Чи можна вести бухгалтерію в Польщі без biuro rachunkowe?

Ви щомісяця платите бухгалтерському бюро (biuro rachunkowe), а ваш бізнес — кілька рахунків-фактур і трохи витрат. Чи вимагає закон, щоб бюро було? Ні. Польські правила не зобов'язують JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza, польський аналог ФОП) користуватися бюро, тож бухгалтерія без biuro rachunkowe — цілком законна.

Зараз добрий момент, щоб це обдумати. З 1 січня 2027 року починають діяти штрафи, пов'язані з KSeF (2026 рік був перехідним, без санкцій), а найменші підприємці долучаються до системи. Чи залишите ви бухгалтера, чи ні — треба розуміти, що відбувається з вашими фактурами.

Нижче: що дозволено, що реально робити щомісяця, як це виглядає в Biurko і коли краще залишитися з фахівцем. Я пишу як засновник Biurko, а не як бухгалтер, тому це не податкова порада.

Чи законно вести бухгалтерію самостійно?

Так. JDG може сам вести податкову книгу доходів і витрат (KPiR) або, на ryczałt (єдиний податок із виручки), облік доходів. Жодна норма не вимагає для цього бюро чи сертифікованого бухгалтера.

Інакше стає, коли ви перевищуєте ліміт доходу, визначений у євро в законі про бухгалтерський облік, або ведете спілку (sp. z o.o.). Тоді діє повна бухгалтерія, і вести її самотужки без знань ризиковано.

Відповідальність за правильність звітів завжди на вас, навіть якщо їх готує бюро. Різниця лише в тому, хто натискає кнопки.

Що реально робити щомісяця

Візьмемо найпоширеніший варіант: JDG на ryczałt, активний платник VAT, щомісячні розрахунки.

Якщо термін припадає на вихідний чи свято, його, як правило, переносять на наступний робочий день. JPK_V7M можна подати навіть безкоштовно через e-Mikrofirma Міністерства фінансів. Актуальні правила дивіться на podatki.gov.pl.

Пунктів небагато. Складність у регулярності та в тому, що кожен крок живиться даними попереднього.

Чому KSeF змінює розрахунок

З 1 лютого 2026 кожен активний платник VAT мусить отримувати фактури в KSeF. З 1 квітня 2026 більшість підприємців мають і виставляти їх там. Мікропідприємці з продажем до 10 000 зл брутто на місяць мають час до 1 січня 2027. Графік публікує Міністерство фінансів на podatki.gov.pl/ksef.

З 1 січня 2027 діють штрафи: до 100% суми VAT з фактури, виставленої поза KSeF, а для документів без VAT — 18,7% загальної суми (стаття 106ni закону про VAT, див. podatki.gov.pl/ksef). Податкова може відмовитися від штрафу, наприклад, у разі збою системи.

Практичний висновок: фактури закупівлі тепер потрапляють у KSeF, а не на пошту. Якщо ви й досі передруковуєте їх у таблицю, ви витрачаєте час саме там, де це може зробити програма.

Як це виглядає в Biurko

Приклад: фрилансерка-розробниця на ryczałt 12%, активний платник VAT, кілька фактур продажу й десяток документів витрат на місяць.

1. Продаж. Вона виставляє фактуру в Biurko; та йде в KSeF під час виставлення, а номер KSeF зберігається.

2. Закупівлі. Biurko забирає фактури закупівлі з KSeF, а фото чи скани документів витрат розпізнає через OCR.

3. Реєстри. Документи потрапляють у реєстри VAT без передруковування.

4. Декларації. Biurko готує JPK_V7M, надсилає його й отримує UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru — офіційне підтвердження отримання від податкової).

5. Ryczałt і ZUS. Система рахує аванс податку й готує декларацію ZUS DRA, а календар обов'язків показує, що і до якого числа треба зробити.

