Biurko.io jako alternatywa dla inFakt: kiedy to ma sens

KSeF i e-faktury

Co musi znaleźć się na fakturze, jak działa KSeF, z czego liczy się zaliczka na ryczałcie i skąd biorą się pliki JPK.

KSeF 2.0 vs 1.0: co zmieniło się w API i schemie FA(3)
Fakturowanie w praktyce
392

KSeF 2.0 vs 1.0: co zmieniło się w API i schemie FA(3)

Od 1 lutego 2026 r. struktura FA(3) zastąpiła FA(2), a produkcyjne API 1.0 przestało działać. To nie była aktualizacja, tylko nowy kontrakt integracyjny. Najważniejsze zmiany w API: uwierzytelnianie JWT oddzielone od sesji, obowiązkowe szyfrowanie każdej faktury, certyfikaty KSeF, niezależne przetwarzanie faktur w paczce, nowe wykrywanie duplikatów i nowy model uprawnień. Najważniejsze zmiany w schemie: węzeł Załącznik, rola „Pracownik”, rozbicie stawki 0% i kodu NP na kody szczegółowe, elastyczny termin płatności, IBAN do 34 znaków. Skutki są biznesowe, nie tylko techniczne: inna numeracja, inne mapowanie stawek VAT, inne uprawnienia pracowników biura rachunkowego.

Limit 10 000 zł w KSeF w 2027 roku - czy zostanie utrzymany?
KSeF i e-faktury
439

Limit 10 000 zł w KSeF w 2027 roku - czy zostanie utrzymany?

Wielu właścicieli małych firm usłyszało dobrą wiadomość: jeśli wystawiasz faktury na mniej niż 10 000 zł miesięcznie, możesz jeszcze fakturować „po staremu". To prawda, ale tylko do 31 grudnia 2026 r. Ten limit nie jest stałą ulgą. To przepis przejściowy, który z założenia ma wygasnąć. Sprawa jest pilna, bo od 1 stycznia 2027 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie wszystkich, niezależnie od obrotu. Od tego samego dnia startują też kary. Jeśli planujesz działalność na 2027 rok w oparciu o ten limit, warto najpierw sprawdzić, co naprawdę mówi ustawa i czy Ministerstwo Finansów zamierza cokolwiek przedłużać.

Profil Zaufany a KSeF: jak odzyskać dostęp i nie stracić faktur
KSeF i e-faktury
374

Profil Zaufany a KSeF: jak odzyskać dostęp i nie stracić faktur

Logujesz się do KSeF Profilem Zaufanym i pewnego ranka widzisz komunikat, że profil wygasł. Od 1 kwietnia 2026 r. wystawianie faktur w KSeF jest obowiązkowe dla większości firm, w tym jednoosobowych działalności (plan wdrożenia KSeF, gov.pl), więc taka blokada to nie drobiazg do załatwienia „przy okazji”. Bez ważnego Profilu Zaufanego nie zalogujesz się przez Węzeł krajowy i nie wygenerujesz certyfikatu KSeF. Faktury czekają, a klient dzwoni. Dobra wiadomość: w większości przypadków dostęp odzyskasz w kilka minut. Gorsza: jeśli profil już wygasł, ścieżka jest inna niż zwykłe przedłużenie.

Jak nadać księgowej dostęp do KSeF, nie oddając własnego loginu
KSeF i e-faktury
398

Jak nadać księgowej dostęp do KSeF, nie oddając własnego loginu

Znam ten scenariusz z rozmów z przedsiębiorcami: żeby księgowa mogła "ogarnąć KSeF", dostaje login i hasło do Profilu Zaufanego właściciela firmy. Wygodne przez pięć minut, ryzykowne przez cały rok. Profil Zaufany to Twoja tożsamość w kontaktach z całą administracją, nie tylko z fakturami. Ministerstwo Finansów wprost nazywa dzielenie się nim rozwiązaniem niedopuszczalnym. Dobra wiadomość: nie musisz tego robić. KSeF ma wbudowany system uprawnień, w którym księgowa dostaje własny, imienny dostęp i loguje się swoim Profilem Zaufanym. Ty w każdej chwili możesz ten dostęp odebrać.

