Що таке номер KSeF (і чим він не є)
Номер KSeF — це унікальний ідентифікатор, який національна система е-фактур присвоює автоматично кожній структурованій фактурі в момент її прийняття (ст. 2 п. 32a Закону про VAT). Ви не вписуєте його вручну — система генерує його сама й повертає в UPO.
Найважливіше: номер KSeF не є частиною XML-файлу фактури. Фактура виходить із вашої програми без нього, а номер «доклеюється» до неї вже на боці KSeF.
Момент присвоєння номера має правове значення. Згідно зі ст. 106na Закону про VAT фактура вважається виставленою в день надсилання до KSeF, а отриманою покупцем із NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej — польський податковий номер) — у день присвоєння ідентифікаційного номера.
Головне непорозуміння: номер KSeF не замінює номер вашої фактури. Це два окремі номери, які працюють паралельно.
Номер Що це Де з'являється Номер фактури (P_2) Ваш послідовний номер, напр. FV/2026/001 (ст. 106e п. 1 підп. 2) На фактурі, у XML, у візуалізації Номер KSeF Ідентифікатор від системи В UPO, у системі KSeF Обліковий номер Внутрішнє позначення для книг Лише у ваших книгах
Ще одна пастка: не плутайте номер KSeF із референтним номером (numer referencyjny), який теж є в UPO. Референтний номер стосується сесії надсилання, а не самої фактури — про це попереджає саме Міністерство фінансів.
З чого складається номер KSeF
Номер KSeF має сталу структуру, визначену Міністерством фінансів, і поділяється на чотири частини:
10 знаків — NIP продавця
8 знаків — дата надсилання фактури до KSeF у форматі РРРРММДД
12 знаків — технічна частина, що генерується автоматично
2 знаки — контрольна сума
Це дає 32 знаки самого значення. На практиці його записують із дефісами між частинами, напр.:
9999999999-20251017-A5FB8G7FG489-8B
(умовний, вигаданий номер)
Тому подекуди ви побачите «32 знаки» (саме значення, яке вказують у JPK_V7), а подекуди «35 знаків» (коли рахують і дефіси).
Дві пастки:
NIP у номері не завжди належить продавцеві. За самофактурування, фактури VAT RR чи фактури, виставленої органом виконавчого провадження, це буде NIP іншого суб'єкта.
Дата в номері — це дата надсилання до KSeF, а не обов'язково дата виставлення. У режимі offline ці дві дати можуть відрізнятися, тож не сприймайте фрагмент дати як дату продажу.
Не плутайте номер KSeF і зі збірним ідентифікатором (identyfikator zbiorczy) — це окремий 35-значний код (напр. 9999999999-IZ202602-FFFFFFFFFFFF-FF), що об'єднує щонайменше дві фактури одного продавця й використовується для збірних платежів.
Де знайти номер KSeF
Якщо номера немає на фактурі, де його шукати? У чотирьох місцях:
В UPO — основне джерело. Після прийняття фактури KSeF повертає UPO, у якому номер записаний разом із датою та часом присвоєння.
Після входу в KSeF — у системі Міністерства фінансів кожну фактуру ідентифікує її номер KSeF.
У програмі для фактурування, інтегрованій з API KSeF — хороша система забирає номер з UPO й зберігає його при фактурі автоматично, тож вам не доведеться переписувати його вручну.
У PDF-візуалізації — опціонально. За замовчуванням номера там немає, але багато програм додають блок «Dane KSeF» у нижньому колонтитулі.
Два практичні випадки:
Режим offline24: фактура отримує номер KSeF лише тоді, коли потрапляє до системи — тобто із затримкою. До цього моменту в JPK ви позначаєте її як OFF, а номер вписуєте, щойно його дізнаєтеся.
Закордонний контрагент: якщо покупець не має доступу до KSeF, фактуру він отримує в узгоджений спосіб (PDF, e-mail). Номер KSeF ви тоді можете передати йому добровільно — у візуалізації.
У Biurko номер KSeF забирається з UPO й зберігається при фактурі автоматично — зокрема для документів, виставлених у режимі offline24, які ми відстежуємо до моменту присвоєння номера.
Кому й коли передати номер KSeF
Це суть теми. Номер KSeF потрібен не лише «для перегляду» — у кількох ситуаціях ви зобов'язані його вказати.
1. На коригувальній фактурі. Якщо ви коригуєте структуровану фактуру, на коригуванні має бути номер KSeF первинної фактури (ст. 106j п. 2 Закону про VAT). Саме тому продавець зобов'язаний зберігати номери KSeF своїх фактур — без них правильного коригування не виставити.
