Faktury korygujace i noty korygujace

Bledy na fakturach, zmiany warunkow transakcji czy zwroty towarow wymagaja wystawienia odpowiednich dokumentow korygujacych. Polskie prawo przewiduje dwa rodzaje dokumentow: fakture korygujaca (wystawia sprzedawca) i note korygujaca (wystawia nabywca).

Kiedy wystawic fakture korygujaca

Fakture korygujaca wystawia sprzedawca w nastepujacych sytuacjach (art. 106j ust. 1):

• Blad w kwocie — pomylka w cenie, ilosci, wartosci netto lub brutto
• Zmiana ceny po sprzedazy — udzielenie rabatu, podwyzka ceny na mocy umowy
• Udzielenie upustu lub rabatu — obnizenie ceny po dokonaniu sprzedazy (np. rabat retroaktywny za osiagniecie progu zakupow)
• Zwrot towaru — czesiowy lub calkowity zwrot przez nabywce
• Zwrot zaliczki — gdy transakcja nie doszla do skutku
• Pomylka w stawce VAT — zastosowanie nieprawidlowej stawki podatkowej
• Stwierdzenie pomylki w jakiejkolwiek pozycji faktury

Obowiazkowe elementy faktury koregujacej (art. 106j ust. 2)

Kazda faktura korygujaca musi zawierac:

• Numer kolejny faktury korekgujacej i date wystawienia
• Dane zawarte w fakturze pierwotnej: numer, date wystawienia, dane stron, NIP
• Przyczyne korekty — opis, dlaczego korekta jest wystawiana
• Prawidlowa tresc korygowanych pozycji — nowe wartosci zastepujace bledne
• Jesli korekta wplywa na zmiane podstawy opodatkowania lub kwoty VAT — odpowiednie kwoty korekty

Korekta in-minus (obnizenie podstawy opodatkowania)

Korekta in-minus dotyczy sytuacji, gdy wartosc faktury ulega zmniejszeniu (rabat, zwrot, obnizka ceny). Zasady rozliczenia okreslone sa w art. 29a ust. 13:

Warunki rozliczenia przez sprzedawce

Od 2021 roku sprzedawca moze obnizyc podstawe opodatkowania, gdy posiada dokumentacje potwierdzajaca uzgodnienie warunkow korekty z nabywca. Dokumentacja moze miec dowolna forme:

• Korespondencja e-mail potwierdzajaca uzgodnienia
• Podpisane porozumienie lub aneks do umowy
• Potwierdzenie odbioru faktury koregujacej
• Dokumenty dotyczace reklamacji lub zwrotu

Moment rozliczenia: sprzedawca rozlicza korekte w okresie, w ktorym wystawil fakture korygujaca, pod warunkiem posiadania dokumentacji. Nabywca jest zobowiazany do zmniejszenia odliczenia w okresie otrzymania faktury korekgujacej lub uzgodnienia warunkow.

Korekta in-plus (zwiekszenie podstawy opodatkowania)

Przy korekcie in-plus moment rozliczenia zalezy od przyczyny korekty:

Blad pierwotny (pomylka na fakturze)

Jesli korekta wynika z bledu istniejacego juz w momencie wystawienia faktury pierwotnej (np. bledna cena, zla stawka VAT), korekte rozlicza sie wstecz — w okresie, w ktorym powstal obowiazek podatkowy dla transakcji pierwotnej. Wymaga to korekty JPK_V7 za ten okres.

Nowa okolicznosc (zmiana warunkow po sprzedazy)

Jesli przyczyna korekty powstala po wystawieniu faktury pierwotnej (np. podwyzka ceny wynikajaca z umowy, dodatkowe swiadczenia), korekte rozlicza sie na biezaco — w okresie wystawienia faktury koregujacej.

Nota korygujaca (art. 106k)

Nota korygujaca to dokument wystawiany przez nabywce, a nie sprzedawce. Ma znacznie wezszy zakres zastosowania niz faktura korygujaca:

Co mozna skorygowac nota

• Nazwe (imie i nazwisko) nabywcy
• Adres nabywcy lub sprzedawcy
• NIP nabywcy (w przypadku oczywistej pomylki)
• Inne dane formalne niezwiazane z kwotami

Czego NIE mozna skorygowac nota

• Kwot netto, brutto, VAT
• Stawki podatku
• Ilosci lub ceny jednostkowej towaru/uslugi
• Nazwy towaru lub uslugi
• NIP sprzedawcy

Akceptacja sprzedawcy

Nota korygujaca wymaga akceptacji sprzedawcy. Akceptacja moze byc wyrazona w dowolnej formie — podpisem na nocie, potwierdzeniem e-mail, milczaca zgoda (brak sprzeciwu w ustalonym terminie). Bez akceptacji nota nie ma mocy prawnej.

Korekty zbiorcze (art. 106j ust. 3)

Od 2021 roku mozliwe jest wystawianie faktur korygujacych zbiorczych, ktore obejmuja wiecej niz jedna fakture pierwotna. Faktura korygujaca zbiorcza:

• Moze dotyczyc wszystkich dostaw/uslug na rzecz jednego nabywcy w danym okresie
• Nie musi wskazywac numerow poszczegolnych faktur korygowanych — wystarczy okres, ktorego dotyczy
• Musi zawierac przyczyne korekty i prawidlowe kwoty zbiorcze
• Jest szczegolnie uzyteczna przy rabatach okresowych (np. kwartalny bonus od obrotu)

Korekty a KSeF

W systemie KSeF kazda faktura korygujaca jest wystawiana jako nowy dokument ustrukturyzowany z odwolaniem do numeru KSeF faktury pierwotnej. Nota korygujaca w KSeF jest rowniez dokumentem ustrukturyzowanym. System automatycznie powiaze korekte z faktura zrodlowa, co ulatwia weryfikacje i rozliczenia.