцій ведуть з України. Міністерство видало податкові розʼяснення від 28 січня 2026 року саме щодо цих правил.

Передача поза KSeF і обовʼязковий QR-код

Контрагент із Гамбурга не увійде до KSeF, бо не має польського NIP. Тому ст. 106gb абз. 4 закону про VAT зобовʼязує передати фактуру покупцеві у спосіб, узгоджений із ним. Норма охоплює шість ситуацій, зокрема коли місцем надання послуги є територія іншої країни ЄС або третьої країни, коли покупець не має в Польщі осідку чи постійного місця діяльності, а також коли покупець не послуговується NIP.

Форма довільна: PDF на пошту, роздруківка, файл XML, EDI, клієнтський портал. Обовʼязковим є позначення. Згідно з описом MF щодо перевірочних QR-кодів:

Перевірочний код містить адресу ресурсу API, дату виставлення з поля P_1 структури FA(3), NIP продавця та ідентифікатор фактури, тобто криптографічний відбиток файлу XML. Деталі регулює розпорядження Міністра фінансів і економіки від 12 грудня 2025 року щодо користування KSeF (Dz. U. 2025 poz. 1815). Практичний висновок: візуалізація без коду не виконує вимогу, а другий код потребує сертифіката KSeF типу Offline (іншого, ніж сертифікат для входу), який треба отримати заздалегідь, а не в день аварії. Докладніше: Аварійний режим та offline24 — чим відрізняються і коли який рятує.

Ставка у FA(3): джерело більшості помилок

У програмі ви бачите один рядок «0%». Структура FA(3) бачить три різні речі, і поле P_12 приймає інший токен для кожної з них.

Приклад, знайомий багатьом українським підприємцям у Польщі. Спілка z o.o. з Вроцлава надає ІТ-послуги замовнику з Нідерландів: це np II, бо операція потрапляє також до підсумкової інформації VAT-UE. Та сама спілка продає обладнання клієнту з Києва: це вже експорт товарів, токен 0 EX, і покупець ідентифікується не номером VAT UE, а національним ідентифікатором із кодом країни. Якщо програма позначить обидві операції однаково, декларація і підсумкова інформація перестануть збігатися.

У Biurko ви обираєте ставку один раз, а тип операції позначаєте маркерами на фактурі: WDT, внутрішньосоюзна послуга, експорт, тристороння операція, процедура маржі. Адаптер FA(3) на цій основі добирає правильний токен P_12 і відповідне збірне поле, а рядок зі ставкою «oo» автоматично вмикає маркер зворотного нарахування P_18. Ті самі примітки друкуються на PDF для контрагента.

Ідентифікація покупця: NrVatUE, NrID чи BrakID

FA(3) розрізняє спосіб ідентифікації контрагента в секції Podmiot2. Німецький номер VAT, вписаний у поле польського NIP, призводить до відхилення документа або, що гірше, до прийнятої фактури з хибною ідентифікацією покупця.

• NrVatUE: покупець із ЄС із номером VAT UE, префікс країни плюс номер. Це єдиний шлях для WDT зі ставкою 0%.

• NrID: субʼєкт поза ЄС, наприклад український ФОП або ТОВ, національний ідентифікатор разом із кодом країни.

• BrakID: покупець, який не послуговується податковим ідентифікатором.

Biurko зберігає ці варіанти як окремі типи покупця, перевіряє формат номера VAT UE, вимагає дволітерний код країни та дозволяє внести номер EORI для митних потреб. Важлива межа: перевірка поля стосується формату, а не статусу контрагента в системі VIES. Номер VAT UE можна перевірити у VIES на панелі «Weryfikacja kontrahenta» — відповідь реєстру з датою та ідентифікатором залишається при документі. Панель попереджає, але нічого не блокує, а рішення про ставку 0% — це матеріальна умова WDT, а не питання структури XML.

Валюта: курс, який має зійтися

Фактура в EUR, USD чи UAH у KSeF допустима, але FA(3) вимагає курсу. Згідно зі ст. 31a абз. 1 закону про VAT перерахунок здійснюється за середнім курсом NBP (Народний банк Польщі) з останнього робочого дня, що передує дню виникнення податкового обовʼязку. Якщо фактуру виставлено до виникнення податкового обовʼязку, застосовується курс з останнього робочого дня перед днем виставлення фактури (абз. 2).

Виглядає просто, доки не трапиться послуга з періодичним розрахунком, де податковий обовʼязок виникає наприкінці періоду, або фактура, виставлена до постачання. Biurko виходить із ранішої з двох дат (постачання чи виконання послуги — а за послугою з періодичним розрахунком кінець періоду — та виставлення фактури), відступає до останнього робочого дня з урахуванням польських свят і завантажує курс із таблиці A NBP разом із номером таблиці, шукаючи до пʼяти днів назад, якщо котирування на цей день немає. Курс, його дата та номер таблиці зберігаються на фактурі, тож під час перевірки не доведеться відновлювати обчислення з памʼяті. У разі WDT податковий обовʼязок виникає, як правило, в момент виставлення фактури, щонайпізніше з спливом 15-го дня місяця, наступного за постачанням (ст. 20 абз. 5 закону про VAT). Якщо фактуру WDT ви виставляєте після дня постачання, Biurko може порахувати курс від дати постачання, а не виставлення — перевірте курс і за потреби виправте його вручну.