5 metod uwierzytelniania w KSeF 2.0. Który sposób jest dla Ciebie?
KSeF i e-faktury
400

5 metod uwierzytelniania w KSeF 2.0. Który sposób jest dla Ciebie?

Zanim wystawisz pierwszą fakturę w KSeF, musisz potwierdzić, kim jesteś. To brzmi banalnie, ale właśnie tu utyka najwięcej osób: KSeF 2.0 daje pięć różnych metod uwierzytelnienia, każda działa inaczej i każda pasuje do innego typu użytkownika. Sprawa jest pilna, bo KSeF jest już obowiązkowy. Od 1 lutego 2026 r. dla największych podatników, a od 1 kwietnia 2026 r. dla wszystkich czynnych podatników VAT (ksef.podatki.gov.pl). Rok 2026 był okresem bez kar, ale od 1 stycznia 2027 r. urząd może już nakładać sankcje. Wybór metody logowania to nie formalność, to warunek, żeby w ogóle wystawiać faktury.

Limit 10 000 zł w KSeF: czy sprzedaż B2C też się wlicza?
KSeF i e-faktury
418

Limit 10 000 zł w KSeF: czy sprzedaż B2C też się wlicza?

Prowadzisz jednoosobową działalność, część sprzedajesz firmom, a część zwykłym klientom. Słyszałeś o limicie 10 000 zł, dzięki któremu najmniejsi mogą jeszcze przez chwilę zostać poza KSeF. I od razu pojawia się pytanie: liczysz obie sprzedaże razem, czy tylko jedną z nich? To nie jest pytanie akademickie. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął większość podatników VAT, ale najmniejsi dostali odroczenie do 31 grudnia 2026 r., właśnie w oparciu o miesięczny limit 10 000 zł. Od 1 stycznia 2027 r. obowiązek obejmie wszystkich. A jednorazowe przekroczenie progu jest nieodwracalne. Dlatego warto policzyć limit dokładnie tak, jak liczy go Ministerstwo Finansów.

Tokeny KSeF – do kiedy ważne i co zmienia decyzja MF
KSeF i e-faktury
519

Tokeny KSeF – do kiedy ważne i co zmienia decyzja MF

Jeszcze wiosną 2026 r. odpowiedź była prosta: token działa do 31 grudnia 2026 r., a od 1 stycznia 2027 r. zostają wyłącznie certyfikaty. Dziś ta sama pewność jest już nie na miejscu. 9 czerwca 2026 r. Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że tokeny zostaną w systemie na stałe. To zmienia praktyczną odpowiedź na pytanie „do kiedy", ale nie zmienia jednej rzeczy: to wciąż propozycja, a nie przepis. Jeśli Twój program księgowy loguje się do KSeF tokenem, warto wiedzieć, co jest już pewne, a czego jeszcze nie ma w ustawie.

Logowanie do KSeF przez mObywatel: czy zalogujesz się z telefonu?
KSeF i e-faktury
397

Logowanie do KSeF przez mObywatel: czy zalogujesz się z telefonu?

"Czy jest aplikacja KSeF na telefon?" to jedno z częstszych pytań, jakie wpisują przedsiębiorcy od startu obowiązkowego KSeF. Odpowiedź jest krótka i trochę zaskakująca: telefon owszem, ale nie do wystawiania faktur. Od lutego 2026 r. Ministerstwo udostępniło logowanie do KSeF przez mObywatel. A ponieważ od kwietnia 2026 r. obowiązek objął kolejne firmy, ręcznie do systemu loguje się coraz więcej osób i pytanie o telefon stało się realne dla tysięcy jednoosobowych działalności.

Logowanie do KSeF w 2026: Profil Zaufany, podpis czy certyfikat
KSeF i e-faktury
461

Logowanie do KSeF w 2026: Profil Zaufany, podpis czy certyfikat

Pierwsze logowanie do KSeF 2.0 zatrzymuje więcej osób niż wystawienie samej faktury. Na ekranie Aplikacji Podatnika widać kilka metod uwierzytelnienia, a żadna z nich nie tłumaczy, która jest dla Ciebie. To nie jest błaha decyzja. Od 1 lutego 2026 r. KSeF jest obowiązkowy dla największych firm, a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców (harmonogram MF). Bez poprawnego uwierzytelnienia nie wystawisz ani nie odbierzesz faktury ustrukturyzowanej.

