Усі дати KSeF в одній таблиці
Дата Кого стосується Що відбувається 1 вересня 2025 інтегратори, постачальники ПЗ Вимкнення KSeF 1.0 (старе тестове середовище) 1 листопада 2025 усі платники Старт заявок на сертифікат виставника фактури + середовище DEMO KSeF 2.0 1 січня 2026 ті, хто виставляє фактури з додатками Потрібне попереднє повідомлення до Міністерства фінансів (погодження до 30 днів) 1 лютого 2026 великі платники (продажі за 2024 > 200 млн zł брутто) — виставлення; усі — отримання Старт обовʼязку; у продакшені запускаються сертифікати й режим offline24 1 квітня 2026 решта підприємців (крім мікрофірм ≤ 10 000 zł/міс.) Обовʼязок виставляти фактури в KSeF 1 лютого – 31 грудня 2026 усі, кого охоплює обовʼязок «Охоронний рік» — без адміністративних штрафів за ст. 106ni 31 грудня 2026 мікрофірми ≤ 10 000 zł/міс.; користувачі токенів Кінець відстрочки для найменших; останній день дії токенів 1 січня 2027 найменші платники (фактури ≤ 450 zł / ≤ 10 000 zł на міс.) Обовʼязок для всіх; повні штрафи за ст. 106ni; токени виводять з обігу
1 лютого 2026 — старт для великих і обовʼязок отримання для всіх
Перша тверда дата стосується двох різних груп.
Великі платники — фірми, у яких вартість продажів разом із податком перевищила у 2024 р. 200 млн zł — від цього дня мусять виставляти фактури в KSeF (джерело: Biznes.gov.pl).
Але є друга частина, яку легко проґавити: отримання фактур через KSeF стало обовʼязковим для всіх платників уже з 1 лютого 2026 р., незалежно від того, коли вони самі починають виставляти (джерело: Biznes.gov.pl). Якщо у вашому ланцюжку постачання є великий контрагент, його фактура потрапляє в KSeF із лютого — і ви маєте вміти її там забрати, навіть якщо у вас JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza — польський аналог ФОП).
Із цього дня в продакшені працюють також два інструменти: сертифікат виставника фактури (certyfikat wystawcy faktury) і режим offline24, який дозволяє виставити фактуру поза системою й надіслати її найпізніше наступного робочого дня (ст. 106nda Закону про ПДВ). Докладніше про сертифікати — в окремій статті про режим offline24.
1 квітня 2026 — обовʼязок для (майже) всіх
Другий етап охоплює практично весь ринок B2B: малі фірми, JDG, спілки (spółki), активних і звільнених платників ПДВ. Від цього дня виставлення фактур у KSeF для них обовʼязкове (джерело: Biznes.gov.pl).
Один виняток: найменші платники, у яких сукупна місячна вартість виставлених фактур не перевищує 10 000 zł брутто (а одна фактура — 450 zł), отримують відстрочку до 1 січня 2027 р. До того часу вони можуть виставляти електронні чи паперові фактури за попередніми правилами.
До 31 грудня 2026 — охоронний рік і відстрочки
Це момент, у якому ми зараз. У період з 1 лютого до 31 грудня 2026 р. адміністративні грошові штрафи за ст. 106ni Закону про ПДВ не накладають — Міністерство фінансів називає це «охоронним роком» для адаптації процесів і систем (джерело: ksef.podatki.gov.pl).
Увага на пастку: захист стосується виключно адміністративних штрафів за KSeF. Кримінально-фіскальна відповідальність (за Кодексом карним скарбовим, KKS) за недостовірне виставлення фактур чи відмову видати фактуру діє звичайним порядком протягом усього 2026 року.
У цей самий період завершуються дві речі:
відстрочка для мікрофірм ≤ 10 000 zł/міс. — останній місяць без обовʼязку — грудень 2026,
токени як метод автентифікації — їх можна використовувати лише до 31 грудня 2026 р.
1 січня 2027 — кінець пільгового періоду
Три речі стаються того самого дня:
Найменші платники (фактури ≤ 450 zł / ≤ 10 000 zł на міс.) входять в обовʼязок виставляти в KSeF.
