Календар KSeF 2026/2027 — усі дати, які треба тримати в голові

Усі дати KSeF в одній таблиці

1 лютого 2026 — старт для великих і обовʼязок отримання для всіх

Перша тверда дата стосується двох різних груп.

Великі платники — фірми, у яких вартість продажів разом із податком перевищила у 2024 р. 200 млн zł — від цього дня мусять виставляти фактури в KSeF (джерело: Biznes.gov.pl).

Але є друга частина, яку легко проґавити: отримання фактур через KSeF стало обовʼязковим для всіх платників уже з 1 лютого 2026 р., незалежно від того, коли вони самі починають виставляти (джерело: Biznes.gov.pl). Якщо у вашому ланцюжку постачання є великий контрагент, його фактура потрапляє в KSeF із лютого — і ви маєте вміти її там забрати, навіть якщо у вас JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza — польський аналог ФОП).

Із цього дня в продакшені працюють також два інструменти: сертифікат KSeF і режим offline24, який дозволяє виставити фактуру поза системою й надіслати її найпізніше наступного робочого дня (ст. 106nda Закону про ПДВ). Докладніше про сертифікати — в окремій статті про режим offline24.

1 квітня 2026 — обовʼязок для (майже) всіх

Другий етап охоплює практично весь ринок B2B: малі фірми, JDG, спілки (spółki), активних і звільнених платників ПДВ. Від цього дня виставлення фактур у KSeF для них обовʼязкове (джерело: Biznes.gov.pl).

Один виняток: найменші платники. До 31 грудня 2026 р. поза KSeF можуть виставляти ті, у кого місячна вартість брутто B2B-фактур, на які поширюється обовʼязок KSeF, не перевищує 10 000 zł. До ліміту не зараховуються фактури для споживачів, чеки з NIP і спрощені фактури до 450 zł, а також продаж із каси — це окремі винятки, а не умова ліміту. Перевищення ліміту незворотне: з фактури, яка його перевищила, ви вже виставляєте в KSeF.

До 31 грудня 2026 — штрафів ще немає, є відстрочки

Це момент, у якому ми зараз. До 31 грудня 2026 р. адміністративні грошові штрафи за ст. 106ni Закону про ПДВ не діють — це час для адаптації процесів і систем (джерело: ksef.podatki.gov.pl).

Увага на пастку: відсутність штрафів стосується виключно адміністративних штрафів за KSeF. Кримінально-фіскальна відповідальність (за Кодексом карним скарбовим, KKS) за недостовірне виставлення фактур чи відмову видати фактуру діє звичайним порядком протягом усього 2026 року.

У цей самий період за чинними правилами завершуються дві речі:

• відстрочка для найменших (ліміт 10 000 zł/міс.) — останній місяць без обовʼязку — грудень 2026,

• токени як метод автентифікації — їх можна використовувати лише до 31 грудня 2026 р. (на консультаціях 9 червня 2026 р. міністерство запропонувало їх зберегти, але акта ще немає).

1 січня 2027 — кінець пільгового періоду

Три речі збігаються на межі 2026 і 2027 років:

1. Найменші платники (місячний ліміт 10 000 zł перестає діяти) входять в обовʼязок виставляти в KSeF.

2. Адміністративні штрафи за ст. 106ni Закону про ПДВ за чинним законом починають діяти. 16 вересня 2026 року міністерство оголосило про їх перенесення на 1 січня 2028 року — це законопроєкт, ще не ухвалений, і він переносить лише штрафи. Максимум — до 100% суми ПДВ, зазначеної у фактурі, виставленій поза KSeF, а для фактур без ПДВ — до 18,7% загальної суми до сплати.

3. Токени. За чинними правилами вони перестають діяти 31 грудня 2026 року. Міністерство запропонувало їх зберегти, але акта ще немає, тож безпечніше перейти на сертифікат KSeF (для автентифікації працює також кваліфікований підпис / печатка).

Правова підстава всього графіка — Закон від 5 серпня 2025 р. (Dz.U. 2025 poz. 1203), що вносить зміни до Закону про ПДВ.

Технічні дати, про які легко забути

• 1 листопада 2025 — стартували заявки на сертифікат KSeF (в Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 — застосунку платника / модулі сертифікатів) і середовище DEMO KSeF 2.0. Сертифікат безкоштовний і дійсний близько 2 років.

• 1 січня 2026 — хто хоче виставляти фактури з додатками у структурі FA(3), мусить спершу подати повідомлення до Міністерства фінансів (погодження може тривати до 30 днів).

