Biurko.io jako alternatywa dla inFakt: kiedy to ma sens

KSeF i e-faktury

Co musi znaleźć się na fakturze, jak działa KSeF, z czego liczy się zaliczka na ryczałcie i skąd biorą się pliki JPK.

Jak nadać uprawnienia w KSeF pracownikowi lub księgowej
KSeF i e-faktury
1005

Jak nadać uprawnienia w KSeF pracownikowi lub księgowej

Większość pytań o „uprawnienia w KSeF" sprowadza się do jednego nieporozumienia: ludzie myślą, że żeby dać księgowej dostęp do faktur, muszą złożyć ZAW-FA. W przypadku jednoosobowej działalności (JDG) prawie nigdy nie muszą. To rozróżnienie ma znaczenie, bo KSeF jest już obowiązkowy — od 1 lutego 2026 r. dla największych firm, od 1 kwietnia 2026 r. dla większości pozostałych podatników VAT (najmniejsi — od 1 stycznia 2027 r.). Zgodnie z obecną ustawą kary z art. 106ni ustawy o VAT obowiązują od 1 stycznia 2027 r. i sięgają do 100% kwoty VAT z faktury. Ministerstwo Finansów zapowiedziało 16 września 2026 r. ich przesunięcie na 1 stycznia 2028 r. — to projekt ustawy, jeszcze nieuchwalony. Przesunięcie dotyczy tylko kar, a nie samego obowiązku korzystania z KSeF. Dostęp dla osób, które realnie wystawiają i księgują faktury, lepiej poukładać teraz, na spokojnie. Poniżej znajdziesz, kto kiedy składa ZAW-FA, jak nadać dostęp pracownikowi i biuru rachunkowemu oraz jakich błędów uniknąć.

Środowiska KSeF: gdzie ćwiczyć, żeby nie narobić bałaganu
KSeF i e-faktury
1113

Środowiska KSeF: gdzie ćwiczyć, żeby nie narobić bałaganu

Wyobraź sobie, że szkolisz nowego pracownika w wystawianiu faktur. Klika, wysyła testową fakturę „na próbę" — i po chwili okazuje się, że trafiła do produkcyjnego KSeF jako prawdziwy dokument z fikcyjnymi danymi. Albo odwrotnie: ćwiczysz w demo, wszystko działa, ale faktur nie widać w Aplikacji Podatnika, bo patrzysz na zupełnie inne środowisko. KSeF jest obowiązkowy od 1 lutego 2026 r. dla największych podatników i od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników (najmniejsi — od 1 stycznia 2027 r.). Zgodnie z obecną ustawą kary z art. 106ni ustawy o VAT obowiązują od 1 stycznia 2027 r., a Ministerstwo Finansów zapowiedziało 16 września 2026 r. ich przesunięcie na 1 stycznia 2028 r. — to projekt ustawy, jeszcze nieuchwalony. Faktury produkcyjne to już realne dokumenty księgowe. Dlatego zanim ktoś z zespołu zacznie klikać „wyślij", warto wiedzieć, gdzie można ćwiczyć bezpiecznie. W tym tekście tłumaczę, czym różnią się trzy środowiska KSeF — testowe, demo i produkcyjne — do czego każde służy i jak ich nie pomylić.

KSeF padł — i co teraz? Tryb offline24 wyjaśniony na spokojnie
Fakturowanie w praktyce
1311

KSeF padł — i co teraz? Tryb offline24 wyjaśniony na spokojnie

Gdy nie możesz wysłać faktury do KSeF — bo padł internet, twój program zwalnia albo zalogowanie się nie udaje — nie musisz przerywać sprzedaży. Tryb offline24 pozwala wystawić fakturę poza systemem i dosłać ją najpóźniej następnego dnia roboczego. Poniżej tłumaczę różnicę między czterema trybami szczególnymi (offline24, offline, awaryjny, awaria całkowita), pokazuję krok po kroku, jak działa offline24, wymieniam najczęstsze pułapki i wyjaśniam, co robi za ciebie dobry program. Bez paniki i bez prawniczego żargonu.

Schemat FA(3): które pola e-faktury są obowiązkowe
KSeF i e-faktury
27015

Schemat FA(3): które pola e-faktury są obowiązkowe

Schemat FA(3) ma kilkaset pól, ale tylko część z nich jest naprawdę obowiązkowa. W tym artykule rozkładamy strukturę na trzy poziomy wymagalności, pokazujemy cztery elementy, bez których KSeF natychmiast odrzuci fakturę, i ostrzegamy przed polami „opcjonalnymi" — takimi, których brak system przepuści, a urząd skarbowy już niekoniecznie.

Numer KSeF na fakturze — co oznacza, gdzie go znaleźć i komu go podać
KSeF i e-faktury
27984

Numer KSeF na fakturze — co oznacza, gdzie go znaleźć i komu go podać

„Numer KSeF" brzmi jak coś, co powinno być wydrukowane na fakturze obok jej numeru. Nie jest — nadaje go system po przyjęciu pliku, a na wizualizacji PDF pojawia się tylko wtedy, gdy program go tam doda. To jeden z najczęstszych powodów zamieszania po wejściu obowiązkowego KSeF — przedsiębiorcy szukają numeru KSeF na wizualizacji, mylą go z własną numeracją albo z numerem referencyjnym z UPO. A stawka rośnie z każdym miesiącem. Od 1 lutego 2026 r. numer KSeF trzeba wykazywać w JPK_V7 — i po stronie sprzedaży, i zakupu. Od 1 stycznia 2027 r. trzeba go będzie podawać w tytule każdego przelewu między czynnymi podatnikami VAT. W tym wpisie wyjaśniam, czym dokładnie jest numer KSeF, z czego się składa, gdzie go znaleźć i — co najważniejsze — komu i kiedy musisz go przekazać.

