Перехідний період KSeF: обов'язок уже є, а штрафи — формально з 2027

Що насправді «без штрафу» — а що ні

Спершу про терміни, бо саме тут народжується непорозуміння. Обов'язок користуватися KSeF уже діє — з дати, що відповідає вашій категорії. Відкладено лише одну конкретну групу адміністративних штрафів за його порушення.

Згідно з офіційною позицією Міністерства фінансів Польщі, норми про накладення штрафів набирають чинності аж 1 січня 2027 р. і не діють заднім числом. У період із 1 лютого до 31 грудня 2026 р. податкова не накладе адміністративного штрафу за невиконання обов'язків KSeF.

За чинним законом штрафи за ст. 106ni закону про ПДВ діють з 1 січня 2027 року. 16 вересня 2026 року Міністерство фінансів оголосило про їх перенесення на 1 січня 2028 року — це законопроєкт (у реєстрі законодавчих робіт уряду з 23 вересня 2026 року), ще не ухвалений, і він переносить лише штрафи, а не сам обов'язок працювати в KSeF.

Міністерство прямо називає цей час періодом, коли податкова адміністрація зосереджена на навчанні, а не на покаранні. Це реальне послаблення. Але стосується воно лише однієї категорії — відсоткових грошових штрафів зі ст. 106ni. Решта відповідальності залишилася на місці.

Для контексту: коли ці штрафи почнуть діяти, вони дошкуляють по-справжньому. Ст. 106ni закону про ПДВ дозволяє накласти штраф до 100% суми податку, зазначеної у фактурі, а для фактур без виділеного ПДВ — до 18,7% загальної суми до сплати. Рішення ухвалює naczelnik urzędu skarbowego (начальник податкової інспекції).

Перший підступ: кримінально-фіскальна відповідальність нікуди не зникає

Відкладення штрафів із закону про ПДВ не зупиняє дію Kodeks karny skarbowy (KKS — Кримінально-фіскальний кодекс). Це два окремі режими — і в перехідний період другий із них працює.

Ст. 62 KKS уже багато років передбачає штраф, зокрема, за невиставлення фактури, виставлення її з помилками або відмову її видати. Ці норми не чекають на 2027 рік — вони діють уже сьогодні, незалежно від KSeF. Якщо у перехідний період ваша фактура «загубиться» між PDF-файлом і поштовою скринькою бухгалтера, відсутність відсоткового адміністративного штрафу не означає, що тему закрито.

На практиці податковий орган зважує обставини — вагу, ступінь і частоту порушення — і може відмовитися від штрафу за форс-мажору, наприклад збою системи. Тож це не «пастка на першу ж помилку інтеграції». Але юридичний ризик існує, і про нього варто знати, а не вважати, що 2026 рік — це зона без наслідків.

Другий підступ: фактура поза KSeF — це (юридично) не фактура

Це найпрактичніший підступ — він б'є по вас незалежно від будь-якого штрафу податкової.

Після набрання чинності обов'язком фактура, виставлена онлайн, вважається виставленою лише тоді, коли вона успішно надійшла до KSeF і пройшла валідацію — прийняття підтверджують номер KSeF та UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru — офіційне підтвердження прийняття). Фактура, відхилена KSeF, не виставлена (в офлайн-режимах фактура законно існує ще до присвоєння номера KSeF). Документ, згенерований у програмі й надісланий мейлом як PDF, — якщо він не пройшов через систему — у розумінні закону про ПДВ просто не є фактурою.

Наслідок до болю простий: ваш покупець не відрахує з такого документа ПДВ. Свідомий контрагент його відхилить і попросить фактуру «з KSeF». У найкращому разі ви втратите день на переробку. У гіршому — контрагент затримає оплату, і ваш грошовий потік зупиниться.

Короткий приклад. JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza — одноосібна діяльність, аналог українського ФОП) у травні виставляє фактуру на 12 300 zł брутто (2 300 zł ПДВ) і надсилає PDF мейлом, бо «штрафів усе одно немає до 2027». Клієнт — велика компанія, що вже працює в KSeF, — повертає її, бо його бухгалтерія не прийме документ поза системою. Штраф податкової: нуль. Реальна ціна: заблокована оплата і нервова правка процесу посеред місяця.

Третій підступ: перехідні пільги — це вікно, що зачиняється

Легко сприймати 2026 рік як кінцевий стан. Це помилка — це риштування, яке розберуть наприкінці року.

Що конкретно спливає 31 грудня 2026 р.:

• Ліміт 10 000 zł для найменших фірм. До 31 грудня 2026 р. поза KSeF можуть виставляти платники, у яких місячна вартість брутто B2B-фактур, на які поширюється обов'язок KSeF, не перевищує 10 000 zł (фактури для споживачів, чеки з NIP, спрощені фактури до 450 zł і продаж із каси не враховуються). Це право втрачається починаючи з фактури, якою перевищено ліміт. Із 1 січня 2027 р. поріг зникає.

• Фактури з кас і спрощені фактури. Фактури з касових апаратів та paragon z NIP (касовий чек із податковим номером) до 450 zł як спрощені фактури можуть діяти в попередній формі до кінця 2026 р. Після цього кожна фактура B2B, на яку поширюється обов'язок, іде через KSeF.