• Споживчі фактури (B2C) не мусять іти до KSeF — фактури для фізичних осіб, які не ведуть діяльності, можна виставляти, як і раніше (папір/PDF), або реєструвати продаж на касі. Таку фактуру можна також виставити в KSeF добровільно.

Чекліст — що зробити і коли

• Сьогодні: перевірте, чи ваша фірма вже виставляє в KSeF (обовʼязок для більшості з 1 квітня 2026).

• Сьогодні: переконайтеся, що ви забираєте вхідні фактури з KSeF — це обовʼязок для всіх з 1 лютого 2026.

• До кінця 2026: отримайте сертифікат KSeF, якщо ще користуєтеся токеном (токеном його не випустити — перший вхід потребує кваліфікованого підпису, печатки або Profil Zaufany).

• До 1 січня 2027: перейдіть із токена на сертифікат. За чинними правилами токен перестане працювати 31 грудня 2026 року (міністерство запропонувало токени зберегти, але акта ще немає).

• Якщо ви вкладаєтеся в ліміт 10 000 zł/міс. (фактури B2B): заплануйте вхід у KSeF найпізніше на 1 січня 2027.

• Увесь 2026: сприймайте відсутність адміністративних штрафів як час на підготовку, а не як звільнення від достовірного виставлення фактур (KKS діє). Щоб потренуватися без юридичних наслідків, скористайтеся демо Biurko (demo.biurko.io, доступ на 7 днів, демонстраційне середовище KSeF). Акаунт на app.biurko.io надсилає фактури до робочого KSeF — кожна надіслана фактура справжня.

Підсумок

Увесь календар зводиться до трьох пунктів: більшість фірм виставляє в KSeF із квітня 2026, до кінця 2026 адміністративні штрафи ще не діють (за чинним законом вони стартують 1 січня 2027; перенесення на 2028 рік оголошене, але ще не ухвалене), а на межі 2026 і 2027 закінчуються пільговий період, відстрочка для найменших і — за чинними правилами — токени. Решта — деталі, які хороша система робить за вас. Biurko стежить за терміном дії сертифікатів, сама досилає фактури з режиму offline24 і показує статуси надсилання, а календар обовʼязків нагадує про терміни. Заведіть фірму в Biurko — 14 днів тарифу TEAM без картки, потім безкоштовний тариф FREE.

FAQ

З якої дати KSeF обовʼязковий? Виставлення фактур у KSeF обовʼязкове з 1 лютого 2026 р. для великих фірм (продажі за 2024 > 200 млн zł) і з 1 квітня 2026 р. для решти. Найменші платники входять із 1 січня 2027 р.; до того часу вони можуть виставляти поза KSeF, якщо місячна вартість брутто їхніх B2B-фактур, на які поширюється обовʼязок, не перевищує 10 000 zł. Отримання фактур обовʼязкове для всіх уже з 1 лютого 2026 р.

Чи мусять малі фірми та JDG (ФОП) користуватися KSeF? Так. За загальним правилом обовʼязок стосується всіх платників ПДВ (активних і звільнених), зокрема одноосібної діяльності JDG. Виняток — найменші платники з місячною вартістю брутто B2B-фактур, на які поширюється обовʼязок, до 10 000 zł: вони мають відстрочку до 1 січня 2027 р., але отримувати фактури зобовʼязані вже з лютого 2026.

З якої дати діють штрафи за KSeF? За чинним законом штрафи за ст. 106ni Закону про ПДВ діють із 1 січня 2027 р. 16 вересня 2026 року Міністерство фінансів оголосило про їх перенесення на 1 січня 2028 року — це законопроєкт, ще не ухвалений, і він переносить лише штрафи. У 2026 році таких штрафів немає. Максимальна санкція — до 100% суми ПДВ із фактури, виставленої поза KSeF (або до 18,7% загальної суми до сплати для фактури без ПДВ).

До якої дати можна користуватися токенами KSeF? За чинними правилами токени KSeF перестають діяти 31 грудня 2026 року. На консультаціях 9 червня 2026 року Міністерство фінансів запропонувало їх зберегти, але рішення у формі акта ще немає — безпечніше перейти на сертифікат KSeF. Токени все одно не підтримують офлайн-режими, тож сертифікат варто оформити заздалегідь.

Чи йдуть до KSeF фактури для приватних осіб (споживачів)? Не мусите. Фактури для фізичних осіб, які не ведуть господарської діяльності, не охоплені обовʼязком KSeF, але їх можна виставити там добровільно. Можна також виставляти їх за попередніми правилами — у паперовій формі чи як PDF — або реєструвати продаж на касовому апараті.