Якщо постачальник програми каже вам «ми підтримуємо KSeF» (Krajowy System e-Faktur, польська національна система е-фактур), ця фраза нічого не означає. Значення має, чи працює програма на API 2.0 і схемі FA(3), бо з 1 лютого 2026 року інше просто не приймається. Старі адреси середовищ вимкнули 17 січня 2026 року, а продакшн KSeF 1.0 завершив роботу під час технічної перерви 26 до 31 січня 2026 року.
Це стосується вас навіть тоді, коли ви не займаєтеся інтеграціями. Зміни в схемі впливають на нумерацію фактур, на позначення ставок ПДВ при продажу за кордон і на те, кого з працівників бюро реально бачить клієнт у системі. А з 1 січня 2027 року до системи входять найменші платники і починають діяти адміністративні штрафи.
Далі конкретика.
Дві різні системи, а не дві версії однієї
KSeF 1.0 працював із 2022 року як добровільна система. Логіка була інша: автентифікація зрощена з відкриттям сесії, шифрування в інтерактивному режимі опційне, успадкування прав, схема FA(1), потім FA(2).
KSeF 2.0 будували вже під загальний обовʼязок. Графік впровадження виглядав так:
Дата Що сталося 30.06.2025 Публікація документації API 2.0 (OpenAPI 3.0.4) і структури FA(3) 30.09.2025 Відкриті тести API 2.0 15.10.2025 Передпродакшн середовище (Demo) 01.11.2025 Старт Модуля сертифікатів і прав (MCU) 01.01.2026 Модуль заяв про фактури з додатком в e-Urząd Skarbowy (електронна податкова) 17.01.2026 Повне вимкнення старих адрес середовищ 01.02.2026 Продакшн KSeF 2.0, лише FA(3)
Деталі щодо адрес описані в повідомленні Міністерства фінансів для інтеграторів.
Що змінилося в API
Міністерство фінансів опублікувало офіційний огляд ключових змін API 2.0. Найважливіше:
Автентифікація відокремлена від сесії. У 1.0 вхід був невіддільний від відкриття інтерактивної сесії. У 2.0 ви автентифікуєтеся один раз, отримуєте токен JWT і відкриваєте стільки сесій, скільки потрібно. Токени можна оновлювати та відкликати.
Уніфікований старт сесії. Інтерактивна і пакетна сесії стартують однаково:
POST /sessions/online
POST /sessions/batch
В обох випадках передається код формуляра і зашифрований ключ AES.
Шифрування обовʼязкове для всіх фактур. У 1.0 воно вимагалося лише в пакетному режимі. У 2.0 кожна фактура, зокрема одинична, має бути зашифрована локально ключем AES, згенерованим для сесії. Симетричний ключ шифрується асиметрично за схемою RSA-OAEP з SHA-256 і MGF1-SHA256, а актуальні сертифікати публічних ключів беруться з GET /security/public-key-certificates.
Сертифікати KSeF. Новий модуль дозволяє подати заяву на внутрішній сертифікат KSeF, завантажити його, перевірити статус заяви та ліміт сертифікатів. Сертифікат служить для автентифікації і потрібен для виставлення фактури в режимі offline.
Пакет без принципу «все або нічого». У 1.0 одна помилкова фактура могла відхилити всю посилку. У 2.0 кожна фактура обробляється незалежно, а помилкові забираються окремим ендпоінтом разом із причиною відхилення.
Інше виявлення дублікатів. Замість хешу файлу система порівнює бізнес-дані: NIP (польський податковий номер) з Podmiot1, RodzajFaktury і номер фактури P_2.
Нова модель прав. Успадкування прав замінили непрямим наданням. Клієнт надає бюро право з опцією подальшої передачі, а бюро передає його конкретним працівникам. Можливі також генеральні права, що охоплюють усіх клієнтів бюро.
Ліміти викликів. Кожен ендпоінт має ліміти на секунду, хвилину і годину, які рахуються за контекстом та IP-адресою. Значення публічні й відрізняються залежно від середовища.
Що змінилося у схемі FA(3)
FA(3) опублікували в CRWDE 25 червня 2025 року, і з 1 лютого 2026 року вона замінила FA(2) (опис структури).
Додатки. Зʼявився вузол Zalacznik, але це не PDF, приклеєний до фактури. Додаток має структуровану форму і є частиною того самого файлу XML. Умова: подати заяву про намір до Szef KAS (керівник Податкової адміністрації) через e-Urząd Skarbowy, розгляд до 3 робочих днів (повідомлення MF). Ліміт розміру фактури з додатком становить 3 МБ. Маркетинговий контент у додатку може коштувати вам самого права ним користуватися.
Нова роль «Pracownik». Третю сторону на фактурі можна позначити як працівника, що спрощує облік відряджень, пального і готелів. Вузол необовʼязковий, тож не варто будувати на ньому всю автоматизацію витрат.
