5 способів автентифікації в KSeF 2.0. Який підходить саме вам?

Спершу одне розмежування, яке визначає все

KSeF має два режими доступу, і саме від них залежить, який спосіб має для вас сенс.

Ручний режим це вхід через браузер до Aplikacja Podatnika (вебзастосунок платника) і виставлення фактур самостійно. Для цього достатньо Profil Zaufany (довірений профіль, аналог української Дія.Підпис за логікою) або кваліфікованого підпису.

Автоматичний режим це коли фактуру надсилає ваша програма для фактурування, з'єднуючись із KSeF через API. Тут самого Profil Zaufany для постійної роботи замало: сесія, відкрита ним, не поновлюється сама, а програмі потрібен тривалий спосіб автентифікації — сертифікат KSeF. (Biurko може підключитися через підпис Profil Zaufany, але після кожного завершення сесії XML підписуєте заново.)

Якщо ви виставляєте кілька фактур на місяць вручну, дивіться на першу групу. Якщо користуєтеся бухгалтерською програмою чи інтегруєте KSeF з ERP, дивіться на другу.

Спосіб 1: Profil Zaufany (довірений профіль)

Найпопулярніший і безкоштовний. Створюєте його раз, наприклад через електронний банкінг, і входите так само, як вирішуєте інші державні справи. Для ФОП (у Польщі це JDG, jednoosobowa działalność gospodarcza), який виставляє фактури сам, цього цілком достатньо.

Важлива зміна: від 1 квітня 2026 р. Profil Zaufany діє в межах так званого Węzeł krajowy (Національний вузол, шлюз SSO), поряд із застосунком mObywatel, е-паспортом (e-dowód) і входом через банк. Це випливає напряму з розпорядження щодо користування KSeF (правова основа).

Обмеження одне, але суттєве: сесія, відкрита через Profil Zaufany, не поновлюється сама. Після її завершення XML треба підписати знову, тож для постійної автоматичної роботи краще підходить сертифікат KSeF.

Спосіб 2: Кваліфікований електронний підпис

Це цифровий відповідник власноручного підпису, дійсний у всьому ЄС за стандартом eIDAS. Купуєте його в комерційних постачальників (Certum, Sigillum, EuroCert) на річну чи багаторічну підписку. Він платний.

У контексті KSeF дає такий самий доступ, як Profil Zaufany, тобто ручний вхід до застосунку платника. Має сенс здебільшого тоді, коли підпис у вас уже є для інших цілей: реєстр KRS, тендери, підписання договорів. Якщо його немає і деінде він не потрібен, Profil Zaufany дешевший і так само ефективний.

Кваліфікований підпис це постійний спосіб. Він не зникає разом із перехідним періодом.

Спосіб 3: Кваліфікована електронна печатка

Це відповідник підпису, але для юридичних осіб (спілки з о.о., акціонерні товариства). Печатка прив'язана до NIP (податковий номер) компанії, а не до конкретної людини, тож документи підписуються від імені організації. Коштує близько 1500 злотих.

Велика перевага: маючи печатку, компанія може працювати з KSeF без подання форми ZAW-FA (повідомлення про повноваження в KSeF). Для менших суб'єктів печатка зазвичай зайва, але у більшій організації буває зручною.

Спосіб 4: Сертифікат KSeF (цільовий спосіб)

Це криптографічний інструмент, який безкоштовно видає Центр сертифікації Міністерства фінансів. На відміну від токена, сертифікат це виключно засіб автентифікації, він не містить у собі жодних повноважень. Працює схоже на кваліфікований підпис, але створений спеціально для KSeF (ksef.podatki.gov.pl).

Кілька конкретних фактів, які варто знати:

• Заявки можна подавати від 1 листопада 2025 р., а сама автентифікація сертифікатом можлива від 1 лютого 2026 р.

• Сертифікат дійсний не довше ніж 2 роки.

• Є два типи: Uwierzytelniający (для входу, зокрема через API) і Offline (для QR-коду KOD II на фактурах, виставлених в офлайн-режимі). Один сертифікат не може виконувати обидві ролі.

• Ліміти: фізична особа за PESEL чи «відбитком сертифіката» отримує максимум 6 активних сертифікатів, а суб'єкт із NIP (компанія або ФОП із NIP) може мати до 100.

Сертифікат це найрозумніший вибір на довгу перспективу, особливо коли інтегруєте програму для фактурування з KSeF. Програма має вміти створювати підпис XAdES-BES, тож на практиці це робить за вас саме програмне забезпечення.

Спосіб 5: Токен KSeF (і що може змінитися)

Токен це рядок із 40 символів, який KSeF генерує після входу. На відміну від сертифіката, токен містить у собі повноваження платника, тому він і був зручним для інтеграцій: згенерований раз, він дозволяє програмі діяти від вашого імені.

