Автоматична відправка фактур до KSeF після збою системи

П'ятниця, 16:40. Ви виставляєте останню фактуру тижня, і шлюз KSeF перестає відповідати. Фактура дійсна з моменту виставлення, клієнт її отримає, але годинник уже цокає: згідно зі ст. 106nda ustawy o VAT документ із режиму offline24 передається до KSeF невідкладно, щонайпізніше наступного робочого дня.

На практиці це означає понеділок до 23:59. Якщо тільки Міністерство фінансів не оголосить збій і термін не зсунеться. Якщо тільки понеділок не святковий. Якщо тільки ви просто не забудете, бо в понеділок вранці одна п'ятнична фактура точно не перше, про що ви думаєте.

За чинним законом штрафи за ст. 106ni закону про VAT діють з 1 січня 2027 року. 16 вересня 2026 року Міністерство фінансів оголосило про їх перенесення на 1 січня 2028 року — це законопроєкт, ще не ухвалений, і він переносить лише штрафи, а не сам обовʼязок працювати в KSeF. Ця стаття пояснює, чому стежити за офлайн-чергою не повинна людина, і як Biurko знімає це завдання.

Термін починається не тоді, коли ви про нього згадали

Особливі режими KSeF мають різні годинники. Саме звідси більшість помилок: в інтерфейсі вони виглядають однаково, а в ustawie o VAT це чотири окремі норми.

Дві речі варто запам'ятати. По-перше, "offline24" не означає 24 астрономічні години. Фактура, виставлена в п'ятницю ввечері, має термін до кінця понеділка, а якщо понеділок вихідний, то наступного робочого дня. По-друге, при недоступності й аварії термін відлічується від завершення перерви, оголошеного MF, а не від дати виставлення фактури. Якщо перерва тривала три дні й ви виставили за цей час 60 фактур, у всіх 60 буде один спільний дедлайн.

Людина погано рахує такі терміни. Планувальник завдань рахує їх ідеально.

Biurko помічає збій раніше за вас

Застосунок не чекає, поки ви натиснете "надіслати" й побачите помилку. Кожен виклик до шлюзу KSeF відстежується. Коли протягом 60 секунд шлюз повертає три помилки, Biurko спрямовує нові відправки в цьому середовищі в режим offline24. Крім того, кожні 5 хвилин воно читає повідомлення MF про недоступність, аварію та повну аварію (джерело «Latarnia») і добирає режим та термін довідправки.

Поріг навмисно поблажливий. Одна помилка 5xx не може перемкнути всю фірму в офлайн, бо шлюз KSeF цілком здатен віддати випадковий таймаут і за секунду працювати нормально. Сигналом є лише повторюваність.

Виявлення працює окремо для кожного середовища. Збій продакшену не зупиняє demo, а проблеми на demo не блокують реальні фактури.

Окремо оброблюється rate limiting. KSeF уміє повернути заголовок Retry-After зі значенням у тисячах секунд, що фактично заморозило б ваш екран виставлення фактур на добрих пів години, хоча шлюз оживає за кілька хвилин. Biurko обрізає це очікування до розумного максимуму й пробує знову.

Офлайн-фактура є повноцінним документом із першої секунди

Перехід в офлайн не означає, що фактура "чекає". Вона виставлена, має дату з поля P_1 структури FA(3), і клієнт може отримати її негайно.

У цей момент Biurko генерує:

• XML у структурі FA(3),

• KOD I — QR-код із посиланням на перевірку в KSeF (NIP продавця, дата виставлення та хеш SHA-256 файлу фактури; без номера фактури й сум), підписаний «OFFLINE»,

• KOD II (підпис «CERTYFIKAT») — другий QR-код, який підтверджує особу виставника; створюється лише тоді, коли фірма має сертифікат KSeF типу Offline,

• PDF із видимим офлайн-блоком і терміном відправки.

Такий набір кодів передбачає MF при передачі фактури покупцеві поза KSeF. Іноземний контрагент, споживач або суб'єкт без NIP (польський податковий номер) отримує документ із QR-кодами; перевірка фактури за KOD I у KSeF можлива після її надсилання.

Після повернення KSeF черга рушає сама

Ось суть. Коли середовище знову справне, Biurko кожні 5 хвилин переглядає передачі, що чекають в офлайн-режимі, і випускає їх на відправку.

Механізм стежить за чотирма речами:

1. Лише своє середовище. Передача з продакшену не піде, доки не повернеться саме продакшен. Записи з інших середовищ ідуть далі своїм шляхом.

2. Нуль дублікатів. Кожна передача захоплюється під блокуванням рядка й позначається міткою часу. Навіть якщо черга завантажена й розгрібає накопичене, та сама фактура не полетить до KSeF двічі.

3. Термін. Записи, у яких законний термін минув, автоматично не надсилаються. Biurko позначає їх статусом «Потребує перевірки» й надсилає сповіщення — що робити далі, вирішуєте ви. До спливу терміну Biurko не попереджає.

4. Оригінальне позначення. Фактура, довідправлена після відновлення системи, і далі несе той офлайн-код, з яким пішла до клієнта. Той самий документ, той самий QR-код, доданий номер KSeF.

Після успішної відправки Biurko забирає UPO (офіційне підтвердження прийняття фактури системою KSeF) і надсилає сповіщення. Якщо KSeF відхилить фактуру, ви отримаєте помилку, перекладену людською мовою, а не сирий код із документації API.

Чого Biurko за вас не зробить

Чесно, бо цю частину більшість постачальників оминає.