Нові коди ставок. Ставку 0% розбили, а загальний код NP скасували:
0_KR ставка 0% у внутрішніх операціях
0_WDT внутрішньоспільнотна поставка товарів
0_EX експорт товарів
NP_II послуги, ПДВ з яких розраховує отримувач (ст. 100 п. 1 підп. 4 закону про ПДВ)
NP_I інші поставки товарів і послуг за межами Польщі
Гнучкий термін оплати. Замість самої дати можна вказати кількість одиниць часу і початкову подію, наприклад 14 днів від отримання фактури.
Дрібниці, які ламають валідацію. Номер рахунку подовжили з 32 до 34 знаків (повний IBAN, важливо для закордонних рахунків), назву товару чи послуги до 512 знаків, додали поле для ідентифікатора платежу KSeF.
Фактури VAT RR мають власну схему. Фактура для rolnik ryczałtowy (сільгоспвиробник на паушальній системі) не є варіантом FA(3). Це окремий міністерський зразок FA_RR із власним варіантом формуляра і власними типами документів (VAT_RR, KOR_VAT_RR). Інтеграція, яка знає лише FA(3), такої фактури не виставить.
Чому це стосується вас, навіть якщо ви не пишете код
Три ситуації з практики:
Нумерація і дублікати. Ви надсилаєте фактуру FV/2026/07/14, отримуєте помилку валідації, правите XML і надсилаєте повторно з тим самим номером, хоча перша версія все ж була прийнята. У 1.0 інший вміст файлу давав інший хеш і проходив. У 2.0 збіг трійки NIP, тип документа і номер означає дублікат. Виправлення йдуть коригуючою фактурою, а не повторним надсиланням.
Ставки ПДВ. Компанія, яка продає послуги до Німеччини і мала в системі одну позицію «NP», тепер має вирішити, це NP_II чи NP_I. Це податкове рішення на момент виставлення фактури, а не на момент звітності. Узгодьте зіставлення з бухгалтером один раз і запишіть його в шаблони товарів та послуг.
Права в бухгалтерському бюро. Раніше працівник із правом до фактур самого бюро автоматично обслуговував клієнтів, від яких бюро мало права. Тепер це розділено. Якщо в лютому частина клієнтів «зникла» з видимості працівників, причина майже завжди у відсутності непрямого надання прав, а не в збої системи.
Чек-лист перевірки постачальника
Питайте прямо, чи система надсилає через API 2.0 і FA(3), а не «чи підтримує KSeF».
Перевірте, чи вміє вона виставляти фактуру в режимі offline, тобто чи керує сертифікатом KSeF і генерує потрібні QR-коди.
Перевірте підтримку FA_RR, якщо купуєте у сільгоспвиробників на паушальній системі.
Переконайтеся, що одна помилкова фактура в пакеті не блокує решту.
Перегляньте зіставлення ставок:
0_KR,0_WDT,0_EX,NP_I,NP_II.У бюро зробіть аудит прав у модулі MCU, клієнт за клієнтом.
Якщо потрібні додатки, подайте заяву в e-Urząd Skarbowy до того, як плануєте впровадження.
Підсумок
KSeF 2.0 не є черговою версією того самого інтерфейсу. Це інша модель автентифікації, інше шифрування, інша модель прав і інша структура фактури. Більшість цих відмінностей видно лише тоді, коли щось відхиляється.
Biurko від початку побудований на API 2.0 і схемі FA(3), з окремою обробкою FA_RR, автентифікацією сертифікатом, пакетним надсиланням, режимами offline та імпортом фактур закупівлі з KSeF. Інтерфейс доступний українською. Створіть безкоштовний акаунт на biurko.io і пройдіть шлях від фактури до UPO (офіційне підтвердження отримання) на власному документі.
FAQ
Чи можна ще виставити фактуру в схемі FA(2)? Ні. З 1 лютого 2026 року KSeF приймає лише FA(3). Це стосується і коригувань до фактур, спершу виставлених у FA(2): коригуюча фактура вже має бути в новій структурі.
Чи працюють старі токени та інтеграції з API 1.0? Ні. Продакшн KSeF 1.0 завершив роботу під час технічної перерви 26 до 31 січня 2026 року, а старі адреси середовищ вимкнули 17 січня 2026 року без переадресації.
Чи кожному потрібен сертифікат KSeF? Сертифікат служить для автентифікації і потрібен для виставлення фактур у режимі offline. Якщо ви працюєте лише онлайн і автентифікуєтеся інакше, можна обійтися без нього, але ви втрачаєте запасний шлях.
Що саме може бути додатком до фактури? Виключно структуровані дані, які доповнюють фактуру, наприклад деталі споживання чи розрахункових позицій. Не PDF, не скан, не маркетингові матеріали. Потрібна попередня заява до Szef KAS через e-Urząd Skarbowy.
Я ФОП з України, зареєстрований у Польщі як JDG. Мене це стосується? Так. JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza, аналог ФОП) як платник ПДВ входить у загальний обовʼязок нарівні з іншими. Значення має не форма діяльності, а статус платника ПДВ і обороти, від яких залежить графік входження в систему.