Czy terminy KSeF znowu się przesuną? Co zostało na 2026 i 2027
KSeF i e-faktury
27740

Czy terminy KSeF znowu się przesuną? Co zostało na 2026 i 2027

KSeF przesuwano tyle razy, że „poczekam, pewnie znowu odroczą” stało się w wielu firmach domyślną strategią. Przez chwilę to się nawet opłacało — pierwotny termin z lipca 2024 r. faktycznie wyleciał. Problem w tym, że dwie najważniejsze daty już minęły. Od 1 lutego 2026 r. w KSeF fakturują duże firmy, a od 1 kwietnia 2026 r. — praktycznie cała reszta rynku (najmniejsi — od 1 stycznia 2027 r.). System działa, jest obowiązkowy i nikt go nie cofnie. Kto dalej czeka na „jeszcze jedno przesunięcie”, czeka na coś, co dla głównego obowiązku już się nie wydarzy. Zapowiedziane 16 września 2026 r. przesunięcie dotyczy wyłącznie kar, a nie samego obowiązku. Poniżej: co naprawdę zostało jeszcze do rozegrania w 2026 i 2027 r., dlaczego obstawianie kolejnej zwłoki jest dziś najdroższą opcją i jak ustawić firmę tak, żeby żadna data Cię nie zaskoczyła.

Stałe miejsce prowadzenia działalności a KSeF — firmy zagraniczne
KSeF i e-faktury
28194

Stałe miejsce prowadzenia działalności a KSeF — firmy zagraniczne

Od 1 lutego 2026 r. najwięksi podatnicy, a od 1 kwietnia 2026 r. pozostali podatnicy (najmniejsi — od 1 stycznia 2027 r.), muszą wystawiać faktury w KSeF. Dla firmy z zagranicznym kapitałem kluczowe jest jedno pytanie: czy ten obowiązek w ogóle Cię dotyczy? Odpowiedź nie zależy od tego, czy masz polski NIP, ani od tego, kto jest właścicielem spółki. Zależy od tego, czy Twoja firma ma w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności (SMPD), które uczestniczy w sprzedaży. 28 stycznia 2026 r. Ministerstwo Finansów wydało objaśnienia podatkowe, które porządkują, kiedy taki obowiązek powstaje, a kiedy nie. Poniżej tłumaczę, gdzie przebiega granica — i co z tego wynika dla Ciebie oraz Twoich polskich kontrahentów.

Kalendarz KSeF 2026/2027 — wszystkie daty, które musisz mieć w głowie
KSeF i e-faktury
28723

Kalendarz KSeF 2026/2027 — wszystkie daty, które musisz mieć w głowie

Daty wdrożenia KSeF przesuwały się tyle razy, że większość przedsiębiorców ma w głowie wersję sprzed dwóch nowelizacji. A stawka jest konkretna: od 1 lutego 2026 r. odbieranie e-faktur jest obowiązkowe dla wszystkich, a obowiązek wystawiania objął już większość rynku 1 kwietnia 2026 r. Przepisy działają, ale administracyjnych kar jeszcze nie ma. Zgodnie z obecną ustawą kary z art. 106ni obowiązują od 1 stycznia 2027 r.; MF zapowiedziało 16 września 2026 r. ich przesunięcie na 1 stycznia 2028 r. — to projekt ustawy, jeszcze nieuchwalony, i dotyczy tylko kar. Od 1 stycznia 2027 r. do systemu wchodzą najmniejsze firmy, a zgodnie z obecnymi przepisami tokeny wygasają 31 grudnia 2026 r. (MF zaproponowało ich utrzymanie, ale przepisu jeszcze nie ma). Poniżej masz wszystkie daty w jednej tabeli plus rozpisane, co każda z nich oznacza dla Twojej firmy — i checklistę, żeby nic nie umknęło

Tokeny KSeF a rok 2027. Dlaczego Biurko od razu budowaliśmy pod certyfikaty
KSeF i e-faktury
179

Tokeny KSeF a rok 2027. Dlaczego Biurko od razu budowaliśmy pod certyfikaty

Według obowiązujących przepisów 31 grudnia 2026 r. to ostatni dzień działania tokenów KSeF, a od 1 stycznia 2027 r. uwierzytelnianie integracji przejmują certyfikaty KSeF. Na konsultacjach 9 czerwca 2026 r. Ministerstwo Finansów zaproponowało jednak ich utrzymanie — z ważnością od 1 do 365 dni. To jeszcze nie przepis, więc bezpieczniej przejść na certyfikat KSeF, a jedno jest pewne w obie strony: drugi kod QR (KOD II) w trybach offline wymaga certyfikatu. Dlatego Biurko od pierwszej wersji integracji działa na certyfikatach typu Uwierzytelniający i typu Offline (tokenów nie obsługuje).

Poprzednia

Bądź na bieżąco

Otrzymuj powiadomienia o nowych artykułach — bez newslettera, rezygnacja w każdej chwili.

Szanujemy Twoją prywatność. Możesz zrezygnować w dowolnym momencie.

Pliki cookies

Używamy tylko niezbędnych plików cookies. Statystykę odwiedzin prowadzimy na serwerze, niczego nie zapisując w Twoim urządzeniu. Polityka witryny