Найчастіша помилка, яку я бачу в розмовах з підприємцями після лютого 2026 року, виглядає так. Фактуру виставлено 3 березня, файл лежить у системі, а відправка в KSeF відбувається 6 березня. Ніхто не хвилюється, бо до 15 квітня ще купа часу. Формально ця фірма щойно скористалася режимом offline24 і прострочила його термін на два робочі дні.
Це не дрібниця для юристів. З 1 січня 2027 року починають діяти адміністративні санкції зі ст. 106ni ustawy o VAT, а кримінально-фіскальна відповідальність працює вже зараз. Нижче розкладаю обидва терміни: коли фактуру треба виставити і скільки реально є часу на відправку, режим за режимом.
Це два незалежні терміни
У щоденній розмові два поняття зливаються в одне, і це варто розділити.
Термін виставлення випливає зі ст. 106i ustawy o VAT і не має нічого спільного з KSeF. Він діяв до 2026 року і діє далі. Це підтверджує офіційна таблиця режимів виставлення фактур Міністерства фінансів, де прямо записано, що законні терміни виставлення фактур не змінюються.
Термін надсилання в KSeF це новий шар. Він залежить від режиму, у якому ви працюєте, і рахується в робочих днях, а не в місяцях.
Можна виконати перший і порушити другий. Можна порушити обидва одразу, якщо фактура за березневу послугу потрапить у KSeF у травні.
Термін виставлення: правило 15-го дня
Загальне правило зі ст. 106i ust. 1 ustawy o VAT: фактуру виставляють не пізніше 15-го дня місяця, наступного за місяцем, у якому відбулася поставка товару або була виконана послуга.
Ust. 2 поширює те саме правило на авансові фактури (faktura zaliczkowa). Тут рахується місяць, у якому ви отримали оплату, а не місяць виконання замовлення.
Приклад. Ви завершуєте проєкт 27 березня 2026 року. Фактуру треба виставити найпізніше 15 квітня 2026 року. Якщо 10 березня ви отримали 30 відсотків авансу, авансова фактура також мала термін 15 квітня, рахований від місяця оплати.
Спеціальні терміни
Ст. 106i ust. 3 і 4 передбачає кілька винятків:
Ситуація Термін виставлення Будівельні та будівельно-монтажні послуги 30-й день від дня виконання послуг Поставка друкованих книжок 60-й день від дня видачі товару Послуги друку книжок 90-й день від дня виконання дії Фактура на вимогу фізичної особи без діяльності, вимога заявлена до кінця місяця операції 15-й день наступного місяця Те саме, але вимога заявлена пізніше 15 днів від дня заявлення вимоги
Якщо ви працюєте в будівництві, вашим реальним дедлайном є саме 30 днів, а не 15-й день наступного місяця. Це стосується великої частини українських фірм у Польщі, бо будівельна галузь у нашому сегменті домінує.
Не раніше ніж за 60 днів до операції
Ст. 106i ust. 7 закриває вікно з іншого боку: фактуру не можна виставити раніше ніж за 60 днів до поставки товару, виконання послуги або отримання оплати.
Виняток з ust. 8 стосується безперервних поставок і послуг, які розраховуються періодами, за умови, що фактура вказує, якого розрахункового періоду вона стосується. Абонемент, оренда, сервісне обслуговування потрапляють сюди.
На практиці це означає, що виставлення фактури за три місяці наперед під майбутній контракт є дефектом документа, а не фінансовою кмітливістю.
Дата виставлення в KSeF: P_1 чи дата надсилання
Тут починається частина, яка дивує найчастіше.
Згідно зі ст. 106na ust. 1 ustawy o VAT структуровану фактуру вважають виставленою в день її надсилання в KSeF. Але Міністерство фінансів уточнює, що це правило стосується ситуації, коли фактура потрапила в KSeF того самого дня, який вписано в поле P_1 логічної структури.
Коли дати розходяться, застосовується ст. 106nda ust. 16 і датою виставлення стає дата з поля P_1. Звучить як полегшення, але працює навпаки. Згідно з позицією Міністерства, опублікованою в описі режиму offline24, таку фактуру вважають виставленою в режимі offline24 з усіма наслідками цього режиму.
Тобто запізніла відправка це не «затримана онлайн-фактура». Це фактура offline24, термін досилання якої вже минув, виставлена без обов'язкового позначення QR-кодами.
Скільки є часу на відправку: режим за режимом
Режим Коли застосовується Термін надсилання в KSeF Online Стандарт, система працює Той самий день, дата надсилання має збігатися з P_1 Offline24 Ваше рішення: немає зв'язку, збій програми, довга обробка Негайно, найпізніше наступного робочого дня після дня виставлення Offline, недоступність KSeF Міністерство оголосило недоступність системи 1 робочий день від дня завершення недоступності Аварійний режим (tryb awaryjny) Міністерство оголосило аварію в BIP 7 робочих днів від дня завершення аварії Повна аварія Оголошення в засобах масової інформації Фактуру в KSeF не надсилають
Джерело: таблиця режимів виставлення фактур, ksef.podatki.gov.pl.
Дві речі, які легко пропустити.
