Ще недавно це виглядало так: кінець місяця, тека на диску, PDF-и продажу, скани витрат, лист до biura rachunkowego (бухгалтерської фірми). Від 1 квітня 2026 р., коли обов'язок KSeF охопив переважну більшість активних платників VAT, половина цього ритуалу втратила сенс. Структуровані фактури бухгалтерія завантажує безпосередньо з системи.
Друга половина, однак, нікуди не зникла. Вона зникла лише з вашої уваги. Бухгалтер і далі потребує документів, яких у KSeF фізично немає, і далі потребує від вас рішень, яких жодна система за вас не ухвалить.
Нижче: як налаштувати доступ один раз і правильно, чого бухгалтерія справді від вас очікує і де найчастіше розходяться дати.
Що змінилося: бухгалтерія не чекає на ваш лист
У KSeF доступ до фактур є окремим типом повноваження. Платник податку може надати його бухгалтерській фірмі, і та входить до системи власним кваліфікованим підписом або печаткою та завантажує документи сама, у власному ритмі, без вашої участі.
Це працює в обидва боки. Фактури продажу, які ви виставляєте, є в системі з моменту присвоєння номера KSeF. Фактури витрат від польських контрагентів, охоплених обов'язком, надходять до вас тим самим шляхом. Ніхто нічого не сканує.
Міністерство фінансів описує моделі повноважень у Підручнику KSeF 2.0, ч. I. Варто переглянути його перед розмовою з бухгалтерією, бо питання «який обсяг повноважень надати» зазвичай звучить першим.
Крок 1: надайте повноваження один раз, а не щомісяця
Є три практичні варіанти.
Модель Що отримує бухгалтерія Коли обирати Повноваження для суб'єкта (NIP бухгалтерської фірми) Від вашого імені діють уповноважені працівники фірми Стандартний вибір при постійному обслуговуванні Повноваження для фізичної особи Конкретний бухгалтер, поіменно Коли потрібен вузький контрольований обсяг Повідомлення ZAW-FA Паперове призначення уповноваженої фізичної особи Компанія без кваліфікованої печатки, коли ніхто не може автентифікуватися електронно
Три речі, про які легко забути:
Повноваження, надане всій фірмі, стійке до ротації кадрів. Коли зміниться особа, яка веде ваші книги, бухгалтерія оновить повноваження у себе. Ви не робите нічого.
Доступ до фактур можна надати без права виставляння. Якщо бухгалтерія лише проводить документи, а фактури ви виставляєте самі, немає підстав давати ширший обсяг.
Опція «z prawem do dalszego przekazywania» створює непрямі повноваження. Без неї бухгалтерія не передасть доступ своєму працівникові, і за тиждень ви повернетеся до цієї теми.
Повноваження надаються в Aplikacji Podatnika KSeF (застосунок платника податку) або через програмне забезпечення, інтегроване з системою. Обсяг і процедуру регулює розпорядження Міністра фінансів і економіки від 12 грудня 2025 р. про користування Krajowym Systemem e-Faktur (Dz.U. 2025 poz. 1815 зі змінами).
Крок 2: перелік того, чого в KSeF немає
Це суть питання із заголовка. Бухгалтер не попросить у вас фактур продажу. Він попросить усе, чого не знайде в системі:
фіскальні парагони (це не фактура, тож до KSeF вони не надсилаються),
парагони з NIP до 450 zł і фактури з касових апаратів, які до 31 грудня 2026 р. можуть виставлятися поза KSeF,
фактури від іноземних постачальників без осідку чи постійного місця ведення діяльності в Польщі: хмара, реклама, підписки SaaS, інструменти,
rachunki у розумінні Ordynacji podatkowej та бухгалтерські, дебетові й кредитові ноти,
фактури B2C, якщо ви не вирішили виставляти їх у KSeF добровільно,
залізничні та авіаквитки, оплата автомагістралей, що виконують функцію фактури,
фактури в процедурах OSS та IOSS,
проформи, які ніколи не були бухгалтерським документом,
банківські виписки, договори, відомості про зарплату, складські документи, тобто все, чого KSeF ніколи не охоплював.
Конкретика. Маркетингова агенція на JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza, польський аналог ФОП), 40 документів витрат на місяць. Після переходу на KSeF 26 з них бухгалтерія завантажує сама. Залишається 14: Google Ads, два SaaS-інструменти з Ірландії, хостинг зі США, квитки і дві фактури від постачальника, який ще користується лімітом 10 000 zł. Ці 14 позицій тепер і є вся ваша робота з витратами. Менше, ніж було, але так само щомісяця.
Крок 3: рахується номер KSeF, а не дата на документі
Структурована фактура вважається отриманою в день присвоєння їй ідентифікаційного номера в KSeF (ст. 106na ч. 3 ustawy o VAT). Саме цей момент визначає найраніший період відрахування вхідного податку, за умови виконання інших вимог закону.
Приклад, який регулярно псує розрахунки на межі місяця:
P_1 (дата на фактурі): 31 березня
Номер KSeF присвоєно: 4 квітня
Фактуру завантажено з системи: 10 квітня
Відрахування VAT найраніше: квітень
Дата завантаження значення не має. Дата з поля P_1 також, попри те що саме вона впадає в око на візуалізації документа.
Винятки стосуються режиму offline24 та аварії: згідно зі ст. 106nf ч. 10 ustawy o VAT датою отримання вважається дата фактичного отримання фактури покупцем, а якщо вона пізніша за дату присвоєння номера в KSeF, вирішує дата присвоєння номера. Окремі правила діють для покупців зі ст. 106gb ч. 4, яким фактуру передають поза системою. Деталі описано в Підручнику KSeF 2.0, ч. II.
