Як підготувати JDG та фрілансера до обов'язкового KSeF?

Більшість посібників про KSeF писали для компаній з бухгалтерським відділом. У фрілансера, який виставляє шість фактур на місяць, інша задача: не зрозуміти всю систему, а знати, що конкретно зробити, щоб не мати проблем.

Це важливо саме зараз (станом на 8 жовтня 2026 року), бо 1 січня 2027 року зникає ліміт 10 000 zł. За чинним законом штрафи за ст. 106ni закону про VAT діють з 1 січня 2027 року. 16 вересня 2026 року Міністерство фінансів оголосило про їх перенесення на 1 січня 2028 року — це законопроєкт, ще не ухвалений, і він переносить лише штрафи, а не сам обовʼязок працювати в KSeF. Варто спокійно налаштувати процес зараз, а не робити це в паніці на новорічних вихідних.

Нижче мінімум: шість речей, які справді треба закрити, якщо ви ведете JDG.

1. Визначте, у якому ви сценарії

Графік простий, але має три шари. Згідно з інформацією Ministerstwo Finansów для JDG і МСП:

• З 1 лютого 2026 року обовʼязок виставлення охопив фірми, у яких продаж за 2024 рік перевищив 200 млн zł з VAT. Вас це не стосується, але їхні фактури вже надходять до вас через KSeF.

• З 1 лютого 2026 року всі зобовʼязані отримувати фактури в KSeF. Правова форма і розмір бізнесу значення не мають.

• З 1 квітня 2026 року обовʼязок виставлення охопив решту платників, у тому числі JDG і звільнених від VAT. Найменші, що вкладаються в ліміт 10 000 zł брутто на місяць (пункт 2), входять лише з 1 січня 2027 року.

Про отримання забувають найчастіше. Міністерство прямо зазначає, що KSeF не надсилає сповіщень: ваша програма або ви особисто мусите регулярно перевіряти, чи зʼявилися нові документи. Фактура від постачальника, яку ви не завантажили, не зникає. Вона просто не потрапляє у ваші витрати.

2. Ліміт 10 000 zł: хто справді може ним користуватися

Перехідна норма дозволяє до 31 грудня 2026 року виставляти паперові або електронні фактури поза KSeF, якщо сукупна місячна вартість продажу, задокументованого такими фактурами, не перевищує 10 000 zł брутто.

Три речі, про які кажуть недостатньо голосно:

До ліміту рахуються лише фактури, які підлягають обовʼязку KSeF. Фактури для споживачів, касові чеки з NIP (польський податковий номер) до 450 zł, які визнаються спрощеними фактурами, та випадки, виключені розпорядженням на підставі ст. 106s ustawy o VAT, у цю суму не входять. На практиці ліміт стосується чистого продажу B2B.

Рахується календарний місяць і дата виставлення фактури, не дата продажу і не дата оплати.

Перевищення незворотне. Обовʼязок виникає саме з тієї фактури, яка перебила 10 000 zł. Наступні місяці з продажем 3 000 zł нічого не повертають. Це не щомісячний ліміт, а одноразовий квиток.

Приклад: графічний дизайнер виставляє в жовтні три B2B фактури по 2 800 zł брутто (разом 8 400 zł). 27 жовтня додається четверта на 2 000 zł. Саме ця четверта вже мусить іти через KSeF, і всі наступні теж, назавжди. Листопад із продажем 4 000 zł не повертає права на PDF.

Якщо ваш дохід коливається біля 10 000 zł, покладатися на ліміт означає грати на час із ризиком пропустити момент. Простіше зайти в KSeF свідомо, у зручний вам час, поки цього за вас не зробила випадкова фактура.