По-перше, «24» у назві offline24 не означає 24 години за годинником. Означає наступний робочий день. Фактура, виставлена в п'ятницю ввечері, має термін до кінця понеділка, якщо понеділок не є святковим днем. Польський календар свят відрізняється від українського, і це варто мати в робочому календарі окремо.
По-друге, якщо після виставлення фактури, але перед її відправкою Міністерство оголосить аварію, ваш термін автоматично подовжується до 7 робочих днів від завершення аварії. Це випливає безпосередньо з опису режиму offline24 на сторінці Міністерства.
Offline24 це не лише інший термін
Виставлення фактури поза системою додає обов'язки. Документ, переданий покупцеві поза KSeF до його надсилання в систему, повинен мати два QR-коди: один з позначенням OFFLINE, другий з позначенням CERTYFIKAT. Для генерації другого потрібен сертифікат KSeF типу 2.
Сертифікат отримують заздалегідь, а не в момент аварії. Саме про це фірми згадують тоді, коли вже пізно.
Окрема пастка стосується коригувань. Якщо ви коригуєте фактуру, виставлену в режимі offline24, спочатку треба надіслати в KSeF первинну фактуру й отримати її номер KSeF, і лише потім виставляти коригування. Послідовність жорстка.
Що загрожує за запізнення
Тут треба розділити два режими відповідальності.
Кримінально-фіскальна відповідальність за неправильне або несвоєчасне виставлення фактури випливає з Kodeks karny skarbowy і діє незалежно від календаря впровадження KSeF.
Адміністративні санкції зі ст. 106ni ustawy o VAT, які стосуються серед іншого ненадсилання фактури в KSeF у строк, застосовуватимуться з 1 січня 2027 року. Це не запрошення розслабитися на весь 2026 рік, а вікно на впорядкування процесу.
Варто пам'ятати й про приземленішу річ, ніж штрафи. Податковий обов'язок у VAT виникає незалежно від того, чи виставили ви фактуру вчасно. Запізнення не переносить розрахунок, воно лише створює коригування і нервові дзвінки від бухгалтерії.
Чекліст: як не запізнитися з відправкою
Налаштуйте відправку в KSeF як автоматичну, одразу після затвердження фактури, а не як окремий крок «зроблю пізніше».
Перевіряйте, чи дата в полі P_1 збігається з днем фактичної відправки. Розходження автоматично переводить вас у режим offline24.
Отримайте сертифікат KSeF типу 2 до того, як він знадобиться.
Ведіть перелік фактур, які чекають на підтвердження з KSeF, з видимим терміном досилання для кожної.
Стежте за повідомленнями Міністерства про недоступність і аварії. Саме вони визначають, який термін вас зобов'язує.
Якщо працюєте в будівництві чи видавництві, впишіть свої спеціальні терміни в процес замість того, щоб покладатися на правило 15-го дня.
Після аварії перевірте, чи всі документи справді вийшли. Тиша в системі не означає, що відправка вдалася.
Підсумок
Термін виставлення фактури і термін її надсилання в KSeF це два різні обов'язки, виміряні в різних одиницях і на різних правових підставах. Перший дає вам тижні. Другий зазвичай дає один робочий день.
У Biurko відправка в KSeF стартує одразу після виставлення документа, а транcмісії, виконані в офлайн-режимі, автоматично повторюються після завершення оголошеної аварії. Якщо якась перевищить своє вікно, вона потрапляє в окремий список на перевірку разом з повідомленням, а не зникає в логах. Інтерфейс доступний українською.
Створіть безкоштовний акаунт на biurko.io і подивіться, як виглядає контроль термінів без ручного відстеження. Безкоштовний план є безстроковим, це не пробний період.
FAQ
До якого числа треба виставити фактуру в Польщі? Згідно зі ст. 106i ust. 1 ustawy o VAT, не пізніше 15-го дня місяця, наступного за місяцем поставки товару або виконання послуги. Та сама дата стосується авансових фактур, рахована від місяця отримання оплати. Впровадження KSeF цього терміну не змінило.
Скільки часу є на відправку фактури в KSeF? У режимі online фактура має потрапити в систему того самого дня, який ви вказали в полі P_1. У режимі offline24 є час до кінця наступного робочого дня після дня виставлення. При оголошеній аварії KSeF термін становить 7 робочих днів від її завершення.
Що буде, якщо я надішлю фактуру в KSeF на день пізніше? Згідно з інформацією Міністерства фінансів, таку фактуру вважають виставленою в режимі offline24, а датою виставлення є дата з поля P_1. Це означає, що ви мали виконати вимоги цього режиму, зокрема позначення двома QR-кодами, і встигнути з відправкою наступного робочого дня.
Чи можна виставити фактуру заздалегідь? Так, але не раніше ніж за 60 днів до поставки товару, виконання послуги або отримання оплати (ст. 106i ust. 7 ustawy o VAT). Виняток стосується поставок і послуг, які розраховуються періодами, якщо фактура вказує, якого розрахункового періоду вона стосується.
З якого моменту загрожують штрафи за запізнену відправку в KSeF? Адміністративні санкції, передбачені ст. 106ni ustawy o VAT, застосовуватимуться з 1 січня 2027 року. Незалежно від цієї дати весь час діє кримінально-фіскальна відповідальність за несвоєчасне або неправильне виставлення фактури з Kodeks karny skarbowy.