Як уникнути штрафів KSeF? Мінімум для бізнесу

Якщо ви ведете бізнес у Польщі, але бухгалтерію віддали назовні, KSeF (Krajowy System e-Faktur, національна система електронних фактур) ламається завжди в одному місці. Ніхто не провів межу між тим, за що відповідає бюро рахункове (biuro rachunkowe, бухгалтерська фірма), і тим, за що відповідаєте ви.

Ця межа зараз важлива. Обовʼязок виставляти структуровані фактури охопив найбільших платників 1 лютого 2026 року, а решту платників (активних і звільнених від VAT) 1 квітня 2026 року; найменших він охопить 1 січня 2027 року. Протягом усього 2026 року адміністративні штрафи не застосовуються. За чинним законом штрафи за ст. 106ni закону про VAT діють з 1 січня 2027 року. 16 вересня 2026 року Міністерство фінансів оголосило про їх перенесення на 1 січня 2028 року — це законопроєкт, ще не ухвалений, і він переносить лише штрафи, а не сам обовʼязок працювати в KSeF.

Нижче мінімум, який варто перевірити особисто, навіть якщо облік веде хтось інший.

Що саме загрожує

Адміністративні санкції за порушення, повʼязані з KSeF, встановлює ст. 106ni польського закону про VAT. Норми про грошові штрафи за чинним законом діють з 1 січня 2027 року (MF оголосило перенесення на 2028 рік), а перелік порушень охоплює зокрема:

• невиставлення структурованої фактури через KSeF за наявності такого обовʼязку,

• виставлення фактури не за оприлюдненою схемою під час оголошеної аварії або недоступності системи,

• ненадсилання до KSeF у встановлений строк фактури, виставленої поза системою.

Розмір: до 100% суми VAT, зазначеної у фактурі, а якщо фактура без VAT (наприклад, звільнений продаж або ставка 0%), то до 18,7% загальної суми до сплати. Штраф накладається рішенням керівника податкової інспекції і стосується кожної фактури окремо, тому системна помилка накопичується.

Одне чесне застереження, яке часто випадає з оглядів. Відсутність адміністративних штрафів у 2026 році не означає повної безкарності. Кримінально-фіскальна відповідальність за недостовірне або дефектне документування операцій діє незалежно від ст. 106ni.

Обовʼязок 1: продаж іде через KSeF

Якщо ви платник VAT, обовʼязок охопив вас 1 квітня 2026 року — з одним винятком для найменших, який саме зараз добігає кінця.

До 31 грудня 2026 року поза KSeF можуть виставляти фактури платники, у яких місячна вартість брутто фактур B2B, охоплених обовʼязком KSeF, не перевищує 10 000 zł. До ліміту не зараховуються фактури для споживачів, чеки з NIP і спрощені фактури до 450 zł, а також продаж через касу. Перевищення ліміту незворотне: з фактури, яка його перевищила, ви виставляєте вже в KSeF. З 1 січня 2027 року обовʼязок охоплює всіх, без винятку за сумою. Правила підрахунку ліміту описує Міністерство фінансів.

Дві пастки цього ліміту:

1. Поріг працює лише в один бік. Право виставляти фактури поза KSeF ви втрачаєте починаючи з тієї фактури, якою перевищите 10 000 zł у місяці. Повернення немає, навіть якщо наступного місяця продаж впаде.

2. Рахуються лише фактури B2B, охоплені обовʼязком KSeF. Приклад: салон продає за місяць на 22 000 zł, з яких 19 000 zł проходить через касовий апарат для приватних осіб, а 3 000 zł це три фактури для компаній. До ліміту зараховуєте 3 000 zł, отже відстрочка діє.

Обовʼязок 2: закупівлі приходять з KSeF

Цей пункт зазвичай пропускають, бо штраф до нього не привʼязаний. Отримання структурованих фактур стосується кожного платника з польським NIP (податковий номер) уже з 1 лютого 2026 року, незалежно від того, чи маєте ви обовʼязок виставляти.

Практичний наслідок простий: фактура від постачальника не прийде на пошту. Вона лежатиме в KSeF, доки хтось її звідти не забере. Якщо не забере ніхто, витрата не потрапить в облік, а вхідний VAT не буде відраховано вчасно. Штрафу за ст. 106ni немає, але є реальна втрата грошей.

Визначте прямо, хто саме забирає документи закупівлі з KSeF і як часто. Це питання до бухгалтерії, а не до себе.

Обовʼязок 3: права доступу, тобто хто діє від вашого імені

Права доступу в KSeF надає платник податку, а не бухгалтерська фірма. Спосіб залежить від форми діяльності:

• JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza, аналог ФОП). Ви входите за власним NIP з підтвердженням особи через Profil Zaufany (державний довірений профіль, функціонально близький до Дія.Підпис), е-паспорт або кваліфікований електронний підпис. Жодних заяв подавати не треба.

• Spółki (товариства) та інші юридичні особи. Якщо субʼєкт має кваліфіковану електронну печатку, автентифікується нею. Якщо печатки немає, першу уповноважену особу вказують формою ZAW-FA, яку подають до керівника відповідної податкової інспекції.

Бухгалтерській фірмі право можна надати як цілому субʼєкту (за її NIP) або поіменно конкретним особам. Варіант із субʼєктом зазвичай зручніший, бо ротація працівників фірми не потребує змін з вашого боку. Зверніть увагу на право з можливістю подальшої передачі, бо без нього фірма не розподілить доступ усередині команди.

Права можна обмежити за обсягом: тільки виставлення, тільки отримання або адміністрування. Надати фірмі повний обсяг без жодного контролю це найпоширеніша організаційна помилка, а відповідальність за фактуру все одно залишається на платнику податку.

