Ще два роки тому описка в NIP (польський податковий номер) покупця була просто прикрістю. Виставляли nota korygująca (коригувальна нота) або нову фактуру, і тема закривалася. Зараз усе інакше. Фактура, яка отримала номер KSeF, є незмінною. Її не можна ані анулювати, ані видалити, а документ із чужим NIP потрапляє на рахунок сторонньої фірми в системі.
До цього додається друга, давніша пастка: оплата на рахунок поза biała lista при транзакції понад 15 000 zł означає втрату податкових витрат і солідарну відповідальність за VAT контрагента.
Нижче: що саме перевіряти, у якому реєстрі та коли це вже не добра практика, а питання грошей.
Три реєстри, три різні питання
Підприємці часто кажуть «я перевірив контрагента», маючи на увазі один пошуковик. Насправді кожен реєстр відповідає на своє питання, і жоден не замінює інші.
Реєстр На яке питання відповідає Коли використовувати GUS (статистика), CEIDG (ФОП, польською JDG), KRS (компанії) Чи фірма існує, яка її повна назва, адреса та правова форма? Завжди перед першою фактурою новому контрагенту Wykaz podatników VAT (biała lista) Чи це чинний платник VAT і чи цей рахунок належить йому? Перед кожною оплатою понад 15 000 zł VIES Чи дійсний номер VAT UE контрагента? При постачаннях і послугах для фірм з ЄС
Найчастіша помилка: плутанина між першими двома. Реєстрація в CEIDG не означає, що особа є чинним платником VAT, а виключення з реєстру VAT не видаляє фірму з CEIDG. Це дві незалежні колії.
Чому в KSeF неправильний NIP коштує дорожче, ніж раніше
У структурі FA(3) саме NIP покупця вирішує, кому система надасть фактуру. Помилитеся на одну цифру, і документ або не дійде ні до кого, або зʼявиться на рахунку випадкового платника з таким номером.
Просте коригування даних покупця цього не виправить, бо фактура вже існує за неправильною адресою. Правильний шлях складається з двох кроків:
коригувальна фактура, що обнуляє початковий документ, виставлена в KSeF або в режимі offline24 (ст. 106j ч. 4 ustawy o VAT, польського закону про VAT),
нова початкова фактура з правильним NIP покупця.
Додався ще один елемент. Із 1 лютого 2026 року покупець уже не виправить навіть дрібну формальну помилку через nota korygująca, бо цей інструмент скасовано. Уся відповідальність за коректність даних лежить на виставнику.
Приклад. Фактура на 10 000 zł нетто з NIP 111-111-11-11 замість 222-222-22-22. Замість однієї правки ви маєте три документи в обігу: початкову фактуру, коригування до нуля на помилковий NIP і нову фактуру на правильний. Плюс розмова з чужою фірмою, у якої на рахунку KSeF висить ваш продаж.
Варто памʼятати й таке: KSeF не перевіряє статус VAT покупця. Система перевіряє коректність структури документа, а не те, чи ваш контрагент досі є чинним платником. Цей обовʼязок залишається на вас.
Biała lista: коли перевірка рахунку є обовʼязком
Wykaz podatników VAT веде Szef KAS (керівник Національної податкової адміністрації) на підставі ст. 96b ч. 1 ustawy o VAT. Там ви знайдете статус VAT, дати реєстрації, виключення або поновлення, а також номери розрахункових рахунків, підтверджені в системі STIR.
Поріг, за яким перевірка перестає бути доброю практикою, це 15 000 zł. Він випливає зі ст. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców (закон про підприємців) і стосується разової вартості транзакції між підприємцями, а не окремої фактури чи транша. Поділ оплати 50 000 zł на пʼять траншів по 10 000 zł обовʼязку не знімає.
Наслідки оплати на рахунок поза реєстром двоє, і вони накопичуються:
неможливість віднести витрату до податкових витрат (ст. 15d ustawy o CIT, ст. 22p ustawy o PIT),
солідарна відповідальність за VAT, не сплачений контрагентом (ст. 117ba Ordynacji podatkowej, Податкового кодексу Польщі).
Два моменти дивують найчастіше. По-перше, у реєстрі є виключно розрахункові рахунки (rachunki rozliczeniowe), тому приватний рахунок ФОП там просто не зʼявиться. По-друге, якщо постачальник звільнений від VAT, санкції за рахунок поза реєстром не виникають, бо реєстр охоплює зареєстрованих платників.
Реєстр дозволяє перевірити стан на обрану дату, до 5 років назад. Це важливо при перевірці: значення має статус на день замовлення переказу, а не сьогодні.
Переказ уже пішов. Що далі
Є два шляхи.
ZAW-NR. Повідомлення про оплату на рахунок поза реєстром подається керівнику вашої власної податкової інспекції (не контрагента) протягом 7 днів від дня замовлення переказу, на підставі ст. 117ba § 3 п. 2 Ordynacji podatkowej. Найпростіше через e-Urząd Skarbowy (електронний кабінет платника), зразок формуляра є на podatki.gov.pl.