Чого KSeF не охоплює: закупівельні фактури з-за кордону

Фактури від іноземних постачальників до KSeF не потрапляють. WNT (внутрішньосоюзне придбання), імпорт послуг та імпорт товарів документують субʼєкти, які не підпорядковані польським правилам фактурування. Рахунок за Google Ads, AWS чи послуги підрядника з України приходить поштою, як і раніше, і обліковується в JPK_V7 за чинними правилами. У Biurko такий документ ви реєструєте як закупівлю з видом придбання (імпорт послуг з ЄС або з-поза ЄС, WNT, операція, що оподатковується за кордоном, транспортний засіб з ЄС). Biurko пропонує вид, пара ПДВ нарахований і до відрахування потрапляє до JPK_V7 без внутрішнього документа, а курс NBP береться з останнього робочого дня перед податковим обовʼязком.

Отже, у вас два паралельні потоки документів: закордонний продаж через KSeF плюс окрема передача покупцеві, і закордонна закупівля звичайним каналом. Програма, яка вміє лише перше, перекладає різницю на бухгалтера.

Чекліст перед першою закордонною фактурою в KSeF

1. Перевірте, чи операція не належить до винятків (несоюзна OSS, IOSS, SME, самофактурування без польського NIP).

2. Узгодьте з контрагентом спосіб передачі фактури поза KSeF і зафіксуйте це в договорі.

3. Переконайтеся, що візуалізація для покупця містить перевірочний QR-код із номером KSeF.

4. Оберіть правильний тип ідентифікації покупця: NrVatUE, NrID або BrakID.

5. Перевірте номер VAT UE контрагента у VIES перед застосуванням ставки 0% при WDT.

6. Перевірте, що рядок має токен P_12 відповідно до типу операції, а не звичайний внутрішній 0%.

7. Звірте курс валюти: таблиця A NBP з останнього робочого дня перед днем виникнення податкового обовʼязку (для WDT, виставленої після постачання, перевірте, від якої дати Biurko порахувало курс).

8. Замовте сертифікат KSeF типу Offline, якщо хочете виставляти фактури в офлайн-режимі з двома QR-кодами.

Підсумок

Закордонна фактура в KSeF — це не окремий режим, а той самий документ із двома додатковими вимогами: точним позначенням операції у структурі FA(3) і передачею поза системою з перевірочним кодом. Помилки найчастіше походять від спрощень у програмі, яка вважає кожні 0% однаковими.

Biurko розрізняє WDT, експорт, внутрішньосоюзні послуги та зворотне нарахування на рівні мапування у FA(3), завантажує курс NBP з таблиці A (з урахуванням польських свят) і дозволяє надіслати контрагентові PDF просто з панелі. Інтерфейс працює польською, англійською та українською, що має значення, коли фактури виставляє команда, розподілена між Польщею та Україною. Створіть безкоштовний акаунт. Щоб потренуватися без юридичних наслідків, скористайтеся демо Biurko (demo.biurko.io, доступ на 7 днів, демонстраційне середовище KSeF). Акаунт на app.biurko.io надсилає фактури до робочого KSeF — кожна надіслана фактура справжня.

FAQ

Чи треба виставляти фактуру для контрагента з ЄС у KSeF? Так, якщо продавцем є польський платник VAT з осідком у Польщі. Обовʼязок випливає зі статусу продавця, а не покупця. Додатково фактуру передають покупцеві поза KSeF у погодженій формі, згідно зі ст. 106gb абз. 4 закону про VAT.

Чи побачить іноземний контрагент фактуру в KSeF? Ні, якщо він не послуговується польським NIP. Ви маєте передати йому візуалізацію, наприклад PDF поштою або роздруківку, позначену перевірочним QR-кодом, який дає змогу звірити дані фактури в системі.

Як позначити WDT у структурі FA(3)? Рядок зі ставкою 0% для внутрішньосоюзної поставки отримує токен 0 WDT у полі P_12, а сума потрапляє до збірного поля P_13_6_2. Внутрішня ставка 0% та експорт мають окремі токени, тож замінювати їх одне одним не можна.

Як виставити фактуру клієнту з України? Це експорт товарів або послуга поза територією Польщі, залежно від предмета операції. Фактура йде до KSeF, покупець ідентифікується через NrID з кодом країни UA, а документ передається контрагентові окремо, з QR-кодом.

Який курс валюти застосовувати на фактурі в EUR? Середній курс NBP з останнього робочого дня перед днем виникнення податкового обовʼязку, а якщо фактуру виставлено раніше, курс із робочого дня перед її виставленням (ст. 31a абз. 1 і 2 закону про VAT).

Дивіться також: Як виправити фактуру в KSeF, коли клієнт її оскаржує, Коли виставити фактуру і скільки часу є на надсилання до KSeF, Як тлумачити коди помилок KSeF.