Обовʼязок 4: що робити, коли немає звʼязку

Відсутність інтернету не звільняє від виставлення фактур. Передбачено чотири спеціальні режими; три з них різняться лише строком надсилання документа до KSeF, а після тотальної аварії досилати нічого:

У всіх трьох випадках фактура повинна відповідати схемі FA(3), а візуалізація, передана покупцеві поза системою, має нести два QR-коди: код OFFLINE, який дає доступ до фактури в KSeF після її надсилання, і код CERTYFIKAT, який підтверджує особу виставника і потребує сертифіката KSeF типу Offline. Деталі описує MF у розділі про режим offline24.

Практичне питання до себе: хто помітить, що фактура, виставлена в пʼятницю ввечері, так і не дійшла до KSeF? Прострочене надсилання offline-фактури прямо названо в переліку порушень зі ст. 106ni.

Обовʼязок 5: номер KSeF у призначенні платежу

З 1 січня 2027 року ст. 108g закону про VAT зобовʼязує покупця, який є активним платником VAT, вказувати номер KSeF у призначенні платежу за структуровану фактуру, виставлену іншим активним платником VAT.

Що варто знати заздалегідь:

• Якщо одним переказом оплачуєте кілька фактур, використовуєте збірний ідентифікатор, згенерований у KSeF.

• Обовʼязок стосується лише інструментів, де можна вказати призначення переказу. Оплата карткою, BLIK або готівкою під нього не підпадає.

• Номер KSeF має 35 символів, тому вже зараз перевірте, чи ваш банкінг приймає його в полі призначення.

До кінця 2026 року вказувати номер KSeF у звичайному переказі можна добровільно. Це добрий момент виробити звичку без ризику.

Чекліст: пʼять пунктів до 1 січня 2027 року

1. Перевірте, чи користуєтеся відстрочкою для фактур B2B до 10 000 zł брутто на місяць і чи не втратили її раніше однією більшою фактурою.

2. Увійдіть до KSeF власною особою (Profil Zaufany, е-паспорт або кваліфікований підпис) і подивіться, які права фактично має ваша бухгалтерія.

3. Домовтеся письмово, хто виставляє фактури продажу, хто забирає закупівельні і з якою періодичністю.

4. Проженіть одну фактуру через offline24 спокійно, поки не довелося робити це під тиском. Перевірте, чи ваш інструмент формує потрібні QR-коди і чи є у вас сертифікат KSeF типу Offline. Щоб потренуватися без юридичних наслідків, скористайтеся демо Biurko (demo.biurko.io, доступ на 7 днів, демонстраційне середовище KSeF). Акаунт на app.biurko.io надсилає фактури до робочого KSeF — кожна надіслана фактура справжня.

5. Відкрийте банкінг і перевірте, чи поле призначення платежу приймає 35-символьний номер KSeF.

Підсумок

Вам не потрібно розуміти схему FA(3) чи цитувати ст. 106ni. Потрібно знати, хто у вашій компанії відповідає за кожен із цих пʼяти пунктів, і перевірити це до того, як штрафи стануть реальними (за чинним законом — 1 січня 2027 року).

Biurko ми будуємо саме під цей сценарій: автентифікація в KSeF через Profil Zaufany або сертифікат (без токенів), ведення кількох компаній з одного облікового запису з ролями та правами і переклад повідомлень про помилки KSeF зрозумілою мовою, в польському, англійському та українському інтерфейсі. Створіть безкоштовний акаунт на biurko.io і подивіться, як виглядає ваш продаж у KSeF, перш ніж це зробить податкова. Щоб потренуватися без юридичних наслідків, скористайтеся демо Biurko (demo.biurko.io, доступ на 7 днів, демонстраційне середовище KSeF). Акаунт на app.biurko.io надсилає фактури до робочого KSeF — кожна надіслана фактура справжня.

Цей текст не є податковою консультацією. У питаннях тлумачення норм зверніться до бухгалтера або податкового радника.

FAQ

Чи оштрафують мене за KSeF у 2026 році? За чинним законом адміністративні грошові штрафи за ст. 106ni закону про VAT діють з 1 січня 2027 року, тому у 2026 році немає правової підстави їх накладати (Міністерство фінансів оголосило про перенесення на 2028 рік — законопроєкт, ще не ухвалений). Незалежно від цього діє кримінально-фіскальна відповідальність за недостовірне або дефектне документування операцій.

Скільки становить штраф за фактуру поза KSeF? До 100% суми VAT, зазначеної в цій фактурі. Якщо фактура без VAT, штраф сягає до 18,7% загальної суми до сплати. Це максимальні розміри, вони накладаються рішенням керівника податкової інспекції і застосовуються до кожної фактури окремо.

Чи мусить JDG без VAT користуватися KSeF? Так. З 1 квітня 2026 року обовʼязок охопив також платників, звільнених від VAT. Винятком є відстрочка для найменших, які виставляють фактури B2B на суму до 10 000 zł брутто на місяць, і вона завершується 31 грудня 2026 року.

Чи може бухгалтерія зробити все за мене? Фірма може виставляти й отримувати фактури після надання їй прав у KSeF, але надати ці права може лише платник податку, і відповідальність за правильність фактури залишається на ньому. Обсяг прав і порядок контролю варто зафіксувати в договорі.

Що робити, якщо KSeF недоступний у момент виставлення фактури? Виставляєте фактуру за схемою FA(3) у режимі offline24 і надсилаєте її до KSeF не пізніше наступного робочого дня. Якщо MF оголосить аварію, маєте 7 робочих днів від її завершення. Візуалізація, передана покупцеві, потребує двох QR-кодів.