Що робити, якщо KSeF не працює, а клієнт чекає на рахунок?

Від 1 квітня 2026 року обов'язкове е-фактурування охопило більшість платників ПДВ у Польщі (найменших — з 1 січня 2027 року). За чинним законом штрафи за ст. 106ni закону про VAT діють з 1 січня 2027 року. 16 вересня 2026 року Міністерство фінансів оголосило про їх перенесення на 1 січня 2028 року — це законопроєкт, ще не ухвалений, і він переносить лише штрафи, а не сам обовʼязок працювати в KSeF. Незалежно від дати штрафів аварійну процедуру варто відпрацювати на практиці, а не просто описати в регламенті. Нижче: дерево рішень, терміни і перелік речей, які треба підготувати заздалегідь, бо під час аварії ви їх уже не встигнете залагодити.

Крок 1: визначте сценарій (30 секунд)

Закон про ПДВ (ustawa o VAT) передбачає чотири різні ситуації, і кожна має власний термін надсилання фактури. Різниця між ними не юридичний нюанс, а різниця між одним робочим днем і сімома.

Джерела: сторінки Міністерства фінансів про режим offline24, аварійний режим та режим offline при недоступності системи.

Практичний висновок: не чекайте на офіційне повідомлення. Перевірка BIP займає хвилину, але якщо повідомлення немає, у вас усе одно є offline24. Цей режим добровільний, доступний завжди і без жодних обмежень щодо кола платників.

Крок 2: виставте фактуру в режимі offline24

Offline24 це ваш хід за замовчуванням, бо він не залежить від чужого рішення. Згідно зі ст. 106nda ustawy o VAT ви виставляєте фактуру в електронній формі за чинною логічною структурою FA(3), а потім надсилаєте її до KSeF невідкладно, не пізніше наступного робочого дня після дня виставлення.

Три речі, які тут плутають найчастіше:

Дата виставлення не змінюється. Датою виставлення є дата, яку ви вказали на фактурі в полі P_1, а не дата, коли KSeF нарешті присвоїв номер. Виставили в п'ятницю, надіслали в понеділок: датою виставлення залишається п'ятниця.

Номер KSeF з'являється пізніше, і це нормально. Для покупця, який є польським платником ПДВ, датою отримання фактури є дата присвоєння номера KSeF, тобто формальне отримання відбувається після досилання документа.

Коригуючу фактуру до офлайн-фактури одразу не виставите. Коригування можливе лише після присвоєння первинній фактурі ідентифікаційного номера в KSeF. Якщо ви помилилися в офлайн-фактурі, спершу треба її надіслати.

Крок 3: QR-коди на офлайн-фактурі

Саме тут найчастіше розсипається імпровізована аварійна процедура.

Якщо ви передаєте фактуру покупцеві поза KSeF, ще до її надсилання до системи, документ має містити два QR-коди:

1. КОД I («OFFLINE») забезпечує доступ до фактури в KSeF і перевірку її даних після надсилання. Посилання в коді містить NIP продавця, дату виставлення та хеш SHA-256 файлу фактури — без номера фактури й сум. КОД I є на кожній фактурі, і на виставленій онлайн (тоді підписом є номер KSeF).

2. КОД II («CERTYFIKAT») підтверджує особу виставника в момент виставлення фактури.

Для генерації другого коду потрібен сертифікат KSeF типу Offline — окремий від сертифіката для входу (Uwierzytelniający), виданий заздалегідь. І тут пастка: сертифікат не отримати під час аварії, бо для його видачі потрібна працююча система. Якщо ви не маєте його сьогодні, ваша офлайн-процедура існує лише на папері.

Є виняток, який спрощує життя: якщо фактура потрапляє до покупця поза KSeF уже після надсилання до системи, достатньо одного QR-коду з номером KSeF.

Крок 4: що робити після відновлення системи

Аварія закінчилася, і починається частина, яку легко проспати, бо вже нічого не болить.

• Дошліть заборговані фактури. В offline24 у вас наступний робочий день. В аварійному режимі 7 робочих днів від дня завершення аварії, а якщо за цей час Мінфін оголосить чергову аварію, термін відлічується від завершення тієї наступної.

• Перевірте, чи кожна фактура отримала номер KSeF. Це єдиний доказ, що документ справді потрапив до системи. Одна фактура без номера в партії це класичний сценарій після відновлення трафіку.

• Правильно позначте фактури в JPK_V7. Фактура, виставлена офлайн, яка отримала номер KSeF пізніше, має власне позначення в реєстрі; період, у якому ви її врахуєте, випливає із загальних правил розрахунку ПДВ, а не з самого офлайн-режиму — у разі сумнівів уточніть це в бухгалтера.

Наслідок пропущеного терміну цілком конкретний. Ст. 106ni закону про VAT передбачає грошову санкцію до 100% суми ПДВ, зазначеної на фактурі, а для фактури без ПДВ до 18,7% загальної суми до сплати; її рахують за кожною фактурою окремо. За чинним законом ці штрафи діють з 1 січня 2027 року. 16 вересня 2026 року Міністерство фінансів оголосило про їх перенесення на 1 січня 2028 року — це законопроєкт, ще не ухвалений, і він переносить лише штрафи, а не сам обовʼязок працювати в KSeF.

