Siedziba чи stałe miejsce? Тут починається різниця
«З іноземним капіталом» — це не те саме, що «іноземна фірма». І саме ця різниця вирішує все подальше.
Якщо ви ведете польську компанію (напр., sp. z o.o. — польське ТОВ) або зареєстровану в Польщі JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza — аналог українського ФОП), ви маєте в Польщі siedzibę (місцезнаходження діяльності). Ви — польський платник податків, і обов'язок KSeF стосується вас на загальних засадах, незалежно від того, хто власник часток. Аналіз SMPD тут нічого не змінює.
Питання про SMPD виникає лише тоді, коли місцезнаходження вашої фірми за кордоном (напр., материнська компанія в Україні, Німеччині чи Чехії), а в Польщі ви тільки ведете діяльність — маєте склад, персонал, субпідрядника або саму лише реєстрацію на VAT. Саме до таких суб'єктів і звернені роз'яснення MF, які прямо стосуються «платників, які не мають місцезнаходження діяльності на території країни».
Коли виникає обов'язок KSeF — стаття 106ga ust. 2
Обов'язок виставляти структуровані фактури встановлює стаття 106ga польського Закону про VAT. Пункт 2 вказує, кого цей обов'язок не стосується. Згідно зі ст. 106ga ust. 2 pkt 1 i 2, фактури в KSeF не зобов'язаний виставляти платник, який:
не має в Польщі ні siedziby, ні SMPD, або
не має в Польщі siedziby, але має SMPD, яке не бере участі в конкретній постачанні товарів чи наданні послуг, для якого виставлено фактуру.
Інакше кажучи: сама лише наявність SMPD недостатня. Воно ще має брати активну участь у конкретній операції. Якщо хоча б одного елемента бракує, обов'язок KSeF, як правило, не виникає — виставлення структурованої фактури тоді добровільне.
Що таке SMPD і коли воно «бере участь» в операції
«Stałe miejsce prowadzenia działalności» — це поняття права ЄС, визначене у статті 11 Імплементаційного регламенту Ради (ЄС) № 282/2011. MF не створює нового визначення — переносить наявне розуміння ЄС на ґрунт KSeF.
SMPD виникає, коли сукупно виконані три умови:
достатня сталість (тривала, а не разова присутність),
належна кадрова база (люди),
належна технічна база (інфраструктура),
організовані так, щоб фактично уможливити виконання операції.
Роз'яснення прямо вказують, що не створює SMPD:
сама лише реєстрація на VAT у Польщі (навіть спрощена),
саме лише володіння чи оренда нерухомості (офісу, складу, цеху) — нерухомість це тільки один з елементів,
SMPD це також не те саме, що zakład (постійне представництво) для податку на прибуток (CIT). Можна мати zakład для CIT і не мати SMPD для VAT/KSeF — і навпаки.
Активне SMPD проти пасивного
Роз'яснення розрізняють активне і пасивне SMPD — і це розрізнення визначає обов'язок:
Активне SMPD справді бере участь в оподатковуваних продажах, у виконанні операції. Саме воно запускає обов'язок KSeF.
Пасивне SMPD обмежується допоміжними функціями: технічною підтримкою, маркетингом, PR, обслуговуванням рекламацій. Якщо воно не бере участі ні в продажі, ні у виставленні фактур, обов'язку KSeF, як правило, немає.
Приклад. Компанія з місцезнаходженням за кордоном орендує в Польщі офіс із обладнанням і має персонал, який підпорядковується її вказівкам і узгоджує умови продажу. Це активне SMPD — обов'язок KSeF виникає. Але якщо ту саму нерухомість і персонал передано зовнішній фірмі, яка сама дає вказівки працівникам, а роль місцевої структури зводиться до допоміжних завдань, активне SMPD може взагалі не виникнути. Це відповідає практиці Суду ЄС, зокрема справам Titanium (C-931/19) і Berlin Chemie (C-333/20).
