Архівування та зберігання фактур

Правильне зберігання фактур — не лише бухгалтерська практика, а юридичний обов'язок кожного платника ПДВ у Польщі. Порушення правил архівації може призвести до штрафів, втрати права на вирахування ПДВ та проблем під час податкових перевірок.

Термін зберігання

Фактури та інші податкові документи необхідно зберігати протягом 5 років, починаючи від кінця календарного року, в якому минув строк сплати податку (ст. 112 закону про ПДВ, ст. 86 п. 1 Податкового кодексу — Ordynacja podatkowa).

Приклад:

Фактура від січня 2024 року: ПДВ за січень 2024 сплачується до 25 лютого 2024. Строк зберігання — до 31 грудня 2029 року (5 років від кінця 2024).
Фактура за грудень 2024 року: ПДВ сплачується до 25 січня 2025. Строк зберігання — до 31 грудня 2030 року (5 років від кінця 2025).

Зверніть увагу: для податку на прибуток (CIT/PIT) строк може відрізнятися, тому на практиці рекомендується зберігати документи мінімум 5 років від кінця року, в якому подано декларацію.

Форма зберігання

З 2022 року електронні та паперові фактури мають повну юридичну рівність. Ви можете зберігати:

паперові фактури в оригіналі,
скановані копії паперових фактур (за умови дотримання вимог якості),
електронні фактури у форматі, в якому їх отримано (PDF, XML, EDI).

Немає обов'язку друкувати електронні фактури або оцифровувати паперові — достатньо зберігати їх у тій формі, в якій вони були виставлені чи отримані.

Три ключові вимоги (ст. 106m)

Незалежно від форми зберігання, фактури повинні відповідати трьом вимогам:

Автентичність походження (autentyczność pochodzenia) — можливість підтвердити, що фактура дійсно виставлена конкретним продавцем. Забезпечується бізнес-контролями, кваліфікованим електронним підписом або EDI.
Цілісність змісту (integralność treści) — гарантія, що зміст фактури не був змінений після виставлення. Забезпечується захистом від редагування, контрольними сумами, системами управління документами.
Читабельність (czytelność) — можливість прочитати фактуру від моменту виставлення до кінця строку зберігання. Стосується як паперових (захист від вицвітання), так і електронних (сумісність форматів).

Методи забезпечення автентичності та цілісності

Закон визначає три рівноцінні методи:

Бізнес-контролі (kontrole biznesowe) — внутрішні процедури підприємства, що встановлюють достовірний аудиторський слід (wiarygodna ścieżka audytu) між фактурою, замовленням, доставкою та оплатою.
Кваліфікований електронний підпис (kwalifikowany podpis elektroniczny) — відповідно до Регламенту eIDAS.
EDI (Electronic Data Interchange) — обмін електронними документами через стандартизовані протоколи з гарантією цілісності.

KSeF як архів

Krajowy System e-Faktur (KSeF) — національна система електронних фактур Польщі. Фактури, виставлені через KSeF:

Зберігаються у системі протягом 10 років (значно довше, ніж мінімальні 5 років).
Мають гарантовану автентичність, цілісність та читабельність — не потребують додаткових методів підтвердження.
Отримують унікальний номер KSeF, який однозначно ідентифікує документ.

Чи звільняє KSeF від архівації?

Не повністю. KSeF зберігає лише структуровані фактури (faktury ustrukturyzowane) у форматі XML. Однак підприємець зобов'язаний самостійно зберігати:

супровідні документи: договори, замовлення, специфікації, акти приймання,
підтвердження доставки (CMR, WZ),
кореспонденцію з контрагентами, пов'язану з корекціями,
внутрішні документи бухгалтерського обліку.

Тому навіть при повному використанні KSeF необхідно вести власний архів супровідних документів.

Зберігання за кордоном

Зберігання фактур за межами Польщі дозволяється за умови (ст. 112a п. 3):

Фактури зберігаються на території країни-члена ЄС.
Забезпечений онлайн-доступ — податковий орган повинен мати можливість переглядати, завантажувати та перевіряти фактури без затримки.
Дотримані вимоги автентичності, цілісності та читабельності.

При зберіганні поза ЄС — необхідно попередньо повідомити податковий орган (naczelnik urzędu skarbowego).

Резервне копіювання та безпека

На практиці рекомендується: регулярне резервне копіювання (локальне + хмарне), захист від несанкціонованого доступу (шифрування, контроль доступу), періодична перевірка читабельності архівних фактур та використання форматів довгострокового зберігання (PDF/A).

Практичні поради

Biurko автоматично архівує всі виставлені та отримані фактури з дотриманням вимог автентичності та цілісності.
Навіть при використанні KSeF — створюйте локальний архів для супровідних документів.
Позначайте строк закінчення зберігання для кожного податкового періоду — це допоможе структурувати архів.
При зміні бухгалтерської програми забезпечте міграцію або доступ до старого архіву протягом усього строку зберігання.

Архівування фактур