• Другий QR-код потребує сертифіката KSeF типу Offline. Це окремий сертифікат від того, яким ви входите в KSeF (типу Uwierzytelniający), і Biurko уміє замовити в MF обидва. Без сертифіката Offline Biurko виставить офлайн-фактуру з одним кодом (KOD I) і попередженням; офлайн-фактура, яку передають покупцеві поза KSeF, має нести обидва коди. Замовте сертифікат до того, як він знадобиться.

• Повна аварія це інша процедура. Її оголошує міністр фінансів у ЗМІ, і фактури з цього періоду до KSeF не досилаються. Автоматика тут не допоможе, бо надсилати нічого.

• Коригувальна фактура потребує номера KSeF оригіналу. Якщо первинна фактура ще висить в офлайн-черзі, спершу вона має отримати номер, і тільки потім виставляється корекція. Цю норму не обійде жодна програма.

• Автоматика не виправить хибних даних. Якщо NIP покупця недійсний, фактура повернеться з відмовою незалежно від того, хто і коли її надіслав.

Сценарій із життя

Марта веде невелику дизайнерську фірму під Катовіце й має в Biurko сертифікат KSeF типу Offline. У четвер о 15:20 шлюз KSeF починає віддавати таймаути. Марта цього не помічає, бо саме розмовляє з клієнтом.

Biurko бачить серію помилок і спрямовує нові відправки в режим offline24. Наступні 14 фактур, виставлених того дня, отримують два QR-коди й ідуть клієнтам поштою у вигляді PDF із терміном надсилання до KSeF. У панелі вони чекають зі статусом «Oczekuje wysyłki» (очікує відправки).

О 18:05 KSeF повертається. Марта вже вдома. Черга рушає сама, фактури отримують номери KSeF, до кожного документа підв'язується UPO. У п'ятницю вранці Марта бачить у панелі 14 зелених статусів і одне сповіщення: одна фактура відхилена, причина в неактивному NIP контрагента. Вона виправляє один документ замість того, щоб пильнувати чотирнадцять.

Чекліст: що зробити, поки KSeF ще працює

1. Замовте сертифікат KSeF типу Offline і перевірте термін його дії. Без нього офлайн-фактура матиме лише один QR-код.

2. Перевірте, чи ваша система сама виявляє недоступність, чи чекає, поки ви натиснете "надіслати" й побачите помилку.

3. Домовтеся з контрагентами про канал передачі офлайн-фактур, щоб не було суперечок про дату отримання.

4. Переконайтеся, що PDF-візуалізація містить обидва QR-коди, а не лише один.

5. Перевірте, чи довідправка після відновлення системи автоматична і чи є захист від подвійного надсилання тієї самої фактури.

6. Запам'ятайте різницю: offline24 та оголошена недоступність це наступний робочий день, аварія це 7 робочих днів.

7. Увімкніть сповіщення про постановку фактури в офлайн-чергу та про відмову з боку KSeF.

Підсумок

Офлайн-режими не є преміум-функцією чи екзотикою для просунутих. Це звичайна частина роботи із системою, яка інколи не відповідає. Питання лише в тому, чи після збою ви сідаєте зі списком фактур і відмічаєте їх вручну, рахуючи робочі дні, чи просто бачите, що все пішло.

Biurko ставиться до офлайн-черги як до інфраструктури, а не як до вашого завдання. Виявляє, ставить у чергу, відправляє, забирає UPO і озивається лише тоді, коли справді потрібна людина.

Створіть акаунт у Biurko: кожна нова фірма отримує 14 днів плану TEAM без картки, а потім переходить на безкоштовний план FREE. Щоб потренуватися без юридичних наслідків, скористайтеся демо Biurko (demo.biurko.io, доступ на 7 днів, демонстраційне середовище KSeF). Акаунт на app.biurko.io надсилає фактури до робочого KSeF — кожна надіслана фактура справжня.

FAQ

Скільки часу є на надсилання фактури до KSeF у режимі offline24? Невідкладно, щонайпізніше наступного робочого дня після дня виставлення (ст. 106nda ustawy o VAT). "24" в назві не означає 24 астрономічні години. Фактура з п'ятниці має термін до кінця понеділка, якщо понеділок робочий.

Чи може програма сама надіслати фактуру після повернення KSeF? Так, і саме так має бути. Biurko кожні 5 хвилин перевіряє фактури в черзі й, коли шлюз працює, випускає їх автоматично, окремо для кожного середовища, з блокуванням від подвійної відправки.

Що робити, якщо під час терміну offline24 MF оголосить аварію? Тоді застосовується термін аварійного режиму: 7 робочих днів від завершення аварії. Оголошення публікуються в BIP Міністерства фінансів і передаються через інтерфейсне програмне забезпечення KSeF.

Чи потрібен сертифікат KSeF для офлайн-режиму? Для самого виставлення офлайн-фактури ні, але другий QR-код (KOD II, що підтверджує особу виставника) створюється лише із сертифікатом KSeF типу Offline. Це окремий сертифікат від сертифіката для входу (Uwierzytelniający); Biurko може замовити в MF обидва. Без сертифіката Offline Biurko виставить фактуру з одним кодом (KOD I) і попередженням.

Що загрожує за порушення терміну довідправки? За чинним законом штрафи за ст. 106ni закону про VAT діють з 1 січня 2027 року. 16 вересня 2026 року Міністерство фінансів оголосило про їх перенесення на 1 січня 2028 року — це законопроєкт, ще не ухвалений. Обовʼязок надіслати фактуру існує незалежно від штрафів. Деталі: podatki.gov.pl.