Натискаєте «надіслати до KSeF», а фактура не виходить. Перше питання не «що зламалося», а «на чиєму боці». Саме від цього залежить, скільки у вас часу на дослання документа: один робочий день чи сім.
Це вже не теорія. Обовʼязок виставляти фактури в KSeF (Krajowy System e-Faktur, польська національна система е-фактур) охопив найбільших платників 1 лютого 2026 р., а всіх решту чинних платників VAT 1 квітня 2026 р. (ksef.podatki.gov.pl). З 1 січня 2027 р. починають діяти санкції за ст. 106ni ustawy o VAT, тож пропущений строк дослання перестане бути дрібницею.
Нижче: де реально перевіряти статус обох систем, чим відрізняються чотири аварійні режими і що налаштувати заздалегідь.
Чотири режими, чотири різні строки
Польський закон про VAT не знає єдиного «аварійного режиму». Він знає чотири ситуації, і те, яка з них діє, вирішує комунікат Міністерства фінансів, а не ваше відчуття, що KSeF не працює.
Режим Коли застосовується Хто оголошує Строк дослання до KSeF Підстава Online KSeF відповідає не стосується одразу, при виставленні ст. 106na Offline24 проблема на вашому боці (немає інтернету, збій ERP) ви самі, добровільно не пізніше наступного робочого дня після дня виставлення ст. 106nda Offline (недоступність) оголошені сервісні роботи MF у BIP та через інтерфейсне ПЗ не пізніше наступного робочого дня після завершення недоступності ст. 106nh Аварійний аварія KSeF, оголошена MF MF у BIP та через інтерфейсне ПЗ 7 робочих днів від завершення аварії ст. 106nf Повна аварія надзвичайна ситуація, BIP недоступний MF через засоби масової інформації фактуру до KSeF не надсилають ст. 106ng
Офіційне зіставлення режимів є в таблиці MF «Tryby wystawiania faktur».
Одна пастка в назві: «offline24» не означає 24 години за годинником. Закон говорить про наступний робочий день після дня виставлення. Фактура, виставлена в пʼятницю о 19:00, має строк до кінця понеділка, а не до суботнього вечора. Фактура, виставлена в середу о 8:00, має строк до кінця четверга, тобто фактично 40 годин, а не 24.
Де перевіряти статус KSeF
Є три рівні інформації, і варто розуміти різницю між ними.
1. Технічні комунікати MF. ksef.podatki.gov.pl/komunikaty-techniczne це місце, де Міністерство публікує анонси сервісних робіт, зміни лімітів API та повідомлення для інтеграторів. Планові перерви зʼявляються тут зазвичай за кілька днів.
2. BIP Міністерства фінансів. Формальні комунікати про початок і завершення аварії, а також про період недоступності, публікуються в Бюлетені публічної інформації MF (ст. 106ne ustawy o VAT). Саме вони, а не пости в блогах, визначають період, від якого рахується подовжений строк дослання. Ті самі комунікати доступні через інтерфейсне ПЗ, тож добре інтегрована програма для фактур має зчитувати їх автоматично.
3. Незалежний моніторинг доступності. Офіційний комунікат зʼявляється із затримкою, іноді через годину після інциденту. Моніторинг відповідає на інше питання: чи API відповідає прямо зараз.
Тому ми ведемо власну сторінку Status KSeF. Бекенд Biurko опитує урядове API KSeF 2.0 кожні 5 хвилин і публікує результат кожної спроби, без згладжування статистики. Там ви побачите:
окремо три середовища: продакшн (api.ksef.mf.gov.pl), demo і test,
поточний час відповіді кожного з них,
доступність за 24 години, 7 днів і 90 днів,
графік часів відповіді за останню добу,
опцію e-mail алертів, щоб не оновлювати вкладку вручну.
Ми не повʼязані з Міністерством фінансів, і наш моніторинг не замінює комунікату з BIP. Він відповідає на питання, яке на практиці виникає першим: це KSeF упав чи щось у мене?
Profil Zaufany це окрема система і окрема аварія
Саме тут найчастіше помиляються. Profil Zaufany (польський довірений профіль, аналог Дії.Підпис) не є частиною KSeF. Це окрема послуга, що працює через Węzeł Krajowy (Національний вузол). Вона може впасти незалежно, і зазвичай так і буває.
Наслідок неприємний: якщо KSeF працює, а ви просто не можете залогінитися через Profil Zaufany, то формально немає ані недоступності, ані аварії KSeF. MF не опублікує комунікат, подовжений строк не запуститься. Залишається режим offline24 зі строком до наступного робочого дня.