Вам лишається перевірити й затвердити, а не подавати все з нуля. Відповідальність усе одно ваша, тож завжди переглядайте розраховані суми.

Коли краще залишитися з biuro rachunkowe

Чесно: самостійно не завжди розумно. Залиштеся з бухгалтером, якщо:

• ви ведете спілку або мусите вести повну бухгалтерію,

• ви на податковій шкалі чи лінійному податку з KPiR; Biurko наразі не покриває KPiR, PIT за шкалою й лінійний, основні засоби, річний PIT та VAT-UE,

• у вас є працівники, лізинг, основні засоби чи внутрішньоєвропейські операції,

• ви під перевіркою або у спорі з податковою і вам потрібен представник.

Є й середній шлях: рутину робите самі, а нестандартні питання уточнюєте в бухгалтера чи податкового радника. У Biurko бухгалтерці належить безкоштовне місце, тож вона може переглянути ваші дані, коли треба.

Чекліст перед відмовою від бюро

• Перевірте форму оподаткування й статус VAT, а також що ваша ситуація проста (ryczałt, послуги, без працівників).

• Заберіть із бюро реєстри VAT, облік доходів і розрахунки ZUS за поточний рік.

• Узгодьте дату завершення співпраці й передачу документів; перевірте строк попередження в договорі.

• Перевірте свої права доступу в KSeF, щоб бачити власні фактури.

• Позначте в календарі 20-те і 25-те числа.

• Перший JPK_V7M надішліть паралельно з бюро або з його перевіркою, щоб порівняти результат.

• Визначте, до кого звертатиметеся з нестандартними питаннями.

Підсумок

Бухгалтерія без biuro rachunkowe законна і для простого JDG часто цілком реальна, особливо коли фактури й JPK автоматизовані. KSeF і штрафи 2027 року лише підвищують цінність хорошого інструмента. Biurko робить KSeF, реєстри VAT, JPK_V7M і розрахунки на ryczałt в одному місці, а ви затверджуєте результат.

Спробуйте на власних фактурах: 14 днів безкоштовно на biurko.io. Є також безкоштовний план. Інтерфейс доступний українською.

FAQ

Чи обов'язково мати biuro rachunkowe для JDG?

Ні. Польське законодавство не зобов'язує JDG користуватися бухгалтерським бюро. Ви можете самі вести книгу доходів і витрат або облік на ryczałt, зокрема в програмі. Відповідальність за правильність декларацій і терміни завжди лежить на вас, хто б їх не готував.

Чи законно вести бухгалтерію самостійно в Польщі?

Так. Підприємець може сам вести податкові книги й подавати декларації. Повна бухгалтерія обов'язкова, зокрема, для спілок і для підприємців, що перевищили законодавчий ліміт доходу, і там самостійне ведення вимагає серйозних знань.

Як відмовитися від бюро рахункового?

Перевірте строк попередження в договорі, узгодьте передачу реєстрів і записів за поточний рік та переконайтеся, що перший JPK_V7M буде подано до 25-го числа. Якщо бюро вело книги від вашого імені, перевірте, чи треба оновити дані в податковій.

Скільки часу займає самостійна бухгалтерія JDG на ryczałt?

Залежить від кількості документів, але щомісячна рутина — це перегляд фактур, затвердження JPK_V7M, сплата податку й ZUS. Коли фактури автоматично підтягуються з KSeF, а декларації формуються самі, ручної роботи майже не лишається. Залишаються регулярність і перевірка сум.

Чи замінює Biurko бухгалтера?

Не в кожному випадку. Biurko автоматизує KSeF, реєстри VAT, JPK_V7M і розрахунки на ryczałt, але не є податковим радником. Наразі воно не покриває KPiR, PIT за шкалою чи лінійний та повну бухгалтерію. У складних випадках варто звернутися до бухгалтера.

Це не податкова й не юридична порада. Перед рішенням перевірте актуальні правила на podatki.gov.pl.