ZAW-FA — це не те саме, що надання повноважень у KSeF
Це дві різні речі, і саме тут виникає більшість плутанини.
ZAW-FA (Zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień — повідомлення до податкової про надання чи відкликання доступу до KSeF) — це паперова або електронна форма, яку подають до податкової інспекції (urząd skarbowy). Її єдина функція — вказати одну першу фізичну особу, яка діятиме від імені субʼєкта, коли система не може автоматично повʼязати користувача з компанією. Це стосується насамперед компаній без кваліфікованої електронної печатки.
Надання повноважень відбувається усередині самого KSeF — це ви робите онлайн після входу: для своїх працівників, бухгалтера чи бюро. До податкової з цим іти не треба.
У KSeF надають три основні види повноважень:
Повноваження Що дає Керування повноваженнями Надання й відкликання доступу іншим (найширший обсяг, роль адміністратора) Виставлення фактур Створення й надсилання структурованих фактур до KSeF Доступ до фактур Перегляд і отримання фактур продажу та закупівлі компанії
Додатково є спеціальні повноваження (зокрема самофактурування та фактури VAT RR). Види повноважень і правила їх надання визначає Розпорядження Міністра фінансів і економіки від 12 грудня 2025 р. про користування KSeF (Dz.U. 2025, поз. 1815).
ФОП (JDG): коли ZAW-FA НЕ потрібен
Якщо ви ведете JDG, у вас є повноваження власника, автоматично привʼязані до вашого NIP (польський податковий номер). Це найширший набір — виставлення, доступ до фактур і керування повноваженнями. Їх не можна відкликати, і нікуди не треба подавати.
Щоб почати, ви входите в KSeF за допомогою Profil Zaufany (Довірений профіль — польський електронний підпис, аналог української Дія.Підпис), застосунку mObywatel або кваліфікованого підпису з номером NIP чи PESEL (польський персональний номер). Після входу одразу надаєте доступ кому потрібно — електронно.
Як фізична особа ви не подаєте ZAW-FA, щоб призначити бухгалтера чи працівника. Єдиний виняток: якщо ви хочете автентифікуватися кваліфікованим підписом, що не містить NIP та PESEL — тоді через ZAW-FA реєструють «відбиток» (fingerprint) цього підпису. Це рідкісний випадок.
Практичний висновок: власник ФОП ніколи не повинен чекати податкову, щоб дати доступ бухгалтеру. Усе робить сам, за кілька хвилин, онлайн.
Компанія без печатки (ТОВ): ZAW-FA крок за кроком
Ось тут ZAW-FA доречний. Spółka z o.o. (аналог ТОВ), акціонерне товариство чи фундація — це субʼєкт, що не є фізичною особою. Система не повʼяже його автоматично з конкретною людиною, тому:
Є кваліфікована електронна печатка з NIP? ZAW-FA не подаєте. Входите за печаткою й надаєте подальші повноваження онлайн. Можете також згенерувати токен або сертифікат KSeF для автоматизації.
Печатки немає? Подаєте ZAW-FA, щоб вказати одну фізичну особу (наприклад, члена правління чи учасника), яка стане адміністратором.
Як подати ZAW-FA(3) — версію, що діє з 1 лютого 2026 р.:
Заповніть інтерактивну форму в e-Urząd Skarbowy (електронна податкова) або завантажте зразок зі сайту Міністерства фінансів. Вказуєте NIP компанії, відповідну податкову інспекцію, мету (надання повноважень) і дані уповноваженої особи.
Впишіть адреси email — у частині про субʼєкт і про уповноважену особу вони обовʼязкові. Саме на них KSeF надішле підтвердження. Без email — виклик на доповнення форми.
Підпишіть через осіб, уповноважених на представництво, у потрібній кількості (наприклад, згідно з представництвом у реєстрі KRS).
Подайте документ: через e-Urząd Skarbowy (як загальний лист), через e-Doręczenia (електронні рекомендовані доставки) або паперово. Увага: з 1 січня 2026 р. ZAW-FA, надісланий через ePUAP, не вважається належно доставленим.
Дочекайтеся внесення в систему. Податкова перевіряє форму формально й вносить її зазвичай протягом кількох робочих днів.
У чинній версії форми вказана особа одразу отримує повноваження (зокрема на виставлення фактур) і потім може надавати подальший доступ іншим — електронно, без нових візитів до податкової. Деталі процедури — на офіційній сторінці «Повноваження й авторизація» на ksef.podatki.gov.pl.
Як надати повноваження працівнику чи бухгалтеру (електронно)
Працівник, менеджер з продажу чи бухгалтер не отримують жодних повноважень автоматично. Їх має надати ви (власник) або призначений адміністратор.
Схема проста:
Увійдіть у KSeF (Aplikacja Podatnika — безкоштовний застосунок Міністерства, наразі через Модуль сертифікатів і повноважень) або в комерційне ПЗ, інтегроване з KSeF через API.
Зайдіть у розділ Повноваження (Uprawnienia) й виберіть надання повноважень.
Вкажіть фізичну особу — за NIP чи PESEL.
Позначте обсяг: виставлення фактур, доступ до фактур або керування повноваженнями. Давати все не обовʼязково — можна надати лише виставлення без перегляду чи навпаки.
Збережіть. Повноваження привʼязане до конкретної особи.
Приклад (ілюстративний — замініть на реальний, якщо є): менеджеру надаєте лише «виставлення фактур», а бухгалтеру «доступ до фактур» (щоб завантажував витрати). Кожен бачить тільки те, що потрібно для роботи.