• Авторизаційні токени. За чинними правилами токени KSeF перестають діяти 31 грудня 2026 року. На консультаціях 9 червня 2026 року Міністерство фінансів запропонувало їх зберегти, але рішення у формі акта ще немає — безпечніше перейти на сертифікат KSeF і впорядкувати спосіб автентифікації у фірмі, доки це не стало примусом.

А за чинним законом 1 січня 2027 р. одночасно стартує режим штрафів зі ст. 106ni (оголошене перенесення на 2028 р. поки що лише законопроєкт). Інакше кажучи: за чинними нормами день, коли спливають пільги, — це той самий день, коли починаються санкції. Якщо перенесення ухвалять, штрафи стартують пізніше — а пільги все одно спливуть.

Що це означає для вас сьогодні — за категоріями

Ваш обов'язок залежить від категорії. Швидка шпаргалка:

Джерело: графік Міністерства фінансів для JDG і МСП. Оголошене перенесення штрафів на 1 січня 2028 р. поки що лише законопроєкт, ще не ухвалений.

Якщо ви великий платник — ви в системі з лютого, тож перехідний період для вас лише буфер на завершення інтеграцій, а не привід зволікати. Якщо ви ведете JDG або МСП — обов'язок стосується вас із квітня; період без штрафів — це час на навчання, а не на відкладання. Якщо ви найменша фірма до 10 000 zł — формально маєте час до січня 2027 р., але щомісяця стежте за лімітом: перша ж фактура, що його перевищить, вмикає обов'язок одразу.

Чек-лист: як використати перехідний період

1. Визначте свою категорію і дату старту — великі (1 лютого), інші (1 квітня), найменші (1 січня 2027, доки ≤ 10 000 zł/міс.).

2. Почніть виставляти у KSeF уже зараз, навіть якщо формально ще можна поза системою — навчання дешевше, коли немає ризику.

3. Перевіряйте, чи кожна фактура отримує UPO — це доказ, що її справді виставлено, а не лише згенеровано.

4. Припиніть надсилати PDF-и контрагентам B2B — для них має значення документ із KSeF, інакше вони не відрахують ПДВ.

5. Перейдіть на сертифікат KSeF замість того, щоб чекати на 31 грудня 2026 р. — за чинними правилами тоді перестають діяти токени.

6. Якщо ви близько до порогу 10 000 zł — налаштуйте сповіщення, щоб не пропустити фактуру, яка перевищить ліміт.

7. Навчіть команду й бухгалтерію нового обігу, перш ніж почнуться штрафи.

Підсумок

«Обов'язок без штрафу» — це правда, але лише у вузькому сенсі відсоткових адміністративних штрафів зі ст. 106ni, які за чинним законом стартують 1 січня 2027 р. (Міністерство фінансів оголосило про перенесення на 1 січня 2028 р. — це законопроєкт, ще не ухвалений). Кримінально-фіскальна відповідальність діє далі, а фактура поза KSeF юридично не існує, тож контрагент не відрахує з неї ПДВ. Перехідний період — це не зона без правил, а час на спокійне впровадження, доки пільги не спливли, а штрафи не почалися. Найкраще використати його, виставляючи фактури у KSeF уже сьогодні. Заведіть фірму в Biurko — 14 днів тарифу TEAM без картки, потім безкоштовний тариф FREE — на biurko.io і пройдіть перехідний період без несподіванок.

FAQ

Чи є штрафи за KSeF у 2026 році? У 2026 р. адміністративні грошові штрафи зі ст. 106ni закону про ПДВ ще не діють (за чинним законом вони стартують 1 січня 2027 р.). Однак кримінально-фіскальна відповідальність за Kodeks karny skarbowy за невиставлення або помилкове виставлення фактури діє далі, незалежно від KSeF.

Коли починаються штрафи за KSeF? За чинним законом штрафи зі ст. 106ni закону про ПДВ діють з 1 січня 2027 р. і не діють заднім числом. 16 вересня 2026 р. Міністерство фінансів оголосило про їх перенесення на 1 січня 2028 р. — це законопроєкт, ще не ухвалений, і він переносить лише штрафи. Штраф може сягати до 100% суми ПДВ із фактури, а для фактур без виділеного податку — до 18,7% загальної суми до сплати. Рішення ухвалює начальник податкової інспекції.

Чи можу я виставляти фактури поза KSeF у перехідний період? Як правило, ні, якщо обов'язок уже стосується вас. Виняток — найменші платники з місячною вартістю брутто B2B-фактур, на які поширюється обов'язок, до 10 000 zł: вони можуть виставляти поза KSeF до кінця 2026 р. Це право вони втрачають із фактури, якою перевищать ліміт.

Чи дійсна фактура, виставлена поза KSeF? Якщо вас охоплює обов'язок, фактура вважається виставленою лише після успішного надсилання до KSeF і проходження валідації (онлайн: з номером KSeF і UPO як підтвердженням прийняття). Документ, надісланий як PDF поза системою, не є фактурою в розумінні закону про ПДВ, і покупець не відрахує з нього податок.

До якого часу найменші фірми звільнені від KSeF? До 31 грудня 2026 р. поза KSeF можуть виставляти найменші платники, у яких місячна вартість брутто B2B-фактур, на які поширюється обов'язок, не перевищує 10 000 zł; з 1 січня 2027 р. обов'язок охоплює всіх. Після перевищення ліміту обов'язок виникає одразу — із фактури, якою перевищено поріг.