Тут увага, бо правовий статус токенів не визначений. За чинними правилами токени KSeF перестають діяти 31 грудня 2026 року. На консультаціях 9 червня 2026 року Міністерство фінансів запропонувало їх зберегти, але рішення у формі акта ще немає — безпечніше перейти на сертифікат KSeF (консультації KSeF, MF).

Пропозиція також змінила б механіку токенів: строк дії від 1 до 365 днів та автоматичне поновлення за згодою власника. Це лише пропозиція, тож до ухвалення правил варто стежити за повідомленнями MF, бо деталі ще можуть змінитися.

Практичний висновок: доки немає акта, що продовжує токени, безпечніше виходити з того, що 31 грудня 2026 року вони перестануть діяти, і перейти на сертифікат. Biurko не підтримує токени як спосіб підключення — воно підключається через Profil Zaufany або сертифікат KSeF.

Що обрати? Швидка шпаргалка за ситуацією

Просте правило: чим більше фактур і чим більше хочете автоматизувати, тим більше рухаєтеся у бік сертифіката. Ручний вхід до застосунку платника при сотнях фактур на місяць швидко стає виснажливим.

Чекліст перед першою фактурою

1. Визначте, ви виставляєте вручну чи через програму. Це вирішує вибір способу.

2. Для ручного режиму перевірте, чи маєте активний Profil Zaufany.

3. Для інтеграції з програмою подайте заявку на сертифікат KSeF (тип Uwierzytelniający для входу, тип Offline для офлайн-режиму).

4. Переконайтеся, що ваша програма підтримує KSeF 2.0 і структуру FA(3).

5. Надайте повноваження особам, які виставлятимуть фактури.

6. Потренуйтеся на повному циклі в демо Biurko (demo.biurko.io, доступ на 7 днів) або в тестовому середовищі Міністерства фінансів, перш ніж запускати на продакшені. Акаунт на app.biurko.io надсилає фактури до робочого KSeF — кожна надіслана фактура справжня.

Підсумок

П'ять способів звучить лячно, але вибір зазвичай зводиться до одного питання: вручну чи через програму. Для самостійного ФОП достатньо Profil Zaufany. Бізнесу, який хоче автоматизувати фактурування, орієнтир це сертифікат KSeF, а токен за чинними правилами перестає діяти 31 грудня 2026 року; чи залишиться він, залежить від рішення Міністерства фінансів.

Biurko підключається до KSeF через Profil Zaufany (за замовчуванням), власний сертифікат KSeF або сертифікат, замовлений через Biurko; токени не підтримує. Сесія через Profil Zaufany не поновлюється сама, тому для постійної автоматичної роботи замовте в Biurko сертифікат KSeF — після першого підключення через Profil Zaufany — і використайте його для підключення. Створіть акаунт на biurko.io і підключіть KSeF без боротьби з екраном входу. Щоб потренуватися без юридичних наслідків, скористайтеся демо Biurko (demo.biurko.io, доступ на 7 днів, демонстраційне середовище KSeF). Акаунт на app.biurko.io надсилає фактури до робочого KSeF — кожна надіслана фактура справжня.

FAQ

Які способи автентифікації доступні в KSeF 2.0? П'ять: Profil Zaufany (від 1 квітня 2026 р. у межах Національного вузла), кваліфікований електронний підпис, кваліфікована електронна печатка, сертифікат KSeF і токен. Перші чотири підтверджують особу, токен додатково містить повноваження.

Чи зникнуть токени KSeF після 2026 року? За чинними правилами токени KSeF перестають діяти 31 грудня 2026 року. На консультаціях 9 червня 2026 року Міністерство фінансів запропонувало їх зберегти, але рішення у формі акта ще немає — безпечніше перейти на сертифікат KSeF. Варто стежити за повідомленнями MF.

Чим сертифікат KSeF відрізняється від токена? Сертифікат це виключно засіб автентифікації, він не містить повноважень і дійсний до 2 років. Токен містить у собі повноваження платника. Для інтеграції можна використати будь-який, але за чинними правилами токен перестає діяти 31 грудня 2026 року, а сертифікат це цільовий спосіб.

Чи достатньо Profil Zaufany для KSeF? Для самостійного виставлення кількох фактур на місяць у браузері так. Але для постійної роботи програми через API краще сертифікат: сесія, відкрита через Profil Zaufany, не поновлюється сама, і після її завершення XML треба підписати знову.

Скільки коштує автентифікація в KSeF? Profil Zaufany, сертифікат KSeF і токен безкоштовні. Платні кваліфікований електронний підпис (річна підписка) і кваліфікована електронна печатка (близько 1500 злотих), призначена здебільшого для компаній.