Багато підприємців після переходу на KSeF помітили дивну річ: фактури виходять швидше, паперів менше, а гроші приходять так само пізно, як і раніше. Це не помилка впровадження. Термін оплати фактури в KSeF, як і раніше, випливає з договору або з ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (закон про протидію надмірним затримкам у господарських операціях), а не з системи Міністерства фінансів.
Змінилося інше, і дуже конкретне. День виставлення і день доручення фактури тепер записані в центральному державному реєстрі, який жодна зі сторін не може оскаржити. Аргумент «я не отримав фактуру» зник. Нижче показую, як перевести це в реальний cash flow.
Три дати, які визначають ваш cash flow
Одна фактура в KSeF має кілька дат, і лише частина з них має юридичне значення.
Дата Звідки береться Для чого потрібна Дата в полі P_1 Вписує виставник у файлі XML Обов'язковий елемент фактури, але в режимі online поступається даті надсилання Дата надсилання до KSeF Момент відправки файлу Дата виставлення фактури (ст. 106na ust. 1 ustawy o VAT) Дата присвоєння номера KSeF Присвоює система Дата отримання фактури покупцем (ст. 106na ust. 3) Термін оплати Договір або фактура Момент настання вимоги, від нього рахуються відсотки
Міністерство фінансів підтверджує це прямо: структуровану фактуру вважають виставленою в день її надсилання до KSeF, а отриманою, в день присвоєння їй ідентифікаційного номера (роз'яснення в базі Eureka MF).
Практичний висновок: виставлення «заднім числом» закінчилося. Якщо ви надішлете файл 3 березня, фактуру виставлено 3 березня, навіть якщо в P_1 стоїть 28 лютого. Кожен день затримки з надсиланням, це день, на який ви відсуваєте початок власного терміну оплати.
Виняток стосується режиму offline24. Тоді датою виставлення є дата з поля P_1, а фактуру треба надіслати до KSeF невідкладно, не пізніше наступного робочого дня.
Міні-кейс: де саме витікає готівка
Послугу виконано 20 березня 2026 року. Фактуру підготовлено 31 березня, надіслано до KSeF 31 березня о 23:50, номер KSeF присвоєно 1 квітня о 00:03. Термін оплати: 30 днів, тобто 30 квітня. Клієнт платить 12 травня.
Що відбувається між цими датами:
Податковий обов'язок з VAT виник у березні, з моментом виконання послуги (ст. 19a ust. 1 ustawy o VAT), а не в день оплати.
VAT з цієї фактури ви показуєте в JPK_V7 за березень і сплачуєте до 25 квітня.
Гроші від клієнта маєте 12 травня.
Протягом 17 днів ви фінансуєте державний бюджет власними коштами, з фактури, за яку вам ще ніхто не заплатив. Це реальна ціна затору платежів, і у звіті про прибутки та збитки її не видно.
Скільки максимально можна чекати
Закон про протидію надмірним затримкам встановлює жорсткі межі (опис на biznes.gov.pl):
60 днів в операціях між рівнозначними приватними підприємцями. Довший термін допустимий лише тоді, коли сторони чітко його встановили, кредитором не є мікро, малий чи середній підприємець, а домовленість не є явно несправедливою.
30 днів, коли боржником є публічний суб'єкт.
60 днів, коли боржником є публічний суб'єкт, що є медичним закладом.
Якщо ви мікро, малий або середній підприємець і продаєте великій компанії, 60 днів, це тверда стеля. Запис у договорі про 90 днів у такій ситуації не діє.
Якщо сторони взагалі не встановили терміну, відсотки належать після 60 днів (приватний боржник або публічний медичний заклад) чи після 30 днів (інші публічні суб'єкти), рахуючи від дня виконання вами зобов'язання.
Що вам належить, коли клієнт не платить
Законні відсотки за прострочення в господарських операціях належать без виклику до сплати, самим фактом прострочення. З 1 липня 2026 р. до 31 грудня 2026 р. вони становлять 13,75% річних, а 11,75%, коли боржником є публічний суб'єкт, що є медичним закладом (обвіщення Міністра фінансів і економіки, M.P. 2026 poz. 642).
До цього додається фіксована компенсація за витрати на стягнення заборгованості (rekompensata), також без виклику і без доведення фактичних витрат:
еквівалент 40 євро, коли сума не перевищує 5 000 злотих,
70 євро, коли вона вища за 5 000 злотих і нижча за 50 000 злотих,
100 євро, коли вона становить 50 000 злотих або більше.
Повернімося до прикладу. Фактура на 12 300 злотих брутто, 12 днів прострочення: відсотки становлять близько 56 злотих, а компенсація в розмірі 70 євро в кілька разів більша. При невеликих фактурах саме компенсація є реальним аргументом, а не відсотки.
Третій інструмент, це ulga na złe długi (пільга на безнадійні борги). Якщо заборгованість не погашено і не відступлено протягом 90 днів від спливу терміну оплати, її безнадійність вважається обґрунтованою і ви можете скоригувати базу оподаткування та належний VAT (ст. 89a ustawy o VAT). Симетрично діє ст. 89b: боржник, який відрахував VAT і не заплатив, зобов'язаний скоригувати це відрахування за період, у якому минув 90-й день. Цей обов'язок існує незалежно від того, чи скористаєтеся ви пільгою.
Я не податковий радник, тому конкретне оформлення узгодьте з бухгалтером. Формальні умови зі ст. 89a ust. 2 треба виконати повністю.