3. Доступ до системи: як ви взагалі увійдете

Логіна і пароля в KSeF немає. Міністерство перелічує доступні способи автентифікації: Podpis Zaufany через Profil Zaufany (польський аналог Дія.Підпис), кваліфікований електронний підпис, кваліфікована електронна печатка, токен або сертифікат KSeF. З 14 лютого 2026 р. KSeF інтегровано з Krajowy Węzeł Identyfikacji Elektronicznej (національним вузлом електронної ідентифікації), тож до Aplikacja Podatnika KSeF входять через login.gov.pl: застосунком mObywatel (сканування QR-коду), mojeID (електронний банкінг), e-dowód або Profil Zaufany. Кваліфікований підпис і печатка також працюють. mObywatel потрібен лише для входу, а не для виставлення фактур.

Для JDG практичний шлях виглядає так:

1. Перший вхід через Profil Zaufany. Як фізична особа, ідентифікована за NIP, ви автоматично маєте власницькі права.

2. Генеруєте сертифікат KSeF типу Uwierzytelniający (для входу), який автентифікує вашу програму для фактур.

3. Якщо хочете, щоб офлайн-режим справді працював, генеруєте також сертифікат KSeF типу Offline (це інший сертифікат, ніж для входу). Без нього ви не створите другий QR-код (KOD II), потрібний на фактурі, яку передаєте покупцю поза системою.

Сертифікати безкоштовні, видає їх Centrum Certyfikacji Ministerstwa Finansów, строк дії до двох років. Деталі: Certyfikaty KSeF на podatki.gov.pl.

А що з токенами? За чинними правилами токени KSeF перестають діяти 31 грудня 2026 року. На консультаціях 9 червня 2026 року Міністерство фінансів запропонувало їх зберегти, але рішення у формі акта ще немає — безпечніше перейти на сертифікат KSeF. Сертифікат працює в кожному сценарії, а токеном сертифікат Offline не випустити: перший вхід для випуску сертифіката потребує кваліфікованого підпису, печатки або Profil Zaufany. Якщо хочете вирішити один раз і не повертатися, беріть сертифікат. Biurko підключається до KSeF через Profil Zaufany або сертифікат, не через токен.

4. Що реально змінюється в щоденному фактуруванні

Фактура B2B більше не файл, який ви надсилаєте поштою. Це XML у схемі FA(3), переданий до KSeF, якому система присвоює номер. Лише тоді, в онлайн-режимі, фактура з точки зору законодавства виставлена; фактура, відхилена KSeF, не виставлена.

Практичні наслідки:

• Згода контрагента не потрібна. Фактура вважається отриманою в момент присвоєння номера KSeF.

• Власна нумерація лишається вашою. KSeF присвоює свій ідентифікатор, але номер фактури (наприклад 12/10/2026) ви встановлюєте самі.

• Фактури B2C добровільні. Те саме стосується фактури для підприємця, який купує для приватних потреб.

• Іноземний клієнт отримує візуалізацію. Фактуру ви виставляєте в KSeF, а покупцю передаєте в узгодженій формі, наприклад PDF із QR-кодом.

• Архів отримуєте автоматично. Фактури зберігаються в KSeF 10 років. Одна з небагатьох речей, які цей обовʼязок вам спрощує.

5. Коли KSeF не працює

Чотири ситуації, різні правила, строки рахуються в робочих днях. Їх варто знати, бо плутанина може обернутися штрафом, коли штрафи почнуть діяти.

Фактура, виставлена офлайн, має QR-код I із написом OFFLINE; якщо ви передаєте її покупцю поза системою, потрібен також QR-код II із написом CERTYFIKAT, згенерований із сертифіката KSeF типу Offline. Повний опис режимів: питання і відповіді Ministerstwa Finansów.

6. Що чекає 1 січня 2027 року

Три зміни одночасно:

• Зникає ліміт 10 000 zł. Усі фактури B2B ідуть через KSeF, без винятків за сумою.

• Адміністративні штрафи за чинним законом. Згідно зі ст. 106ni ustawy o VAT керівник податкової може накласти штраф до 100% суми податку, вказаної у фактурі, виставленій поза KSeF, а при фактурі без вказаного податку до 18,7% загальної суми до сплати. За чинним законом штрафи стосуються порушень з 1 січня 2027 року. 16 вересня 2026 року Міністерство фінансів оголосило про їх перенесення на 1 січня 2028 року — це законопроєкт, ще не ухвалений, і він переносить лише штрафи, а не сам обовʼязок працювати в KSeF.

