Як виставити рахунок іноземному контрагенту в KSeF?

Програміст із Кракова виставляє рахунок агенції з Берліна. Гуртівня з Вроцлава відправляє товар до Чехії. Фірма з Катовіце продає обладнання контрагентові з Києва. Три різні операції, три різні ставки, три різні набори полів у структурі FA(3). І одне спільне питання, яке звучить у кожній розмові з biuro rachunkowe (бухгалтерське бюро): чи це взагалі мусить іти через KSeF, якщо покупець про KSeF ніколи не чув?

Мусить. Обов'язок виставляти структуровані фактури лежить на продавці, а не на покупці. Якщо ви виставляєте фактуру за польськими приписами і маєте в Польщі осідок або постійне місце ведення діяльності, документ іде в систему незалежно від того, де сидить друга сторона.

Нижче: що саме треба зробити, які поля найчастіше заповнюють неправильно і як передати документ контрагентові, який до KSeF не залогіниться.

Коли іноземна фактура мусить потрапити до KSeF

Обов'язок стосується, як зазначає Ministerstwo Finansów (Міністерство фінансів Польщі), усіх платників, зобов'язаних виставляти фактури за польськими приписами, з винятками, визначеними в законі (Podręcznik KSeF 2.0, cz. II). На практиці в KSeF ви виставляєте:

• фактуру WDT (wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, внутрішньосоюзна поставка товарів) для платника з іншої країни ЄС,

• фактуру на експорт товарів за межі ЄС, зокрема до України,

• фактуру за послуги B2B, місцем оподаткування яких є країна покупця (ст. 28b ustawy o VAT).

Поза обов'язком KSeF залишаються, зокрема, фактури платника без осідку і без постійного місця ведення діяльності в Польщі, фактури в спеціальних процедурах (OSS, IOSS) та продаж B2C, у тому числі закордонним споживачам.

Окрема річ: закупівельні фактури від іноземних постачальників до KSeF не потрапляють. Рахунок за Google Ads, Amazon чи послугу українського підрядника ви обліковуєте як досі, як імпорт послуг або WNT. KSeF охоплює виключно польську сторону виставлення.

Виставлення це лише половина процесу

Іноземний покупець не має польського NIP (податковий ідентифікаційний номер), тому не залогіниться в KSeF і не завантажить звідти документ. Саме для цього існує ст. 106gb ust. 4 ustawy o VAT. Згідно з Podręcznik KSeF 2.0, припис охоплює, зокрема:

• випадки, коли місцем надання є територія іншої країни ЄС або третьої країни,

• суб'єкта без осідку і без постійного місця ведення діяльності в Польщі,

• суб'єкта з постійним місцем діяльності в Польщі, яке не бере участі в цій операції,

• суб'єкта без NIP та споживача.

У цих ситуаціях фактуру ви надаєте покупцеві у погодженій із ним формі: PDF на пошту, роздруківка, EDI, клієнтський портал. Форма довільна, але саме погодження варто мати письмово, хоча б у рамковому договорі чи в загальних умовах співпраці.

Дві речі, про які легко забути:

QR-код. Фактура, яка використовується поза KSeF, мусить мати QR-код із позначенням номера KSeF. Для фактур, виставлених у режимі offline і ще не надісланих до системи, потрібні два коди, з написами «OFFLINE» і «CERTYFIKAT».

Відповідність XML. MF прямо не радить надсилати до KSeF урізаний XML і додавати решту даних лише на візуалізації. PDF може містити логотип чи контакт до підтримки, але змістовно мусить відповідати файлу в системі.

Добра новина для експортерів: фактура, передана поза KSeF, може бути іноземною мовою. Ви можете надіслати до системи XML польською, а контрагентові передати PDF англійською, українською або двомовний, якщо зміст збігається.

Ідентифікація покупця: три поля, три ситуації

Тут виникає найбільше відхилень і коригувань. Структура FA(3) має окреме поле для кожного типу ідентифікатора, і змішувати їх не можна.

Покупець Поля в Podmiot2/DaneIdentyfikacyjne Приклад Платник із ЄС (WDT, послуги ст. 28b) KodUE + NrVatUE DE + 999999999 Суб'єкт із третьої країни з ідентифікатором KodKraju + NrID UA + 999999999 Суб'єкт із третьої країни без ідентифікатора BrakID = 1 – Польський платник NIP 9999999999

Найчастіші помилки, названі безпосередньо MF:

• вписування номера VAT UE з префіксом у поле NrID замість розбиття на KodUE і NrVatUE,

• склеювання коду країни з номером в одному полі (UA9999999999 замість UA + 9999999999),

• вписування польського NIP у поле NrID. Фактура надається покупцеві в KSeF саме на підставі поля NIP, тож така помилка означає, що польський контрагент її просто не отримає.

З боку продавця при WDT і послугах за ст. 28b префікс PL виділяється в окреме поле Podmiot1/PrefiksPodatnika, а в полі NIP залишається сам ланцюжок цифр, без дефісів і без префікса.

Ставки: 0 WDT, 0 EX, np I, np II, oo

Поле P_12 текстове. Вписування числового значення замість позначення закінчується відхиленням файлу. FA(3) розділила давні «0» і «np» на окремі коди:

Операція P_12 Підсумок Анотація WDT (поставка в ЄС) 0 WDT P_13_6_2 немає Експорт товарів (зокрема до України) 0 EX P_13_6_3 немає Послуги B2B для платника з ЄС (ст. 28b, VAT-UE) np II P_13_9 зворотне нарахування (P_18 = 1) Продаж поза територією країни поза сферою ст. 100 ust. 1 pkt 4 np I P_13_8 залежно від операції Операції, у яких податок розраховує покупець у Польщі oo – зворотне нарахування

Для української аудиторії важливий практичний висновок: Україна це третя країна, тому послуги для київського клієнта це np I, а не np II, і такі операції не потрапляють до звіту VAT-UE. Розмежування випливає прямо зі схеми: np II зарезервовано для послуг, про які йдеться в ст. 100 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, тобто тих, що показуються в informacja podsumowująca VAT-UE (схема FA(3)).

