Коригувальні фактури та коригувальні ноти

Помилки у фактурах — звичайна частина бухгалтерської практики. Польське законодавство передбачає два інструменти виправлення: коригувальну фактуру (faktura korygująca), яку виставляє продавець, та коригувальну ноту (nota korygująca), яку виставляє покупець. Розуміння різниці між ними та правил їх оформлення захистить вас від санкцій і забезпечить коректність звітності.

Коли виставляється коригувальна фактура

Продавець зобов'язаний виставити коригувальну фактуру (ст. 106j п. 1) у таких випадках:

• Помилка в сумі — неправильно розрахована ціна, кількість або вартість.
• Зміна ціни після виставлення — надання знижки, рабату, бонусу post factum.
• Повернення товару (повне або часткове) — покупець повернув товар, і необхідно зменшити вартість операції.
• Повернення авансу — якщо замовлення скасоване і аванс повертається.
• Помилка в ставці ПДВ — наприклад, застосовано 23% замість 8%.
• Зміна обсягу виконаних послуг — фактичний обсяг відрізняється від зазначеного у фактурі.

Обов'язкові елементи коригувальної фактури (ст. 106j п. 2)

Коригувальна фактура повинна містити:

• Слово "KOREKTA" або "FAKTURA KORYGUJĄCA".
• Номер та дату оригінальної фактури, до якої вноситься корекція.
• Дані продавця та покупця (як в оригіналі).
• Назву товару/послуги, що коригується.
• Причину корекції (przyczyna korekty) — обов'язкове поле.
• Правильний зміст позицій, які коригуються — зазначаються нові (правильні) значення, а також різниця між старими та новими значеннями.
• Якщо корекція стосується суми ПДВ — суму корекції з розбивкою за ставками.

Корекція in-minus (зменшення суми)

Коли коригувальна фактура зменшує суму ПДВ (наприклад, знижка, повернення), застосовуються правила ст. 29a п. 13:

• Продавець може зменшити свою податкову базу в періоді виставлення коригувальної фактури, за умови що має документацію, яка підтверджує узгодження умов з покупцем (не обов'язково підпис покупця на фактурі — достатньо листування, протоколу повернення, зміни до договору тощо).
• Покупець зобов'язаний зменшити вхідний ПДВ у періоді, в якому він узгодив умови корекції з продавцем — незалежно від того, чи отримав він фактуру.

Ця система, запроваджена з 2021 року, базується на принципі узгодження умов (warunki uzgodnienia), а не на факті доставки документа.

Корекція in-plus (збільшення суми)

Момент відображення корекції in-plus залежить від причини:

• Нова обставина (наприклад, додаткова послуга, збільшення обсягу після доставки) — корекція відображається в періоді виникнення нової обставини.
• Помилка в оригінальній фактурі (наприклад, занижена ціна через друкарську помилку) — корекція відображається "назад", тобто в тому періоді, в якому була виставлена оригінальна фактура. Це може вимагати подання коригувальної декларації JPK_VAT.

Коригувальна нота (nota korygująca)

Коригувальну ноту виставляє покупець (ст. 106k) для виправлення помилок у формальних даних:

• Помилка в назві або адресі покупця чи продавця.
• Помилка в NIP покупця.
• Помилка в даті доставки/виконання послуги.
• Будь-які інші дані, окрім сум, кількості, ставок ПДВ та назви товару/послуги.

Обов'язкові вимоги:

• Містить дані оригінальної фактури та зазначення, що саме і як коригується.
• Потребує акцепту (згоди) продавця — без підтвердження продавця нота не має юридичної сили. Акцепт може бути в будь-якій формі (електронна, письмова, мовчазна згода — залежно від домовленості).

Збірна коригувальна фактура (faktura korygująca zbiorcza)

З 2021 року продавець може виставити одну коригувальну фактуру до кількох оригінальних фактур одного покупця (ст. 106j п. 3). Це зручно при:

• масових знижках за обсяг покупок за період,
• ретроспективних бонусах (premie retrospektywne),
• коригуванні серії фактур з однаковою помилкою.

Збірна корекція повинна містити номери та дати всіх оригінальних фактур, причину корекції та підсумкові суми різниць.

Практичні поради

• Завжди зазначайте чітку причину корекції — це захистить вас при перевірці.
• Зберігайте документацію узгодження умов з покупцем (листування, протоколи) — вона замінила підпис на коригувальній фактурі.
• Для формальних помилок (адреса, NIP) попросіть покупця виставити коригувальну ноту — це швидше, ніж самостійно виставляти коригувальну фактуру.
• Перевіряйте, чи корекція in-minus або in-plus — від цього залежить період відображення у декларації.
• У системі KSeF коригувальна фактура пов'язується з оригіналом автоматично через номер KSeF оригінальної фактури.