Памʼятайте: повноваження доступу до фактур дає огляд фактур компанії — продажу й закупівлі — а не окремих документів. Подумайте, кому справді потрібен повний доступ.
Бухгалтерське бюро: повноваження надають субʼєкту, а не його працівникам
Це ключовий розділ, якщо ви — бухгалтерське бюро (biuro rachunkowe), що обслуговує компанії в Польщі, або клієнт такого бюро.
Клієнт має два шляхи:
надати доступ конкретній фізичній особі (наприклад, власнику бюро) — за NIP/PESEL, або
надати доступ усьому бюро як субʼєкту — за NIP бюро.
Другий варіант зазвичай зручніший: бюро саме розподіляє доступ між своїми працівниками всередині власної організації. Клієнт не вказує їх поіменно і — що важливо — не бачить їхніх прізвищ. Він бачить лише, що уповноважив бюро.
Найважливіше для бюро: попросіть клієнта надати щонайменше «доступ до фактур». Без цього бюро не завантажить автоматично фактури витрат клієнта з KSeF, і доведеться повертатися до ручного пересилання — тобто втратите одну з головних переваг е-фактур.
Якщо бюро веде багато фірм: щоб завантажувати чи виставляти фактури конкретного клієнта, треба авторизуватися в контексті його NIP окремо. Для автоматизації цього процесу в комерційних застосунках використовують сертифікат KSeF (дійсний до 2 років, з можливістю поновлення) або токен.
Найчастіші помилки під час надання повноважень у KSeF
Подання ZAW-FA для ФОП. Зайве — у вас повноваження власника, доступ надаєте онлайн.
Надсилання ZAW-FA через ePUAP. З 1 січня 2026 р. недійсне. Користуйтеся e-Urząd Skarbowy, e-Doręczenia або паперовою формою.
Пропуск адрес email у ZAW-FA. Вони обовʼязкові — без них податкова викличе на доповнення.
Дві особи в одному ZAW-FA. Можна вказати лише одну. Решту надають електронно.
Припущення, що новий ZAW-FA відкликає доступ попередньої особи. Не відкликає. Відкликання — окрема дія (новий ZAW-FA або дія в KSeF).
Надання доступу бюро як особі, а не як субʼєкту. Якщо ця людина піде з бюро, доступ зникне. Обирайте свідомо.
Чеклист: перед наданням доступу в KSeF
Визначте правову форму: JDG → повноваження автоматичні; компанія без печатки → ZAW-FA.
Компанія: перевірте, чи є кваліфікована печатка з NIP (якщо так — ZAW-FA пропускаєте).
ZAW-FA подавайте через e-Urząd Skarbowy або e-Doręczenia, не через ePUAP.
У ZAW-FA вкажіть одну особу й заповніть обидві адреси email.
Працівникам надавайте мінімально потрібний обсяг (виставлення або доступ).
Бюро надавайте щонайменше «доступ до фактур»; розгляньте уповноваження субʼєкта, а не особи.
Для багатьох фірм / автоматизації підготуйте сертифікат KSeF.
Підсумок
Повноваження в KSeF виглядають страшними лише доти, доки не розділиш дві речі: ZAW-FA (перша особа для субʼєкта без печатки) і щоденне надання доступу онлайн (працівники, бухгалтер, бюро). ФОП ZAW-FA не подає. Компанія без печатки подає його один раз — для однієї особи.
Надати доступ — це одне, а злагоджено виставляти й отримувати фактури від імені багатьох фірм — інше. Biurko підключається до KSeF сертифікатом окремо для кожної компанії, тож ви не входите вручну в кожну, а команду й усі обслуговувані субʼєкти ведете в одній панелі — із зрозумілими повідомленнями замість сирих кодів помилок KSeF. Створіть акаунт і протестуйте Biurko безкоштовно 14 днів на biurko.io.
Повʼязане: Автентифікація в KSeF — сертифікат крок за кроком · Режим offline24 на практиці (внутрішні посилання — замініть slug на фінальні URL перед публікацією).
FAQ
Чи має ФОП подавати ZAW-FA, щоб надати доступ бухгалтеру? Ні. Фізична особа-підприємець (JDG) має автоматичні повноваження власника. Ви входите в KSeF через Profil Zaufany або кваліфікований підпис і надаєте бухгалтеру доступ електронно — без візиту до податкової та без форми ZAW-FA.
Скільки осіб можна вказати в одному ZAW-FA? Лише одну фізичну особу. Вона стає адміністратором субʼєкта й може надавати повноваження наступним користувачам уже електронно в KSeF. Щоб зареєструвати другу особу через податкову, треба подати окремий ZAW-FA, але зазвичай це не потрібно.
Як надати повноваження бухгалтерському бюро в KSeF? Після входу зайдіть у розділ Повноваження, виберіть надання, вкажіть бюро за його NIP як субʼєкт і позначте обсяг — щонайменше «доступ до фактур», щоб бюро завантажувало ваші витрати. Бюро саме розподілить доступ між своїми працівниками.
Чи відкликає новий ZAW-FA доступ попередньої особи? Ні. Новий ZAW-FA з метою «надання повноважень» не відкликає доступ попередньої особи — обидві будуть активні. Відкликання — окрема дія: ще один ZAW-FA з метою «відкликання» або відкликання повноважень безпосередньо в системі KSeF.
Чи можна надіслати ZAW-FA через ePUAP? Ні. З 1 січня 2026 р. ZAW-FA, надісланий до податкової через ePUAP, не вважається належно доставленим. Подайте його через e-Urząd Skarbowy, через e-Doręczenia або паперово у вашій податковій інспекції.