Номер KSeF на фактурі — що означає, де його знайти і кому передати

Що таке номер KSeF (і чим він не є)

Номер KSeF — це унікальний ідентифікатор, який національна система е-фактур присвоює автоматично кожній структурованій фактурі в момент її прийняття (ст. 2 п. 32a Закону про VAT). Ви не вписуєте його вручну — система генерує його сама й повертає в UPO.

Найважливіше: номер KSeF не є частиною XML-файлу фактури. Фактура виходить із вашої програми без нього, а номер «доклеюється» до неї вже на боці KSeF.

Момент присвоєння номера має правове значення. Згідно зі ст. 106na Закону про VAT фактура вважається виставленою в день надсилання до KSeF, а отриманою покупцем із NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej — польський податковий номер) — у день присвоєння ідентифікаційного номера.

Головне непорозуміння: номер KSeF не замінює номер вашої фактури. Це два окремі номери, які працюють паралельно.

Ще одна пастка: не плутайте номер KSeF із референтним номером (numer referencyjny), який теж є в UPO. Референтний номер стосується сесії надсилання, а не самої фактури — про це попереджає саме Міністерство фінансів.

З чого складається номер KSeF

Номер KSeF має сталу структуру, визначену Міністерством фінансів, і поділяється на чотири частини:

• 10 знаків — NIP продавця

• 8 знаків — дата надсилання фактури до KSeF у форматі РРРРММДД

• 12 знаків — технічна частина, що генерується автоматично

• 2 знаки — контрольна сума

Це дає 32 знаки самого значення. На практиці його записують із дефісами між частинами, напр.:

9999999999-20251017-A5FB8G7FG489-8B

(умовний, вигаданий номер)

Тому подекуди ви побачите «32 знаки» (саме значення), а подекуди «35 знаків» (з трьома дефісами) — номер у стандартному записі, з дефісами, має 35 знаків.

Дві пастки:

• NIP у номері не завжди належить продавцеві. За самофактурування, фактури VAT RR чи фактури, виставленої органом виконавчого провадження, це буде NIP іншого суб'єкта.

• Дата в номері — це дата надсилання до KSeF, а не обов'язково дата виставлення. У режимі offline ці дві дати можуть відрізнятися, тож не сприймайте фрагмент дати як дату продажу.

Не плутайте номер KSeF і зі збірним ідентифікатором (identyfikator zbiorczy) — це окремий 35-значний код (напр. 9999999999-IZ202602-FFFFFFFFFFFF-FF), що об'єднує щонайменше дві фактури одного продавця й використовується для збірних платежів.

Де знайти номер KSeF

Якщо номера немає у файлі фактури, де його шукати? У чотирьох місцях:

1. В UPO — основне джерело. Після прийняття фактури KSeF повертає UPO, у якому номер записаний разом із датою та часом присвоєння.

2. Після входу в KSeF — у системі Міністерства фінансів кожну фактуру ідентифікує її номер KSeF.

3. У програмі для фактурування, інтегрованій з API KSeF — хороша система забирає номер з UPO й зберігає його при фактурі автоматично, тож вам не доведеться переписувати його вручну.

4. У PDF-візуалізації — залежить від програми. Biurko друкує номер KSeF у PDF фактури, а під QR-кодом (KOD I) він стоїть як підпис; в інших програмах це опція, наприклад блок «Dane KSeF» у нижньому колонтитулі.

Два практичні випадки:

• Режим offline24: фактура отримує номер KSeF лише тоді, коли потрапляє до системи — тобто із затримкою. До цього моменту в JPK_V7 замість номера KSeF ви вказуєте позначку — для фактури offline24 це DI (OFF стосується фактур в аварійному режимі, ст. 106nf п. 1), — а після присвоєння номера коригуєте запис і вписуєте номер.

• Закордонний контрагент: якщо покупець не має доступу до KSeF, фактуру він отримує в узгоджений спосіб (PDF, e-mail). Номер KSeF ви тоді можете передати йому добровільно — у візуалізації.

У Biurko номер KSeF забирається з UPO й зберігається при фактурі автоматично — зокрема для документів, виставлених у режимі offline24, які ми відстежуємо до моменту присвоєння номера.

Кому й коли передати номер KSeF

Це суть теми. Номер KSeF потрібен не лише «для перегляду» — у кількох ситуаціях ви зобов'язані його вказати.

1. На коригувальній фактурі. Якщо ви коригуєте структуровану фактуру, на коригуванні має бути номер KSeF первинної фактури (ст. 106j п. 2 Закону про VAT). Саме тому продавець зобов'язаний зберігати номери KSeF своїх фактур — без них правильного коригування не виставити.

2. На розрахунковій та авансовій фактурі. На розрахунковій фактурі (або останній авансовій, що доповнює до 100% суми) ви вказуєте номер KSeF авансової фактури.