Практичний висновок для вас: бухгалтерія має бачити дату присвоєння номера KSeF, а не лише дату виставлення. Якщо ваша програма показує тільки P_1, на межі місяця хтось завищить відрахування.
Крок 4: рішення, яких система не вгадає
KSeF постачає XML: сторони операції, позиції, ставки, суми. Він не скаже, чи ноутбук за 6 000 zł є основним засобом, чи пальне ви розраховуєте на 50%, ані до якої категорії витрат належить фактура від агенції.
До цього додається позначення JPK_V7 для закупівель: KSEF для документа з номером KSeF, OFF для фактури, виставленої в режимі offline24, BFK для документа поза KSeF, DI для парагона з NIP, потрактованого як фактура. Походження документа можна розпізнати автоматично. Категорія витрат це вже ваша власна таксономія, і жодна система не повинна її вгадувати.
Як це виглядає в Biurko
Кілька конкретних речей з нашого боку, без завищених обіцянок:
Вбудована роль «Księgowa» (бухгалтер). Дає повну роботу з фактурами, надсилання та імпорт з KSeF, без доступу до конфігурації з'єднання з KSeF, керування командою, ролями і платежами. Ви запрошуєте бухгалтера електронною поштою, а не передаєте йому свої паролі.
Панель для кількох компаній. Бухгалтерія перемикається між клієнтами в одному місці, з повноваженнями, налаштованими окремо для кожної фірми.
Експорт реєстру закупівель у CSV або XLSX. Колонки нетто для кожної ставки VAT, колонки податку для ненульових ставок, позначення JPK, категорія витрат, фільтри за датою отримання, контрагентом і категорією.
Автоматичне завантаження з KSeF. Циклічне підтягування нових документів з окремою позначкою для продажу і закупівель.
Позначка «до перевірки» із зазначенням причини. Коли імпорт виявляє неузгоджені суми, коригування без знайденого первинного документа, позицію без сум або розрахунок кількох авансів, документ отримує прапорець і опис проблеми. Бухгалтер знімає його лише після перевірки.
Чого ми не робимо: не генеруємо JPK_V7 і не ведемо книгу. Бухгалтерський модуль є в дорожній карті. Biurko обслуговує фактурування, KSeF і реєстри, які бухгалтерія завантажує до власної програми.
Інтерфейс Biurko доступний українською, тож бухгалтерія, яка обслуговує україномовних підприємців у Польщі, може працювати рідною мовою в тому самому обліковому записі.
Чекліст перед найближчим закриттям місяця
Перевірте у вкладці повноважень KSeF, чи бухгалтерія справді має доступ до фактур і чи обсяг збігається з договором.
Домовтеся, хто завантажує документи з KSeF: вона сама чи ваша система. Дублювання закінчується двома записами в реєстрі.
Збирайте документи поза KSeF в одному місці постійно, а не 5 числа наступного місяця.
Перевірте, чи ваша програма показує дату присвоєння номера KSeF, а не лише дату з поля P_1.
Узгодьте перелік категорій витрат і присвоюйте їх одразу під час імпорту.
Перегляньте документи, позначені як такі, що потребують перевірки, перш ніж бухгалтерія закриє період.
Якщо ви ще користуєтеся лімітом 10 000 zł на місяць, стежте за ним: перевищення в одному місяці остаточно припиняє відтермінування, а саме звільнення спливає 31 грудня 2026 р.
Підсумок
KSeF не забрав у вас обов'язку співпраці з бухгалтером. Він забрав переписування і сканування. Те, що залишилося, коротше, але важливіше: правильно надані повноваження, комплект документів поза системою і рішення щодо витрат, ухвалені вчасно.
У Biurko ви налаштуєте це один раз. Запросіть бухгалтера на вбудовану роль з обмеженим обсягом, увімкніть автоматичне завантаження з KSeF і експортуйте реєстр закупівель у форматі, який бухгалтерія завантажить без правок. Створіть безкоштовний акаунт на biurko.io і перевірте це на власних фактурах.
FAQ
Чи потрібно надсилати бухгалтеру фактури продажу, якщо я працюю в KSeF? Ні, якщо ви надали бухгалтерії повноваження доступу до фактур. Структуровані фактури вона завантажує безпосередньо з системи. Ви передаєте лише те, чого в KSeF немає: іноземні фактури, парагони, rachunki.
Як надати бухгалтерській фірмі доступ до KSeF? В Aplikacji Podatnika KSeF або в інтегрованому програмному забезпеченні оберіть надання повноваження, вкажіть NIP фірми і позначте обсяг. Зазвичай достатньо доступу до фактур, за потреби з правом виставляння та з правом подальшої передачі повноваження працівникам фірми.
Чи може бухгалтерія виставляти фактури від мого імені? Так. Міністерство фінансів передбачає вказання суб'єкта, уповноваженого виставляти фактури, і тоді це роблять уповноважені працівники цієї фірми. Варто прописати в договорі процедуру погодження, бо податкова відповідальність за зміст фактури залишається на вас.
Що з фактурами за Google Ads чи іноземний хостинг? Постачальники без осідку та постійного місця ведення діяльності в Польщі не зобов'язані виставляти фактури в KSeF. Такі документи ви й далі передаєте бухгалтерії поза системою, як і раніше.
Якою датою проводити фактуру закупівлі з KSeF? Датою отримання вважається день присвоєння номера KSeF (ст. 106na ч. 3 ustawy o VAT), і саме він визначає найраніший період відрахування VAT. Дата з поля P_1 і дата завантаження фактури з системи тут значення не мають.