При WDT та експорті товарів анотація «odwrotne obciążenie» (зворотне нарахування) не з'являється. Вона стосується послуг, для яких зобов'язаним розрахувати податок є покупець (ст. 106e ust. 1 pkt 18 ustawy o VAT).

Валютна фактура: курс і сума VAT у злотих

У валютній фактурі суми залишаються у валюті. У злоті перераховується виключно сума податку, у полях P_14_1W, P_14_2W і наступних, згідно зі ст. 106e ust. 11 ustawy o VAT. Код валюти (ISO 4217) іде в поле KodWaluty, а курс можна вказати на рівні рядка в полі FaWiersz/KursWaluty.

Курс це середній курс NBP (Narodowy Bank Polski) з останнього робочого дня, що передує дню виникнення податкового зобов'язання (ст. 31a ustawy o VAT). Не курс із дня виставлення фактури і не курс із дня надсилання до KSeF. Якщо фактуру виставлено раніше, ніж виникло податкове зобов'язання, орієнтиром є день перед виставленням.

Практичний наслідок: при WDT податкове зобов'язання виникає в момент виставлення фактури, найпізніше 15-го дня місяця, наступного за поставкою. Дата продажу і дата виставлення рідко збігаються, а саме від цього залежить, який курс правильний.

У Biurko курс підтягується автоматично з таблиці A NBP, з датою, обчисленою за ст. 31a, і відкотом до останнього робочого дня, якщо вона припадає на вихідний чи свято. Сума VAT у злотих перераховується разом із позиціями фактури.

П'ять помилок, які закінчуються коригуванням

1. Номер VAT UE в неправильному полі. Файл пройде валідацію, але дані підуть не туди.

2. np I замість np II при послугах для фірми з ЄС, і навпаки.

3. Непередання фактури контрагентові. Надсилання до KSeF це не вручення документа іноземному покупцеві.

4. Неправильний NIP покупця. У KSeF немає анулювання і немає nota korygująca. Треба виставити коригування до нуля на помилковий номер і нову первинну фактуру з правильними даними.

5. Курс із дня виставлення замість дня перед виникненням податкового зобов'язання.

Чекліст перед надсиланням

• Перевірте номер VAT UE покупця у VIES і збережіть результат перевірки.

• Впишіть ідентифікатор у відповідні поля: KodUE + NrVatUE, KodKraju + NrID або BrakID.

• При WDT і послугах за ст. 28b виділіть префікс PL у поле PrefiksPodatnika.

• Доберіть позначення в P_12: 0 WDT, 0 EX, np I або np II.

• Встановіть анотацію «odwrotne obciążenie», якщо податок розраховує покупець.

• Перевірте курс NBP відносно дати виникнення податкового зобов'язання.

• Погодьте з контрагентом форму передачі фактури і надішліть візуалізацію після виставлення.

• Зберіть докази для ставки 0%: CMR, транспортні документи, повідомлення IE-599 при експорті.

Підсумок

Закордонний продаж не зник із KSeF, він просто має власний набір полів і власний другий обіг поза системою. Більшість проблем походить не з приписів, а з ручного перенесення даних контрагента у структуру FA(3).

Biurko розпізнає тип покупця (польський NIP, VAT UE, іноземний суб'єкт, відсутність ідентифікатора) і мапує його на правильні поля FA(3), а ставку 0% і «np» перекладає на 0 WDT, 0 EX або np II на підставі позначень операції, без ручного вписування кодів схеми. Курс NBP і сума VAT у злотих рахуються автоматично. Інтерфейс доступний українською.

Створіть безкоштовний акаунт і виставте першу закордонну фактуру в тестовому середовищі KSeF, перш ніж робити це на продакшені.

FAQ

Чи фактура для контрагента з Німеччини мусить бути в KSeF?

Так. Якщо ви виставляєте її за польськими приписами і маєте в Польщі осідок або постійне місце ведення діяльності, фактура йде до KSeF. Це стосується WDT, експорту товарів і послуг B2B, що оподатковуються в країні покупця.

Чи іноземний контрагент побачить фактуру в KSeF?

Ні. Без польського NIP доступу до системи немає. Після виставлення ви мусите передати фактуру в погодженій із ним формі, найчастіше як PDF на пошту, з QR-кодом, що дозволяє перевірити документ у KSeF.

Послуги для клієнта з України: яке позначення?

Україна це третя країна, тому для послуг B2B за ст. 28b застосовується np I разом з анотацією «odwrotne obciążenie». Позначення np II стосується лише послуг для платників із ЄС, які показуються у звіті VAT-UE.

Чи може фактура в KSeF бути англійською або українською?

Файл XML може містити дані іноземною мовою, а фактура, передана поза KSeF, може бути іноземною мовою чи двомовною. Умова: зміст мусить відповідати файлу, надісланому до системи.

Чи потрапляють до KSeF фактури від іноземних постачальників?

Ні. Суб'єкти без осідку і постійного місця ведення діяльності в Польщі не зобов'язані користуватися KSeF. Їхні фактури ви обліковуєте як досі, як WNT або імпорт послуг.