Обов'язкові елементи фактури VAT

Стаття 106e п. 1 закону про ПДВ (ustawa o podatku od towarów i usług) визначає повний перелік даних, які повинна містити кожна фактура VAT. Відсутність будь-якого з обов'язкових елементів може призвести до визнання фактури неправильною, відмови у вирахуванні ПДВ покупцем або необхідності виставлення коригувальної фактури.

Основні реквізити

Кожна фактура VAT повинна містити:

• Дата виставлення (data wystawienia) — дата створення документа.
• Послідовний номер (numer kolejny) — унікальний номер, що однозначно ідентифікує фактуру в межах обраної серії нумерації. Серія може включати місяць, рік, код філії тощо.
• Імена/назви та адреси (imiona i nazwiska / nazwy, adresy) продавця і покупця.
• NIP продавця — обов'язковий завжди.
• NIP покупця — обов'язковий, якщо покупець є платником ПДВ. Для фізичних осіб, які не ведуть підприємницької діяльності, NIP не вимагається.
• Дата доставки товару або виконання послуги (data dokonania dostawy / wykonania usługi), або дата отримання оплати, якщо така дата відрізняється від дати виставлення фактури.

Опис товарів і послуг

Для кожної позиції фактури необхідно вказати:

• Назву товару або послуги (nazwa towaru lub usługi) — достатньо конкретна, щоб ідентифікувати предмет операції.
• Одиницю виміру та кількість (miara i ilość) — штуки, кілограми, години, комплекти тощо.
• Ціну за одиницю нетто (cena jednostkowa netto) — без ПДВ.
• Знижки, рабати (rabaty, opusty, obniżki) — якщо застосовуються, зазначаються окремо.
• Вартість нетто (wartość netto) — ціна одиниці помножена на кількість, з урахуванням знижок.
• Ставку ПДВ (stawka podatku) — 23%, 8%, 5%, 0%, ZW, NP або OO.
• Суму ПДВ (kwota podatku) — для кожної позиції або групи позицій з однаковою ставкою.

Підсумкові суми

У нижній частині фактури зазначаються:

• Сума нетто з розбивкою за ставками ПДВ.
• Сума ПДВ з розбивкою за ставками.
• Загальна сума до сплати (брутто) (kwota należności ogółem) — обов'язково виражена словами або цифрами, завжди в PLN для суми ПДВ (навіть якщо фактура у валюті).

Спеціальні позначки

Залежно від типу операції, фактура може вимагати додаткових позначок:

• "Mechanizm podzielonej płatności" — обов'язкова позначка при операціях, що підлягають обов'язковому механізму розділеної оплати (MPP): товари/послуги з Додатку 15, сума >= 15 000 PLN брутто. Відсутність позначки загрожує санкцією у розмірі 30% суми ПДВ.
• "Metoda kasowa" — зазначається малими платниками ПДВ (mali podatnicy), які обрали касовий метод обліку (ст. 21).
• "Odwrotne obciążenie" — зворотне нарахування, коли обов'язок нарахування ПДВ покладається на покупця (застосовується у внутрішньоспільнотних операціях).
• "Samofakturowanie" — коли фактуру від імені продавця виставляє покупець на підставі попередньої угоди.
• "Procedura marży" — при застосуванні системи маржі для вживаних товарів, творів мистецтва, колекційних предметів або туристичних послуг.

Валюта

Суми на фактурі можуть бути виражені в будь-якій валюті, проте сума ПДВ завжди зазначається в PLN (ст. 106e п. 11). Якщо фактура виставлена в іноземній валюті, для перерахунку використовується середній курс NBP за останній робочий день перед днем виникнення податкового зобов'язання.

Типові помилки

• Відсутність NIP покупця на фактурі для B2B-операцій.
• Невірна або відсутня дата доставки/виконання послуги.
• Загальний опис послуги ("usługi" замість конкретного найменування).
• Помилка у ставці ПДВ — наприклад, 23% замість 8% для будівельних послуг для житла.
• Відсутність позначки MPP при обов'язковій розділеній оплаті.

Усі помилки виправляються через коригувальну фактуру (від продавця) або коригувальну ноту (від покупця, лише формальні дані).

Що не є обов'язковим

Закон не вимагає зазначення на фактурі: печатки, підпису, форми оплати (хоча на практиці ці дані часто вказуються). Виняток — позначка MPP та інші спеціальні позначки, які є обов'язковими для відповідних операцій.