Faktury korygujące i noty korygujące

Błędy na fakturach, zmiany warunków transakcji czy zwroty towarów wymagają wystawienia odpowiednich dokumentów korygujących. Polskie prawo przewiduje dwa rodzaje dokumentów: fakturę korygującą (wystawia sprzedawca) i notę korygującą (wystawia nabywca).

Kiedy wystawić fakturę korygującą

Fakturę korygującą wystawia sprzedawca w następujących sytuacjach (art. 106j ust. 1):

Błąd w kwocie — pomyłka w cenie, ilości, wartości netto lub brutto
Zmiana ceny po sprzedaży — udzielenie rabatu, podwyżka ceny na mocy umowy
Udzielenie upustu lub rabatu — obniżenie ceny po dokonaniu sprzedaży (np. rabat retroaktywny za osiągnięcie progu zakupów)
Zwrot towaru — częściowy lub całkowity zwrot przez nabywcę
Zwrot zaliczki — gdy transakcja nie doszła do skutku
Pomyłka w stawce VAT — zastosowanie nieprawidłowej stawki podatkowej
Stwierdzenie pomyłki w jakiejkolwiek pozycji faktury

Obowiązkowe elementy faktury korygującej (art. 106j ust. 2)

Każda faktura korygująca musi zawierać:

Numer kolejny faktury korygującej i datę wystawienia
Dane zawarte w fakturze pierwotnej: numer, datę wystawienia, dane stron, NIP
Przyczynę korekty — opis, dlaczego korekta jest wystawiana
Prawidłowa treść korygowanych pozycji — nowe wartości zastępujące błędne
Jeśli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty VAT — odpowiednie kwoty korekty

Korekta in-minus (obniżenie podstawy opodatkowania)

Korekta in-minus dotyczy sytuacji, gdy wartość faktury ulega zmniejszeniu (rabat, zwrot, obniżka ceny). Zasady rozliczenia określone są w art. 29a ust. 13:

Warunki rozliczenia przez sprzedawcę

Od 2021 roku sprzedawca może obniżyć podstawę opodatkowania, gdy posiada dokumentację potwierdzającą uzgodnienie warunków korekty z nabywcą. Dokumentacja może mieć dowolną formę:

Korespondencja e-mail potwierdzająca uzgodnienia
Podpisane porozumienie lub aneks do umowy
Potwierdzenie odbioru faktury korygującej
Dokumenty dotyczące reklamacji lub zwrotu

Moment rozliczenia: sprzedawca rozlicza korektę w okresie, w którym wystawił fakturę korygującą, pod warunkiem posiadania dokumentacji. Nabywca jest zobowiązany do zmniejszenia odliczenia w okresie otrzymania faktury korygującej lub uzgodnienia warunków.

Korekta in-plus (zwiększenie podstawy opodatkowania)

Przy korekcie in-plus moment rozliczenia zależy od przyczyny korekty:

Błąd pierwotny (pomyłka na fakturze)

Jeśli korekta wynika z błędu istniejącego już w momencie wystawienia faktury pierwotnej (np. błędna cena, zła stawka VAT), korektę rozlicza się wstecz — w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy dla transakcji pierwotnej. Wymaga to korekty JPK_V7 za ten okres.

Nowa okoliczność (zmiana warunków po sprzedaży)

Jeśli przyczyna korekty powstała po wystawieniu faktury pierwotnej (np. podwyżka ceny wynikająca z umowy, dodatkowe świadczenia), korektę rozlicza się na bieżąco — w okresie wystawienia faktury korygującej.

Nota korygująca (art. 106k)

Nota korygująca to dokument wystawiany przez nabywcę, a nie sprzedawcę. Ma znacznie węższy zakres zastosowania niż faktura korygująca:

Co można skorygować notą

Nazwę (imię i nazwisko) nabywcy
Adres nabywcy lub sprzedawcy
NIP nabywcy (w przypadku oczywistej pomyłki)
Inne dane formalne niezwiązane z kwotami

Czego NIE można skorygować notą

Kwot netto, brutto, VAT
Stawki podatku
Ilości lub ceny jednostkowej towaru/usługi
Nazwy towaru lub usługi
NIP sprzedawcy

Akceptacja sprzedawcy

Nota korygująca wymaga akceptacji sprzedawcy. Akceptacja może być wyrażona w dowolnej formie — podpisem na nocie, potwierdzeniem e-mail, milczącą zgodą (brak sprzeciwu w ustalonym terminie). Bez akceptacji nota nie ma mocy prawnej.

Korekty zbiorcze (art. 106j ust. 3)

Od 2021 roku możliwe jest wystawianie faktur korygujących zbiorczych, które obejmują więcej niż jedną fakturę pierwotną. Faktura korygująca zbiorcza:

Może dotyczyć wszystkich dostaw/usług na rzecz jednego nabywcy w danym okresie
Nie musi wskazywać numerów poszczególnych faktur korygowanych — wystarczy okres, którego dotyczy
Musi zawierać przyczynę korekty i prawidłowe kwoty zbiorcze
Jest szczególnie użyteczna przy rabatach okresowych (np. kwartalny bonus od obrotu)

Korekty a KSeF

W systemie KSeF każda faktura korygująca jest wystawiana jako nowy dokument ustrukturyzowany z odwołaniem do numeru KSeF faktury pierwotnej. Nota korygująca w KSeF jest również dokumentem ustrukturyzowanym. System automatycznie powiąże korektę z fakturą źródłową, co ułatwia weryfikację i rozliczenia.

Faktury korygujące