Що це означає для польського контрагента і доставки фактур
Той самий тест визначає, як рухаються фактури — в обидва боки.
Якщо ваш іноземний постачальник має в Польщі активне SMPD, він виставляє фактури в KSeF, а ви отримуєте їх через систему.
Якщо постачальник не має SMPD (або має пасивне), він не зобов'язаний користуватися KSeF — фактуру ви отримаєте традиційно (e-mail, PDF, папір). Навіть якщо такий суб'єкт добровільно виставить фактуру в KSeF, він усе одно мусить доставити її узгодженим каналом, бо KSeF тоді є лише системою виставлення, а не каналом доставки.
Працює це й у зворотний бік: якщо ви (польський платник) продаєте іноземному покупцеві, який не має SMPD у Польщі, фактуру ви все одно виставляєте в KSeF, але мусите надати її покупцеві поза системою, узгодженим способом.
Тому статус SMPD варто з'ясувати з обох боків операції — інакше фактура може просто «зникнути»: продавець виставить її в KSeF, а покупець ніколи не отримає.
Чек-лист — як визначити свій статус
Перевірте siedzibę. Польська компанія чи JDG? Ви польський платник — KSeF на загальних засадах, подальший аналіз зайвий.
Місцезнаходження за кордоном? З'ясуйте, чи маєте в Польщі кадрову й технічну базу — власну або надану вам.
Оцініть сталість і контроль. Чи діє ця структура на тривалій основі під вашим операційним контролем, чи нею керує незалежний зовнішній суб'єкт?
Перевірте участь у продажах. Чи бере структура участь в операціях, які ви фактуруєте (активне), чи лише в допоміжних функціях (пасивне)?
Пам'ятайте про пастки. Польський номер VAT і нерухомість самі по собі не вирішують питання SMPD.
Узгодьте канал доставки фактур з польськими контрагентами — з обох боків.
У разі сумнівів розгляньте подання запиту на індивідуальну податкову інтерпретацію; застосування роз'яснень MF дає захист за польською Ordynacją podatkową (Податковим кодексом).
Підсумок
Межа між активним і пасивним SMPD справді розмита, а кожна модель — склад, аутсорсинг, змішана структура — потребує окремої оцінки. Одне певне: якщо обов'язок KSeF усе ж вас стосується, вам потрібен інструмент, який виставляє й отримує структуровані фактури без тертя.
Biurko робить саме це — виставлення й отримання фактур у KSeF польською, англійською та українською. Створіть акаунт і протестуйте безкоштовно 14 днів на biurko.io.
FAQ
Чи зобов'язана іноземна фірма виставляти фактури в KSeF? Лише якщо вона має в Польщі стале місце ведення діяльності (SMPD), яке активно бере участь у продажах. Сама реєстрація на VAT у Польщі чи володіння нерухомістю не створюють такого обов'язку. Вирішує фактична структура та її участь в операції.
Чи означає реєстрація на VAT у Польщі обов'язок KSeF? Ні. Наявність польського NIP чи номера VAT-UE сама по собі не встановлює SMPD. Платник без siedziby і без активного SMPD у Польщі не зобов'язаний виставляти фактури в KSeF — може робити це добровільно.
Чим SMPD відрізняється від постійного представництва? SMPD — це поняття VAT (стаття 11 регламенту 282/2011), а zakład (постійне представництво) стосується податку на прибуток (CIT). Роз'яснення MF підкреслюють, що це не тотожні поняття — можна мати одне без іншого.
Як отримати фактуру від іноземного постачальника без SMPD? Такий постачальник не зобов'язаний користуватися KSeF, тож фактуру ви отримаєте традиційно — e-mail, у PDF або на папері. Варто заздалегідь узгодити канал доставки, щоб фактура не застрягла між системами.
Від коли діє KSeF для іноземних фірм із SMPD? На тих самих засадах, що й для польських фірм: від 1 лютого 2026 року для найбільших платників (продаж за 2024 рік понад 200 млн злотих) і від 1 квітня 2026 року для решти.