JDG для громадянина України: паралельний словник ФОП, Дія та KSeF

Найбільші помилки підприємців з України в Польщі виникають не через незнання правил. Вони виникають через схожість слів. «Faktura» звучить як «податкова накладна», KSeF нагадує ЄРПН, а Дія здається польським mObywatel. За кожною з цих схожостей стоїть інший правовий механізм.

Це перестало бути питанням зручності. KSeF діє обовʼязково з 1 лютого 2026 року для найбільших платників і з 1 квітня 2026 року для решти платників VAT (і активних, і звільнених; найменші — з 1 січня 2027 року), а період, коли дрібні фактури ще можна виставляти поза системою, закінчується 31 грудня 2026 року. За чинним законом з 1 січня 2027 року діють адміністративні штрафи зі ст. 106ni закону про VAT; 16 вересня 2026 року Міністерство фінансів оголосило про їх перенесення на 1 січня 2028 року — це законопроєкт, ще не ухвалений, і він переносить лише штрафи, а не сам обовʼязок працювати в KSeF.

Нижче — паралельний словник: що чому відповідає і де аналогія розвалюється.

Правова форма: ФОП не перекладається прямо на JDG

Найближчий відповідник ФОП — одноосібна господарська діяльність (JDG), внесена до CEIDG. Схожість закінчується на визначенні.

Правила провадження діяльності громадянами України залежать від дозвільного статусу перебування, наприклад від перебування під тимчасовим захистом, і час від часу змінюються. Актуальний стан перевіряйте на biznes.gov.pl.

Практичний висновок: у Польщі те, чи можете ви вести фірму, вирішує підстава перебування, а не сам факт наявності номера PESEL.

Номери: РНОКПП, ЄДРПОУ проти PESEL, NIP і REGON

В Україні фізична особа діє під одним податковим номером, фірма — під ЄДРПОУ. У Польщі номерів більше, і вони виконують різні функції.

• PESEL ідентифікує особу, а не фірму. Це умова створення Profil Zaufany.

• NIP ідентифікує платника податків. Для JDG це номер фірми і водночас контекст роботи в KSeF.

• REGON — статистичний номер, на практиці рідко використовується в обороті.

У KSeF важливий NIP. Саме він задає контекст автентифікації, тобто від чийого імені ви виставляєте й отримуєте фактури.

Цифрова ідентичність: Дія — це не Profil Zaufany

Це найпоширеніше непорозуміння і найдорожче за втраченим часом.

Profil Zaufany може оформити кожна фізична особа з номером PESEL, зокрема іноземець. Підтвердження відбувається через польський інтернет-банкінг, у пункті підтвердження або у відеорозмові з чиновником. Правила описано на gov.pl/web/profilzaufany.

Дія.Підпис-EU пройшов європейську валідацію, і ним можна підписувати договори з контрагентами з ЄС, але згідно з повідомленням уряду України ідеться про можливість перевірки підпису в державах-членах, а не про вхід до польських систем адміністрації. До KSeF ним не увійдете.

Якщо PESEL у вас немає, шлях існує: кваліфікований електронний підпис без NIP і PESEL заявляється до KSeF через повідомлення ZAW-FA як так звані унікальні дані, тобто відбиток сертифіката. Процедуру та приклади описує Podręcznik KSeF 2.0 cz. I.

Faktura проти податкової накладної: фальшивий друг номер один

В Україні діють два різні документи: рахунок-фактура, тобто комерційний документ, і податкова накладна, тобто податковий документ, який реєструється в ЄРПН. До них додається акт виконаних робіт як підтвердження виконання послуги.

У Польщі документ один. Faktura VAT є одночасно і комерційним, і податковим документом. Окремої «накладної» для реєстрації немає, і обовʼязкового акта прийняття послуги як умови обліку теж немає.

Практичний наслідок: польський покупець відраховує VAT з фактури, а не з окремого податкового документа. Якщо у фактурі помилка, ви виправляєте її фактурою-коригуванням (faktura korygująca), а не «розрахунком коригування» до іншого документа.