3. У файлі JPK_V7 — із 1 лютого 2026 року. У новій структурі JPK_V7M(3)/JPK_V7K(3) номер KSeF показують в обліковій частині — і для фактур продажу, і для фактур закупівлі.

4. У назві переказу — із 1 січня 2027 року. Це найбільша зміна. Активний платник VAT, що оплачує іншому активному платнику VAT структуровану фактуру (а також фактуру offline/offline24, яка потрапила до KSeF), муситиме вказати в назві переказу номер KSeF цієї фактури, а за оплати кількох фактур одночасно — збірний ідентифікатор (ст. 108g Закону про VAT). Правило охоплює й механізм розділеного платежу (MPP), де номер KSeF вписують у повідомленні переказу, а також платежі третіх осіб і факторингових компаній. Статус активного платника VAT перевіряють станом на день платежу.

Виняток: фактури, виставлені offline під час оголошеної аварії, які так і не потрапили до KSeF, номера в переказі не потребують.

5. Контрагенту — на його запит. Покупець із NIP має доступ до фактури в KSeF, тож зазвичай надсилати йому номер не потрібно. Але коли він йому потрібен (для звірки платежу чи власного обліку), варто його надати — хоча б у візуалізації.

Зверніть увагу на дату: 1 січня 2027 року — це день, з якого номер KSeF треба вказувати в назві переказу, і KSeF охоплює також найменших підприємців (докладніше про перехідний період). За чинним законом штрафи за ст. 106ni закону про VAT діють з 1 січня 2027 року. 16 вересня 2026 року Міністерство фінансів оголосило про їх перенесення на 1 січня 2028 року — це законопроєкт, ще не ухвалений, і він переносить лише штрафи, а не сам обовʼязок працювати в KSeF.

Номер KSeF — швидкий чекліст

• Пам'ятайте: номер KSeF і номер вашої фактури (P_2) — це два різні номери, обидва залишаються.

• Шукайте номер KSeF в UPO — це основне джерело; у PDF-візуалізації він є лише тоді, коли програма його туди друкує.

• Не плутайте його з референтним номером (сесія надсилання) чи зі збірним ідентифікатором (збірні платежі).

• Зберігайте номери KSeF своїх фактур — без них не виставити коригування.

• Із 1 лютого 2026 року показуйте номер KSeF у JPK_V7 (продаж і закупівля).

• Готуйтеся до 1 січня 2027 року — номер KSeF у назві переказу стає обов'язковим.

• Користуйтеся програмою, яка забирає номер з UPO автоматично — переписувати 35 знаків вручну — це проста дорога до помилки.

Підсумок

Номер KSeF — це «ідентифікаційний код» вашої фактури в системі: він не замінює номер фактури, але від коригувань через JPK_V7 до переказів із 2027 року він дедалі частіше має бути під рукою. Найпростіше, коли це робить за вас програма: Biurko забирає номер KSeF з UPO, автоматично підставляє його в коригування і додає його до файлів JPK_V7 (завантаження JPK — від плану SOLO) — без переписування. Кожна нова фірма на biurko.io отримує 14 днів плану TEAM без картки, а потім переходить на безкоштовний план FREE.

FAQ

Номер KSeF — це те саме, що номер фактури? Ні. Номер фактури (поле P_2) ви присвоюєте самі за власною нумерацією, напр. FV/2026/001, і він видимий на фактурі. Номер KSeF присвоює автоматично система після прийняття фактури, і ви знаходите його в UPO. Обидва номери працюють паралельно, і жоден не замінює іншого.

Скільки знаків має номер KSeF? Записаний у стандартному вигляді, з трьома дефісами, номер KSeF має 35 знаків. Саме значення — це 32 знаки: 10 знаків NIP продавця, 8 знаків дати (РРРРММДД), 12 технічних знаків і 2 знаки контрольної суми — до них додаються дефіси між частинами.

Де знайти номер KSeF моєї фактури? Передусім в UPO, яке KSeF повертає після прийняття фактури. Ви також побачите його після входу в KSeF та у програмі для фактурування, інтегрованій з API, — вона забирає його з UPO й зберігає при фактурі автоматично.

Чи маю я вказувати номер KSeF у переказі? Із 1 січня 2027 року — так: активний платник VAT, що оплачує е-фактуру, вказує в назві переказу номер KSeF (або збірний ідентифікатор за кількох фактур). Обов'язок охоплює й механізм розділеного платежу. Статус активного платника перевіряють станом на день платежу (ст. 108g Закону про VAT).

Чи видно номер KSeF на фактурі, яку отримує клієнт? Залежить від програми. Номер KSeF не є частиною XML-файлу, який надсилають до KSeF, — його присвоює система. У Biurko його друкують у PDF фактури, і він стоїть під QR-кодом (KOD I). Покупець із NIP бачить його також у KSeF або у своїй бухгалтерській програмі; закордонному контрагенту без доступу до KSeF варто передати його в PDF.