Пастка: KSeF нікого не повідомляє
Це місце, де очікування найчастіше розходяться з реальністю. Фактура, надіслана до KSeF, юридично доручена покупцю, але покупець не отримує про це жодного сигналу. Podręcznik KSeF 2.0 прямо зазначає, що система не надсилає автоматичних повідомлень про отримання нової фактури. Міністерство пояснює це тим, що при великій кількості вхідних фактур такі сповіщення були б радше перешкодою.
Тобто: юридично клієнт «має» фактуру, а практично може не знати про неї тижнями, якщо заходить до KSeF раз на місяць.
Два операційні висновки:
Надсилайте фактуру на пошту, як і раніше. PDF або сам номер KSeF у тексті листа. Це не обов'язок, це управління ліквідністю.
Завантажуйте вхідні фактури автоматично. Інакше пропустите власні терміни оплати та чужі помилки на фактурах, виставлених на ваш NIP (польський податковий номер).
Виняток стосується покупців зі ст. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, зокрема суб'єктів без осідку в Польщі. Їм фактуру передають поза KSeF узгодженим способом, а датою отримання є дата фактичного отримання.
З 1 січня 2027 року: номер KSeF у призначенні платежу
Стаття 108g ustawy o VAT запроваджує з 1 січня 2027 р. обов'язок для покупця, який є активним платником VAT: сплачуючи переказом або дорученням про оплату за структуровану фактуру, виставлену іншим активним платником VAT, він мусить вказати в призначенні платежу номер KSeF цієї фактури або збірний ідентифікатор, якщо одним платежем закриває кілька фактур. Обов'язок охоплює також повідомлення переказу в механізмі розділеного платежу (MPP).
Поза межами обов'язку залишаються, зокрема, оплати готівкою, карткою і BLIK, а також ситуації, коли продавець користується звільненням від VAT. Покупець також мусить перевірити статус VAT продавця на день оплати в офіційному переліку платників (ст. 96b ustawy o VAT).
Для cash flow це добра новина. Переказ із номером KSeF у призначенні, це переказ, який не треба вручну зіставляти з фактурою. Зникає найчастіша причина «фактура не закрита, хоча оплату отримано». Ніщо не заважає вписувати номер KSeF у призначення платежу вже у 2026 році і виробити звичку заздалегідь.
Часте непорозуміння: номер KSeF, це не номер вашої фактури. Номер фактури присвоюєте ви, номер KSeF присвоює система. З 2027 року обидва існують паралельно.
Чек-лист: як скоротити реальний час до оплати
Надсилайте до KSeF того самого дня, коли завершили роботу. Дата надсилання, це дата виставлення, тож кожен день зволікання, це день безплатного кредиту для клієнта.
Скоротіть стандартний термін оплати. Якщо у вас це 30 днів, перевірте, чи 14 днів справді коштує вам клієнтів. Зазвичай ні.
Вимірюйте DSO, а не кількість фактур. Середня кількість днів від виставлення до оплати покаже, проблема в одному клієнті чи у вашому процесі.
Повідомляйте клієнта поза KSeF. Лист із номером KSeF у день надсилання.
Реагуйте наступного дня після терміну, а не через місяць. Відсотки і компенсація належать автоматично, тож перше нагадування може бути коротким і ввічливим.
Позначте в календарі 90-й день після терміну. Це момент рішення про ulga na złe długi.
На великих замовленнях працюйте на авансах. Авансова фактура (faktura zaliczkowa) переносить частину надходження на початок проєкту, а не на його кінець.
Підсумок
KSeF не скорочує терміни оплати, але забирає у боржників відмовки і дає вам тверду державну дату доручення кожної фактури. Решта залежить від того, як швидко ви виставляєте, які терміни застосовуєте і чи взагалі знаєте, скільки реально чекаєте на гроші.
У Biurko ви бачите це на одному екрані: статус оплати кожної фактури (оплачена, неоплачена, прострочена), загальну суму прострочених надходжень і середню кількість днів від виставлення до оплати. Номер KSeF зберігається разом із фактурою, тож буде готовий для призначення платежу ще до того, як стане обов'язковим. Створіть безкоштовний акаунт на biurko.io і перевірте свій DSO на власних фактурах.
FAQ
Чи KSeF змінює термін оплати фактури? Ні. Термін оплати випливає з договору або із закону про протидію надмірним затримкам у господарських операціях. KSeF визначає лише дату виставлення (день надсилання до системи) і дату отримання фактури покупцем (день присвоєння номера KSeF).
Від якого дня рахується прострочення оплати за е-фактуру? Від дня, наступного за терміном оплати, вказаним у договорі або на фактурі. Від цього дня належать законні відсотки за прострочення в господарських операціях, без потреби надсилати виклик до сплати.
Скільки становлять відсотки за прострочення в господарських операціях у 2026 році? З 1 липня до 31 грудня 2026 р. це 13,75% річних, а 11,75%, коли боржником є публічний суб'єкт, що є медичним закладом. Ставку встановлюють на кожне півріччя і оголошують в обвіщенні.
Чи клієнт отримує повідомлення про мою фактуру в KSeF? Ні. KSeF не надсилає автоматичних повідомлень про нові фактури. Покупець мусить сам перевірити систему або користуватися програмою, яка завантажує фактури автоматично. Саме тому фактуру варто й надалі надсилати поштою.
Коли можна повернути VAT з неоплаченої фактури? Коли мине 90 днів від спливу терміну оплати, а заборгованість не погашено і не відступлено. Тоді безнадійність вважається обґрунтованою і ви можете скоригувати базу оподаткування та належний VAT на підставі ст. 89a ustawy o VAT, за умови виконання формальних вимог.