• Номер KSeF у призначенні платежу. Нова ст. 108g ustawy o VAT застосовується до платежів, здійснених від 1 січня 2027 року.

Чекліст на найближчий тиждень

1. Перевірте, чи ви взагалі отримуєте фактури з KSeF. Якщо ні, частина витрат уже проходить повз вас.

2. Порахуйте свій продаж B2B за останні три місяці і подивіться, наскільки близько ви до 10 000 zł.

3. Увійдіть до Aplikacja Podatnika KSeF через Profil Zaufany і перевірте, чи бачите свою фірму.

4. Згенеруйте сертифікат KSeF типу Uwierzytelniający (для входу), а якщо працюєте в полі або з ненадійним інтернетом, то й типу Offline.

5. Домовтеся з бухгалтером, хто виставляє фактури: ви чи biuro rachunkowe. Права надавайте бюро як субʼєкту, а не окремим працівникам.

6. Щоб потренуватися без юридичних наслідків, скористайтеся демо Biurko (demo.biurko.io, доступ на 7 днів, демонстраційне середовище KSeF). Акаунт на app.biurko.io надсилає фактури до робочого KSeF — кожна надіслана фактура справжня.

7. Запишіть у календар 1 грудня 2026 року як дату, до якої все має працювати в продакшені.

Підсумок

KSeF для JDG це не проєкт впровадження. Це кілька рішень: як ви входите, чим виставляєте, у кого права і що робите, коли система не відповідає. Решта відбувається у фоні. Найбільший ризик не в законодавстві, а у відкладанні цих рішень на грудень.

Biurko побудовано навколо KSeF, а не приклеєно до бухгалтерського пакета. Підключення до KSeF через Profil Zaufany або сертифікат (власний чи замовлений у Biurko), надсилання FA(3), імпорт закупівельних фактур (автоматичний — після ввімкнення в налаштуваннях фірми) і переклад частих помилок KSeF людською мовою. Інтерфейс українською. Створіть акаунт — кожна нова фірма отримує 14 днів тарифу TEAM без картки, потім переходить на безкоштовний тариф FREE. Щоб потренуватися без юридичних наслідків, скористайтеся демо Biurko (demo.biurko.io, доступ на 7 днів, демонстраційне середовище KSeF); акаунт на app.biurko.io надсилає фактури до робочого KSeF — кожна надіслана фактура справжня.

FAQ

З якої дати JDG мусить виставляти фактури в KSeF? З 1 квітня 2026 року. Обовʼязок охопив усіх платників, крім найбільших компаній, які увійшли 1 лютого 2026 року, і найменших, які входять 1 січня 2027 року. Правова форма значення не має, це стосується і звільнених від VAT. До 31 грудня 2026 року ще діє місячний ліміт 10 000 zł.

Як рахувати ліміт 10 000 zł у KSeF? Підсумовуєте суми брутто з фактур, виставлених у конкретному календарному місяці, які обовʼязково мали б потрапити до KSeF. Не включаєте фактури для споживачів і чеки з NIP, що визнаються спрощеними фактурами. Місяць визначає дата виставлення фактури.

Чи можна повернутися до PDF-фактур після перевищення ліміту? Ні. Право виставляти фактури поза KSeF ви втрачаєте починаючи з тієї фактури, яка перевищила 10 000 zł, і не відновлюєте його в наступних місяцях навіть при меншому продажі.

Чи потрібна платна програма для KSeF? Ні. Ministerstwo Finansów надає безкоштовні Aplikacja Podatnika KSeF та мобільний застосунок KSeF. Платні інструменти мають сенс, коли потрібні автоматизація, інтеграція з бухгалтерією, кілька компаній або коректна робота з офлайн-режимами.

Чи йдуть через KSeF фактури для приватних клієнтів? Не обовʼязково. Виставлення фактур для споживачів, а також для підприємця, який купує для приватних потреб, у KSeF добровільне. Такі фактури також не входять до ліміту 10 000 zł.