Nie możesz zalogować się do KSeF przez Profil Zaufany? 7 przyczyn
KSeF i e-faktury
492

Nie możesz zalogować się do KSeF przez Profil Zaufany? 7 przyczyn

Wpisujesz NIP, wybierasz Profil Zaufany, potwierdzasz logowanie w bankowości i zamiast pulpitu KSeF widzisz komunikat o błędzie albo wracasz na stronę startową. To jeden z najczęściej zgłaszanych problemów od startu KSeF 2.0. Dobra wiadomość: w większości przypadków to nie awaria Twojej firmy ani „zły NIP”. Zwykle chodzi o wygasły profil, rozbieżność danych w CEIDG, brak uprawnień do właściwego podmiotu albo zwykły cache przeglądarki. Każdą z tych przyczyn da się rozpoznać po objawach i naprawić samodzielnie, często w kilka minut. Poniżej 7 najczęstszych powodów, przez które logowanie do KSeF przez Profil Zaufany nie działa, wraz z konkretnymi krokami dla każdego z nich. Temat jest teraz istotny, bo KSeF jest obowiązkowy od 1 lutego 2026 r. dla największych firm i od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców, a zablokowane logowanie to zablokowane wystawianie faktur.

Tokeny KSeF nie znikną 31 grudnia 2026. Co to zmienia
KSeF i e-faktury
479

Tokeny KSeF nie znikną 31 grudnia 2026. Co to zmienia

9 czerwca 2026 r. Ministerstwo Finansów zaproponowało, żeby tokeny zostały w KSeF na stałe, także po 31 grudnia 2026 r. To wciąż propozycja z konsultacji, nie obowiązujący przepis. Nawet jeśli wejdzie w życie, token dostanie termin ważności od 1 do 365 dni. Tryb offline24 i tak zostaje zarezerwowany dla certyfikatu. Migracja nie została odwołana. Zniknął tylko jej twardy termin.

Jak sprawdzić, czy faktura poszła do KSeF
KSeF i e-faktury
483

Jak sprawdzić, czy faktura poszła do KSeF

Kliknąłeś „wyślij”, program pokazał „wysłano” i pojechałeś dalej. Problem w tym, że „wysłana” i „przyjęta” to dwa różne stany. Plik może dotrzeć do bramki Ministerstwa Finansów i tam zostać odrzucony, może utknąć w przetwarzaniu, a Ty przez cały ten czas jesteś przekonany, że faktura jest w systemie. Od 1 lutego 2026 (duzi podatnicy) i 1 kwietnia 2026 (pozostali) KSeF jest obowiązkowy, więc ta różnica przestała być techniczną ciekawostką. Faktura, która nie ma numeru KSeF, formalnie nie została wystawiona w systemie. Poniżej pokazuję, po czym poznać, że faktura naprawdę przeszła: gdzie sprawdzić numer KSeF, czym jest UPO, jak czytać status i co zrobić, gdy potwierdzenia nie ma.

Automatyczne dosyłanie faktur do KSeF po awarii systemu
Biurko - produkt
437

Automatyczne dosyłanie faktur do KSeF po awarii systemu

Faktura wystawiona w trybie offline24 musi trafić do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym. Nikt nie da Ci przypomnienia. Biurko wykrywa niedostępność bramki KSeF, wystawia fakturę w trybie offline z kodami QR, trzyma ją w kolejce i dosyła automatycznie w momencie, w którym system wraca. Bez Twojego kliknięcia, bez duplikatów, z pełnym logiem.

PoprzedniaNastępna

Bądź na bieżąco

Otrzymuj powiadomienia o nowych artykułach — bez newslettera, rezygnacja w każdej chwili.

Szanujemy Twoją prywatność. Możesz zrezygnować w dowolnym momencie.

Pliki cookies

Niezbędne — do działania serwisu. Pozostałe tylko za Twoją zgodą. Polityka cookies