KSeF проти ЄРПН: схожа механіка, інший предмет

Тут аналогія спокуслива і частково слушна. Обидві системи — центральні державні реєстри, обидві присвоюють документу номер, і обидві повертають підтвердження.

Деталь, яка найбільше дивує: у Польщі ви передаєте фактуру до KSeF навіть тоді, коли звільнені від VAT. Обовʼязок стосується платників VAT, зокрема звільнених за обсягом продажу, а не лише активних. Обсяг і графік описано на ksef.podatki.gov.pl.

До 31 грудня 2026 року діє відтермінування для дрібного продажу: фактури до 10 000 zł брутто на місяць в обороті B2B можна виставляти поза KSeF. Одноразове перевищення ліміту припиняє це право назавжди. До ліміту зараховується лише продаж, на який поширюється обовʼязок KSeF, а не продаж споживачам.

Податки й внески в польському перекладі

Чекліст першого тижня

1. Перевірте, чи ваша підстава перебування дає право вести діяльність, перш ніж подавати заяву CEIDG-1.

2. Створіть Profil Zaufany і підтвердіть його в банку або в пункті підтвердження.

3. Визначте, чи будете звільнені від VAT до 240 000 zł, чи реєструєтеся як активний платник.

4. Увійдіть до Aplikacja Podatnika KSeF, перевірте свої повноваження і згенеруйте сертифікат KSeF.

5. Якщо у вас немає PESEL, підготуйте ZAW-FA з унікальними даними вашого кваліфікованого підпису.

6. Порахуйте продаж B2B за поточний місяць і перевірте, чи вкладаєтеся в ліміт 10 000 zł брутто.

7. Виберіть програму для фактур, яка підтримує FA(3), сертифікати KSeF і завантаження закупівельних фактур.

Підсумок

Схожість слів у цьому випадку — пастка, а не полегшення. ФОП — це не JDG, ЄРПН — це не KSeF, а Дія не відчинить вам польського уряду. Коли ви раз упорядкуєте ці поняття, решта — лише налаштування інструментів.

Biurko — польська платформа для фактурування та KSeF з інтерфейсом українською мовою, підключенням до KSeF через Profil Zaufany або сертифікат KSeF, підтримкою FA(3), завантаженням закупівельних фактур і перекладом помилок KSeF зрозумілою мовою. Безкоштовний акаунт ви створюєте на biurko.io без картки і без обмеження в часі.

FAQ

Чи може громадянин України створити JDG у Польщі? Так, якщо має підставу перебування, яка дозволяє вести діяльність; правила залежать від цієї підстави, наприклад від тимчасового захисту. Актуальні умови описує biznes.gov.pl.

Чи працює Дія.Підпис у KSeF? Ні. Український кваліфікований підпис в ЄС розглядається як удосконалений і не призначений для входу до польських систем адміністрації. Для KSeF потрібен Profil Zaufany, кваліфікований підпис, кваліфікована печатка або сертифікат KSeF.

Чи треба в Польщі виставляти податкову накладну? Ні. Польська faktura VAT є одночасно комерційним і податковим документом. Окремого податкового документа та окремої реєстрації немає, натомість є обовʼязок надсилати фактуру до KSeF.

Що в Польщі відповідає українській квитанції про реєстрацію? UPO, тобто урядове підтвердження отримання (urzędowe poświadczenie odbioru), яке видає KSeF. Воно містить номер KSeF, присвоєний фактурі, і є доказом того, що документ прийнято системою.

Чи мусить фірма, звільнена від VAT, користуватися KSeF? Так. Обовʼязок охоплює платників VAT, зокрема звільнених за обсягом продажу. До 31 грудня 2026 року можна користуватися відтермінуванням для продажу B2B до 10 000 zł брутто на місяць, але одноразове перевищення ліміту припиняє це право назавжди.