Дзвінок о 16:40: «ця фактура завищена, ми її не оплатимо». Рік тому така розмова закінчувалася швидко. Ви анулювали документ, виставляли новий, справа залишалася між двома фірмами.
Сьогодні фактура вже має номер KSeF, лежить у бухгалтерській системі клієнта, а дата її отримання присвоєна автоматично в момент надання номера. Суперечка про фактуру перестала бути справою двох фірм і стала податковим документом з обох боків, із власним графіком, який не чекає на вашу домовленість. Для найменших платників, які входять до обовʼязкового KSeF з 1 січня 2027 р., це буде перше таке зіткнення.
Нижче конкретика: як визначити, якої саме коректи потребує ситуація, як її виставити, коли вона вплине на VAT і що написати клієнту.
Чому суперечка про фактуру виглядає інакше
Три зміни переписали всю динаміку розмови.
У KSeF немає кнопки «відхилити». Клієнт, який не погоджується з фактурою, все одно її отримує. Міністерство фінансів прямо зазначає, що система не дозволяє редагувати, анулювати чи видаляти виставлену фактуру, а помилки виправляються виключно коригувальною фактурою (Питання і відповіді KSeF 2.0).
Зникла nota korygująca, документ, яким покупець раніше сам виправляв формальні помилки. Після скасування ст. 106k ustawy o VAT покупець не виправить навіть друкарську помилку у власній назві. Він повідомляє продавця і чекає.
Момент доручення став твердим фактом. Структурована фактура вважається отриманою в день присвоєння номера KSeF (ст. 106na ust. 3 ustawy o VAT). Суперечки про те, чи лист потрапив у спам, закінчилися.
Практичний висновок для продавця: ви єдина сторона, яка може розвʼязати проблему клієнта. Швидкість коректи стала частиною сервісу, а не тільки бухгалтерії.
Перші пів години: назвіть справжню проблему
Перш ніж відкривати систему, класифікуйте суперечку. Пʼять типових ситуацій вимагають пʼяти різних дій.
Що оскаржує клієнт Що ви робите Примітка Помилка в назві, адресі, описі позиції Коректа формальних даних без зміни сум Покупець уже не виправить це сам Невірна кількість, ціна, позиція виставлена двічі Коректа in minus або in plus Причина: первинна помилка Знижка, повернення товару, домовленість після факту Коректа in minus Причина: нова подія Фактура пішла на іншу фірму або помилковий NIP Коректа до нуля плюс нова фактура Позиція MF, не коригуйте сам NIP Клієнт каже, що фактури не отримував Коректа не потрібна Перевірте номер KSeF та UPO
Останній рядок важливіший, ніж здається. Значна частина «претензій» це не суперечка по суті, а документ, який застряг в узгодженні на боці клієнта. Спершу перевірте історію документа. У Biurko кожна фактура має журнал активності: коли її виставлено, коли KSeF її прийняв, коли її надіслано на пошту і коли клієнт її відкрив. Один скриншот закриває таку дискусію за хвилину.
Як виставити коректу в KSeF крок за кроком
Відкрийте первинну фактуру і створіть коректу з неї, а не новий документ з нуля. Коректа має вказувати номер первинної фактури та її номер KSeF, а вручну в цьому полі легко помилитися.
Оберіть тип коректи. Структура FA(3) вимагає поля
TypKorektyз одним із трьох значень: коректа через помилку, коректа через нову подію, змішана коректа. Від цього залежить період впливу документа на розрахунок.Впишіть причину коректи. Поле обовʼязкове і клієнт його побачить. «Коректа кількості згідно з protokół odbioru від 12.08.2026» звучить інакше, ніж просто «коректа».
Перепишіть позиції у форматі стан до і стан після. Коректа не замінює первинну фактуру, а показує різницю. У Biurko позиції копіюються з оригіналу із заповненим станом до, тож ви змінюєте лише те, що справді змінилося.
Надішліть до KSeF і збережіть UPO (офіційне підтвердження прийняття документа системою). Поки документ не має номера KSeF, для податкових цілей його не існує. Відхилений XML це не коректа, а файл.
Випадок з помилковим NIP має власний сценарій, який варто памʼятати напамʼять. MF вказує, що фактуру, виставлену на помилкового покупця, коригують до нуля, а потім виставляють нову з правильним NIP. Коректа, яка змінює лише номер NIP, не є правильним шляхом. У Biurko коректа до нуля це одна дія на первинній фактурі, без ручного обнулення позицій.
Коли коректа вплине на розрахунок VAT
Це та частина, про яку варто сказати клієнту, бо вона працює і на його користь.
При кореті in minus, виставленій в онлайн-режимі, продавець зменшує базу оподаткування і VAT należny за період, у якому надіслав коректу до KSeF. Підтвердження отримання від покупця не потрібне, бо надання документа в системі замінює попередній доказ доручення (ст. 29a ust. 13 і 14 ustawy o VAT у редакції від 1 лютого 2026 р.).