Дві деталі. Строк починається з наступного дня після замовлення переказу і включає вихідні. Це матеріальний строк, тобто він не підлягає поновленню. Запізнення на один день закриває тему остаточно.
Механізм поділеного платежу (MPP, split payment). Оплата через MPP вимикає обидві санкції незалежно від того, чи є рахунок у реєстрі. При регулярних оплатах контрагенту, чийого рахунку немає в списку, це зазвичай зручніше, ніж щомісяця стежити за строком.
Як перевіряти масово, а не вручну
При кільканадцяти фактурах на місяць вистачить пошукової форми. Для бухгалтерського бюро з пʼятдесятьма клієнтами ручні кліки перестають працювати. Міністерство фінансів дає три шляхи, описані в документації API реєстру:
метод
search: повні дані субʼєкта, але ліміт 100 запитів на добу, максимум 30 субʼєктів за раз,метод
check: відповідь ТАК/НІ для пари NIP і рахунок, до 5000 субʼєктів,плоский файл (plik płaski): публікується щодня опівночі, містить захешовані пари NIP і рахунок для масової перевірки.
Після перевищення ліміту доступ може бути заблокований до 0:00, і, що важливо, блокування охоплює також пошукову форму на сайті, а не лише API. Це реальний ризик наприкінці місяця в бухгалтерському бюро.
Найважливіша деталь, яку багато хто пропускає: кожен запит повертає унікальний ідентифікатор запиту, наданий KAS. Саме він є доказом того, що перевірка відбулася і станом на яку дату. Скріншот є слабшим доказом. Зберігайте ідентифікатор разом із документом оплати.
Чек-лист перед першою фактурою новому контрагенту
Завантажте дані фірми за NIP із GUS замість переписувати їх з листа. Описки в назві та адресі усуваються на джерелі.
Перевірте NIP двічі, перш ніж відправити фактуру в KSeF. Після надання номера KSeF виправлення коштує коригування до нуля плюс нова фактура.
Для контрагента з ЄС перевірте номер VAT UE у VIES, а не лише в національному реєстрі.
Перед кожною оплатою понад 15 000 zł перевірте рахунок у Wykaz podatników VAT станом на день замовлення переказу.
Збережіть ідентифікатор запиту разом із документом оплати.
Якщо переказ пішов на рахунок поза реєстром, подайте ZAW-NR протягом 7 днів або перейдіть на MPP для наступних оплат.
У постійних контрагентів перевіряйте статус VAT періодично. Виключення з реєстру не приходить зі сповіщенням.
Підсумок
Перевірка контрагента займає секунди, а помилка коштує втрати податкової витрати, відповідальності за чужий VAT і кількох годин прибирання документів у KSeF. Ключ у тому, щоб знати: реєстри відповідають на різні питання, і треба звертатися до правильного в потрібний момент.
У Biurko дані контрагента ви завантажите з GUS за NIP, REGON або KRS одним кліком, а система валідує NIP і номер VAT UE, перш ніж фактура потрапить до KSeF. При імпорті закупівельних фактур із KSeF дані контрагентів доповнюються з GUS автоматично. Створіть безкоштовний акаунт і перевірте це на власних фактурах.
FAQ
Як перевірити, чи контрагент є чинним платником VAT? Введіть його NIP у пошуку Wykaz podatników VAT на podatki.gov.pl. Ви отримаєте статус VAT, дату реєстрації та унікальний ідентифікатор, що підтверджує виконання запиту. Можна перевірити стан на обрану дату, до 5 років назад.
Чи треба перевіряти biała lista при кожній фактурі? Ні. Обовʼязок стосується оплат за транзакцією, разова вартість якої перевищує 15 000 zł, між підприємцями. Нижче цього порогу санкції зі ст. 15d CIT, ст. 22p PIT і ст. 117ba Ordynacji podatkowej не виникають, хоча перевірка залишається доброю практикою.
Скільки часу є на подання ZAW-NR? Сім днів від дня замовлення переказу, до вашої власної податкової інспекції. Строк рахується з наступного дня і включає вихідні. Це матеріальний строк, тому він не підлягає поновленню. Альтернатива це оплата через MPP, яка вимикає санкції.
Що робити з неправильним NIP покупця у фактурі в KSeF? Виставте коригувальну фактуру, що обнуляє початковий документ, а потім нову фактуру з правильним NIP. Фактуру з наданим номером KSeF не можна анулювати чи редагувати, а сама зміна NIP через коригування не перенесе документ правильному отримувачу.
Чому рахунку мого контрагента немає в biała lista? У реєстрі публікуються виключно розрахункові рахунки чинних платників VAT, підтверджені в системі STIR. Приватний особистий рахунок ФОП туди не потрапить, навіть якщо фактично використовується для розрахунків фірми.