Перерви в Profil Zaufany перевіряйте на gov.pl/web/profilzaufany/aktualnosci. Комунікати про модернізаційні роботи публікують заздалегідь і зазвичай вони стосуються ночі з суботи на неділю. Наприклад, у липні та серпні 2026 р. анонсували нічні вікна з 20:00 до 02:00, коли можливі короткі недоступності е-послуг, Profil Zaufany, Węzeł Krajowy та послуг підпису. Графік іноді оновлюють, тож перед вихідними з великою кількістю фактур варто зазирнути на сторінку.
Як реально себе убезпечити
Найдієвіший захист від збою Profil Zaufany це просто не потребувати його щодня.
KSeF 2.0 дозволяє автентифікуватися сертифікатом KSeF. Profil Zaufany тоді потрібен один раз, при підключенні фірми, щоб згенерувати і підписати заяву. Подальше надсилання фактур іде вже на сертифікаті, і нічна перерва у Węzeł Krajowy його взагалі не стосується. Саме так працює Biurko: сертифікат зберігається на боці акаунта фірми, а Profil Zaufany зʼявляється лише у майстрі підключення.
Другий рівень це поведінка програми під час аварії. Коли наші зонди фіксують, що KSeF перестав відповідати, Biurko перемикає надсилання в режим черги: фактура виставляється і позначається офлайн-кодом із QR для перевірки, а документ чекає в черзі. Коли середовище повертається, ми повторюємо надсилання автоматично, без потреби клікати кожну фактуру окремо.
Чекліст на технічну перерву
Перевірте, чи проблема на боці MF: ksef.podatki.gov.pl/komunikaty-techniczne та biurko.io/ksef/status. Якщо обидва показують, що система працює, причина у вас: сертифікат, повноваження або дані фактури.
Перевірте в BIP MF, що саме оголошено: недоступність чи аварію. Від цього залежить строк: один робочий день чи сім.
Не зупиняйте продажі. Виставте фактуру у відповідному офлайн-режимі з потрібними позначеннями.
Запишіть дедлайн дослання в робочих днях, без субот, неділь і державних свят.
Перейдіть на автентифікацію сертифікатом, щоб перерва в Profil Zaufany не блокувала надсилання.
Перед довгими вихідними перевірте анонси робіт на gov.pl/web/profilzaufany/aktualnosci.
Налаштуйте e-mail алерт про аварію замість ручного оновлення сторінки статусу.
Підсумок
Технічна перерва KSeF не катастрофа, якщо ви знаєте, який режим вас охоплює і звідки взяти підтвердження. Комунікат MF визначає строк, моніторинг показує, чи система жива зараз, а Profil Zaufany треба відстежувати окремо, бо його аварія не дає жодних пільг.
Статус KSeF у реальному часі завжди на biurko.io/ksef/status, без логіну і без акаунта. А якщо не хочете перевіряти взагалі, створіть безкоштовний акаунт у Biurko: ми ставимо фактури в чергу під час аварії і повторюємо надсилання автоматично, коли KSeF повертається.
FAQ
Де перевірити, чи в KSeF технічна перерва? Офіційні анонси сервісних робіт Міністерство фінансів публікує на ksef.podatki.gov.pl/komunikaty-techniczne, а формальні комунікати про аварію і недоступність у BIP MF. Поточну доступність API трьох середовищ KSeF ми показуємо в реальному часі на biurko.io/ksef/status, із зондом кожні 5 хвилин.
Чи збій Profil Zaufany подовжує строк надсилання фактур до KSeF? Ні. Profil Zaufany це окрема система, а закон повʼязує подовжені строки виключно з недоступністю або аварією самого KSeF, оголошеною Міністерством фінансів. Якщо KSeF працює, діє режим offline24 зі строком до наступного робочого дня після дня виставлення фактури.
Скільки часу на дослання фактури після аварії KSeF? Після аварії, оголошеної MF у BIP, у вас 7 робочих днів від дня її завершення, вказаного в комунікаті (ст. 106nf ustawy o VAT). При звичайній недоступності, наприклад планових сервісних роботах, строк коротший: до наступного робочого дня після її завершення (ст. 106nh).
Offline24 це рівно 24 години? Ні, назва вводить в оману. Ст. 106nda говорить про надсилання фактури невідкладно, найпізніше наступного робочого дня після дня виставлення. Суботи, неділі та державні свята не є робочими днями, тож фактура з пʼятничного вечора має строк до кінця понеділка.
KSeF працює, а фактура не надсилається. Що перевірити? Якщо ані комунікати MF, ані моніторинг доступності не показують інциденту, проблема на вашому боці. Найчастіші причини: сертифікат KSeF, термін дії якого сплив, відсутність наданих повноважень у системі, семантична помилка в даних фактури або дублікат номера документа.