2. На розрахунковій та авансовій фактурі. На розрахунковій фактурі (або останній авансовій, що доповнює до 100% суми) ви вказуєте номер KSeF авансової фактури.
3. У файлі JPK_V7 — із 1 лютого 2026 року. У новій структурі JPK_V7M(3)/JPK_V7K(3) номер KSeF показують в обліковій частині — і для фактур продажу, і для фактур закупівлі.
4. У назві переказу — із 1 січня 2027 року. Це найбільша зміна. Активний платник VAT, що оплачує іншому активному платнику VAT структуровану фактуру (а також фактуру offline/offline24, яка потрапила до KSeF), муситиме вказати в назві переказу номер KSeF цієї фактури, а за оплати кількох фактур одночасно — збірний ідентифікатор (ст. 108g Закону про VAT). Правило охоплює й механізм розділеного платежу (MPP), де номер KSeF вписують у повідомленні переказу, а також платежі третіх осіб і факторингових компаній. Статус активного платника VAT перевіряють станом на день платежу.
Виняток: фактури, виставлені offline під час оголошеної аварії, які так і не потрапили до KSeF, номера в переказі не потребують.
5. Контрагенту — на його запит. Покупець із NIP має доступ до фактури в KSeF, тож зазвичай надсилати йому номер не потрібно. Але коли він йому потрібен (для звірки платежу чи власного обліку), варто його надати — хоча б у візуалізації.
Зверніть увагу на дату: 1 січня 2027 року — це та сама дата, коли завершується перехідний період і починають діяти штрафи за виставлення фактур поза KSeF. Номер у переказі й санкції приходять одним пакетом.
Номер KSeF — швидкий чекліст
Пам'ятайте: номер KSeF і номер вашої фактури (P_2) — це два різні номери, обидва залишаються.
Шукайте номер KSeF в UPO, а не у візуалізації.
Не плутайте його з референтним номером (сесія надсилання) чи зі збірним ідентифікатором (збірні платежі).
Зберігайте номери KSeF своїх фактур — без них не виставити коригування.
Із 1 лютого 2026 року показуйте номер KSeF у JPK_V7 (продаж і закупівля).
Готуйтеся до 1 січня 2027 року — номер KSeF у назві переказу стає обов'язковим.
Користуйтеся програмою, яка забирає номер з UPO автоматично — переписувати 32 знаки вручну — це проста дорога до помилки.
Підсумок
Номер KSeF — це «ідентифікаційний код» вашої фактури в системі: він не замінює номер фактури, але від коригувань через JPK_V7 до переказів із 2027 року він дедалі частіше має бути під рукою. Найпростіше, коли це робить за вас програма: Biurko забирає номер KSeF з UPO, автоматично підставляє його в коригування та експортує JPK_V7 разом із номерами KSeF — без переписування. Перевірте це на власних фактурах: почніть 14-денний безкоштовний пробний період на biurko.io.
FAQ
Номер KSeF — це те саме, що номер фактури? Ні. Номер фактури (поле P_2) ви присвоюєте самі за власною нумерацією, напр. FV/2026/001, і він видимий на фактурі. Номер KSeF присвоює автоматично система після прийняття фактури, і ви знаходите його в UPO. Обидва номери працюють паралельно, і жоден не замінює іншого.
Скільки знаків має номер KSeF? Саме значення має 32 знаки: 10 знаків NIP продавця, 8 знаків дати (РРРРММДД), 12 технічних знаків і 2 знаки контрольної суми. Його записують із дефісами між частинами, тому інколи його подають і як «35 знаків» — із порахованими роздільниками.
Де знайти номер KSeF моєї фактури? Передусім в UPO, яке KSeF повертає після прийняття фактури. Ви також побачите його після входу в KSeF та у програмі для фактурування, інтегрованій з API, — вона забирає його з UPO й зберігає при фактурі автоматично.
Чи маю я вказувати номер KSeF у переказі? Із 1 січня 2027 року — так: активний платник VAT, що оплачує е-фактуру, вказує в назві переказу номер KSeF (або збірний ідентифікатор за кількох фактур). Обов'язок охоплює й механізм розділеного платежу. Статус активного платника перевіряють станом на день платежу (ст. 108g Закону про VAT).
Чи видно номер KSeF на фактурі, яку отримує клієнт? За замовчуванням — ні: номер KSeF не є частиною XML чи стандартної візуалізації. Покупець із NIP бачить його в KSeF або у своїй бухгалтерській програмі. Ви можете додатково розмістити його у PDF-візуалізації, особливо для закордонного контрагента без доступу до KSeF.