З боку покупця діє дзеркальна норма, ст. 86 ust. 19a: він зменшує VAT naliczony за період, у якому отримав коректу, тобто фактично за період присвоєння номера KSeF.
Для документів, виставлених у режимі offline24 або під час аварії системи, вирішальною є дата присвоєння номера KSeF після надсилання документа, а не дата виставлення офлайн. Якщо ж коректа створена повністю поза KSeF, спрощення не діє і повертаються правила з підтвердженням отримання. Деталі MF описує в Підручнику KSeF 2.0.
Коректи in plus розраховуються як і раніше, за причиною. Первинна помилка повертає нас до періоду первинної фактури, нова подія відображається поточним періодом.
Що написати клієнту
Коротко, конкретно, без виправдовувань. Шаблон, який працює:
Доброго дня, підтверджую ваше звернення щодо фактури FV/2026/08/114. Так, позиція 3 була виставлена з помилковою кількістю. Коректу вже виставлено і надіслано до KSeF (номер коректи: KOR/2026/08/27). До оплати залишається 4 305,00 zł, термін без змін. Якщо будуть питання, пишіть сюди.
Чотири речі, які це повідомлення робить правильно: підтверджує проблему, дає номер документа, дає нову суму і нічого не вимагає від клієнта. Коректу не треба «приймати» в KSeF, такого механізму просто немає.
Якщо ви не погоджуєтеся зі зверненням, не виставляйте коректу «про всяк випадок». Поясніть, на якій підставі фактура правильна, і запропонуйте розмову. Коректа, виставлена під тиском і скасована наступним документом, виглядає гірше, ніж одна незручна розмова.
Три помилки, які шкодять стосункам більше, ніж сама неточність
Обіцянка анулювати. «Анулюю цю фактуру і виставлю нову» це обіцянка, якої вже не можна дотримати. Клієнт почує анулювання, а побачить у KSeF два документи. Говоріть про коректу з першого повідомлення.
Коректа на коректу. Якщо помилковою виявилася сама коректа, правильний хід це нова коректа до первинної фактури, а не до коригувального документа. Biurko блокує спробу коригувати коректу і показує, який документ треба відкрити.
Внутрішня «nota korygująca». Документ із такою назвою більше не має правової підстави. Службова записка чи повідомлення про помилку це нормально, але назва скасованого інструмента вводить в оману бухгалтерію обох сторін.
Чекліст при зверненні клієнта
Перевірте журнал документа, перш ніж вважати, що проблема у змісті фактури.
Назвіть тип суперечки: формальні дані, сума, нова подія, інший покупець.
Визначте, це коректа in minus, in plus чи до нуля.
Створюйте коректу з первинної фактури, щоб номер KSeF підтягнувся автоматично.
Впишіть причину коректи зрозумілою клієнту мовою.
Надішліть до KSeF і перевірте UPO, перш ніж відповідати клієнту.
В одному повідомленні дайте номер коректи, нову суму і термін оплати.
Підсумок
Коректа фактури в KSeF технічно простіша за старий обіг із підтвердженнями отримання, але залишає постійний слід і вимагає іншої розмови з клієнтом. Виграє той, хто реагує того ж дня, називає речі своїми іменами і не обіцяє операцій, яких система не виконує.
У Biurko ви створюєте коректу з первинної фактури за кілька кліків, з автоматичним звʼязком номера KSeF, готовим станом до і після та зрозумілими повідомленнями, коли KSeF щось відхиляє. Створіть безкоштовний акаунт і пройдіть повний сценарій коректи на тестовому середовищі, перш ніж робити це з реальним клієнтом.
FAQ
Чи може клієнт відхилити фактуру в KSeF? Ні. Система не передбачає відхилення документа покупцем. Клієнт може повідомити продавця про помилку, а продавець вирішує, чи виставляти коригувальну фактуру. До того часу фактура функціонує в обігу з присвоєним номером KSeF.
Чи можна анулювати фактуру, надіслану до KSeF? Ні. Прийнятий системою документ не можна редагувати, анулювати чи видалити. Схожий економічний ефект дає коректа до нуля, але обидва документи назавжди залишаються в KSeF.
Чи діє ще nota korygująca? Ні. Ст. 106k ustawy o VAT скасовано 1 лютого 2026 р. Покупець більше не виправляє фактуру власним документом навіть у частині формальних даних, а звертається до продавця по коригувальну фактуру.
Коли розраховувати коректу in minus? При структурованій кореті, виставленій онлайн, за період її надсилання до KSeF, без підтвердження отримання від покупця. У режимах офлайн вирішує дата присвоєння номера KSeF після надсилання документа.
Що робити, якщо фактура пішла на помилковий NIP? Виставити коректу до нуля до фактури з помилковим NIP, а потім нову фактуру на правильного покупця. MF вказує, що коригування самого номера NIP у цій ситуації не є правильним.