Повні адміністративні штрафи за ст. 106ni (частини 1–3 і 5–7) Закону про ПДВ починають діяти. Максимум — до 100% суми ПДВ, зазначеної у фактурі, виставленій поза KSeF, а для фактур без ПДВ — до 18,7% загальної суми до сплати.
Токени виводять з обігу. Від цього дня працюють лише сертифікат виставника фактури та кваліфікований підпис / печатка.
Правова підстава всього графіка — Закон від 5 серпня 2025 р. (Dz.U. 2025 poz. 1203), що вносить зміни до Закону про ПДВ.
Технічні дати, про які легко забути
1 листопада 2025 — стартували заявки на сертифікат виставника фактури (в Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 — застосунку платника / модулі сертифікатів) і середовище DEMO KSeF 2.0. Сертифікат безкоштовний і дійсний 2 роки.
1 січня 2026 — хто хоче виставляти фактури з додатками у структурі FA(3), мусить спершу подати повідомлення до Міністерства фінансів (погодження може тривати до 30 днів).
Споживчі фактури (B2C) — поза KSeF. Фактури для фізичних осіб, які не ведуть діяльності, ви виставляєте, як і раніше (папір/PDF), або реєструєте на касі.
Чекліст — що зробити і коли
Сьогодні: перевірте, чи ваша фірма вже виставляє в KSeF (обовʼязок для більшості з 1 квітня 2026).
Сьогодні: переконайтеся, що ви забираєте вхідні фактури з KSeF — це обовʼязок для всіх з 1 лютого 2026.
До кінця 2026: згенеруйте сертифікат виставника фактури, якщо ще користуєтеся токеном.
До 1 січня 2027: відмовтеся від токена як методу входу — після цієї дати він перестане працювати.
Якщо ви мікрофірма ≤ 10 000 zł/міс.: заплануйте вхід у KSeF найпізніше на 1 січня 2027.
Увесь 2026: сприймайте охоронний рік як час для тестів, а не як звільнення від достовірного виставлення фактур (KKS діє).
Підсумок
Увесь календар зводиться до трьох пунктів: більшість фірм виставляє в KSeF із квітня 2026, до кінця 2026 триває охоронний рік без адміністративних штрафів, а 1 січня 2027 одночасно закінчуються пільговий період, токени й відстрочка для найменших. Решта — деталі, які хороша система робить за вас. Biurko стежить за сертифікатами, режимом offline24 і статусами надсилання — і підказує, яка дата стосується саме вашої фірми. Створіть акаунт і протестуйте Biurko безкоштовно 14 днів.
FAQ
З якої дати KSeF обовʼязковий? Виставлення фактур у KSeF обовʼязкове з 1 лютого 2026 р. для великих фірм (продажі за 2024 > 200 млн zł) і з 1 квітня 2026 р. для решти. Найменші платники (≤ 10 000 zł/міс.) входять із 1 січня 2027 р. Отримання фактур обовʼязкове для всіх уже з 1 лютого 2026 р.
Чи мусять малі фірми та JDG (ФОП) користуватися KSeF? Так. За загальним правилом обовʼязок стосується всіх активних платників ПДВ, зокрема одноосібної діяльності JDG. Виняток — найменші платники з місячною вартістю фактур до 10 000 zł брутто: вони мають відстрочку до 1 січня 2027 р., але отримувати фактури зобовʼязані вже з лютого 2026.
З якої дати діють штрафи за KSeF? Повні адміністративні штрафи за ст. 106ni Закону про ПДВ діють із 1 січня 2027 р. 2026 рік — охоронний, без цих штрафів. Максимальна санкція — до 100% суми ПДВ із фактури, виставленої поза KSeF (або 18,7% від суми брутто для фактури без ПДВ).
До якої дати можна користуватися токенами KSeF? Токени працюють до 31 грудня 2026 р. Із 1 січня 2027 р. їх виводять з обігу — залишаються сертифікат виставника фактури та кваліфікований підпис / печатка. Токени все одно не підтримують офлайн-режими, тож сертифікат варто оформити заздалегідь.
Чи йдуть до KSeF фактури для приватних осіб (споживачів)? Ні. Фактури для фізичних осіб, які не ведуть господарської діяльності, виключені з KSeF. Ви виставляєте їх за попередніми правилами — у паперовій формі чи як PDF — або реєструєте продаж на касовому апараті.