Як ця процедура працює в Biurko

Вихідна ідея була проста: під час аварії людина не повинна ухвалювати технічні рішення.

Biurko виявляє аварію шлюзу KSeF автоматично, за трьома помилками шлюзу протягом 60 секунд, і перемикає нові надсилання в режим offline24 замість того, щоб повертати користувачеві помилку; кожні 5 хвилин воно також читає повідомлення MF про недоступність, аварію та повну аварію (джерело «Latarnia»). Фактура, виставлена в цей час, отримує валідований XML FA(3) в архіві, його SHA-256 хеш, а на PDF для покупця — QR-код із посиланням для перевірки (КОД I) і, якщо фірма має сертифікат Offline, КОД II.

Після відновлення системи заборговані передачі повертаються в чергу автоматично, кожні 5 хвилин, без жодного кліку. Якщо якась не буде надіслана до спливу терміну, Biurko саме її не надішле: після терміну воно позначає документ статусом «Потребує перевірки» й надсилає сповіщення особі, яка його виставила (до терміну не попереджає).

Чесно: другий QR-код («CERTYFIKAT») потребує сертифіката KSeF типу Offline. Biurko може замовити його в MF, але зробити це треба до аварії. Без нього Biurko виставить офлайн-фактуру з одним кодом (КОД I) і попередженням — таку фактуру не передавайте покупцеві поза KSeF до її надсилання до KSeF.

Чекліст: підготуйте це до того, як KSeF впаде

1. Замовте сертифікат KSeF типу Offline (у Biurko або в Aplikacja Podatnika) і перевірте, чи ваша програма вміє згенерувати з нього код «CERTYFIKAT».

2. Перевірте, чи ваша система формує коректний XML FA(3) без з'єднання з KSeF. Якщо вона генерує лише PDF, офлайн-режиму у вас немає.

3. Збережіть джерела повідомлень: BIP Міністерства фінансів і технічні повідомлення на ksef.podatki.gov.pl. Визначте, хто їх перевіряє.

4. Узгодьте з покупцями поза KSeF спосіб передачі фактури (e-mail, панель клієнта, роздруківка). Це домовленість наперед, а не біля каси.

5. Призначте відповідального за досилання після аварії. Термін спливає незалежно від того, чи хтось про нього пам'ятає.

6. Проведіть одне навчання «на сухо». Щоб потренуватися без юридичних наслідків, скористайтеся демо Biurko (demo.biurko.io, доступ на 7 днів, демонстраційне середовище KSeF). Акаунт на app.biurko.io надсилає фактури до робочого KSeF — кожна надіслана фактура справжня. Дізнаєтеся більше, ніж з будь-якого посібника.

Підсумок

Аварія KSeF не зупиняє продажі, якщо ви знаєте, в якому ви режимі і який у вас термін. Уся складність у тому, що рішення треба ухвалити за кілька десятків секунд, при клієнтові, без доступу до системи, в якій ви зазвичай такі речі перевіряєте.

Тому краще, щоб це рішення ухвалювала програма, а ви лише виставляли фактуру. Biurko виявляє аварію, перемикає режим, генерує QR-коди й досилає документи після відновлення системи. Створіть безкоштовний акаунт і подивіться в демо Biurko (demo.biurko.io, доступ на 7 днів), як виглядає виставлення й надсилання фактур до KSeF.

FAQ

Що робити, коли KSeF не працює, а треба виставити фактуру? Виставте її в режимі offline24 за структурою FA(3) і надішліть до KSeF не пізніше наступного робочого дня після дня виставлення. Чекати на повідомлення Міністерства фінансів не потрібно, цей режим доступний завжди.

Скільки часу є на досилання фактури після аварії KSeF? У режимі offline24 це наступний робочий день після дня виставлення. В аварійному режимі, оголошеному Мінфіном, це 7 робочих днів від дня завершення аварії. Якщо за цей час оголосять чергову аварію, термін відлічується від її завершення.

Чим режим offline24 відрізняється від аварійного? Offline24 ви обираєте самі, наприклад коли немає інтернету, і маєте один робочий день на надсилання. Аварійний режим діє лише тоді, коли Мінфін оголосить аварію в BIP та в інтерфейсному ПЗ, але дає 7 робочих днів.

Чи дійсна офлайн-фактура без номера KSeF? Так. Датою виставлення є дата, вказана на фактурі, а номер KSeF присвоюється після надсилання документа до системи. Обов'язок надіслати її вчасно при цьому залишається.

Навіщо на офлайн-фактурі два QR-коди? Перший дає доступ до фактури в KSeF і перевірку її даних, другий підтверджує особу виставника. Другий (КОД II) потребує сертифіката KSeF типу Offline, окремого від сертифіката для входу. Обидва потрібні лише тоді, коли ви передаєте фактуру покупцеві поза KSeF до її надсилання.