Terminy wystawiania faktur

Terminowe wystawianie faktur to obowiazek kazdego podatnika VAT. Przekroczenie terminu nie wiaze sie z bezposrednia kara, ale moze prowadzic do komplikacji w rozliczeniach podatkowych. Ponizej znajdziesz szczegolowe zasady dotyczace terminow wystawiania faktur VAT.

Zasada ogolna (art. 106i ust. 1)

Fakture nalezy wystawic nie pozniej niz 15. dnia miesiaca nastepujacego po miesiacu, w ktorym dokonano dostawy towaru lub wykonano usluge. Przyklad: dostawa towaru 20 marca — fakture nalezy wystawic najpozniej do 15 kwietnia.

Ta zasada obowiazuje w wiekszosci przypadkow i dotyczy zarowno sprzedazy towarow, jak i swiadczenia uslug.

Faktura przed dostawa (art. 106i ust. 7)

Faktura moze byc wystawiona do 60 dni przed dokonaniem dostawy towaru, wykonaniem uslugi lub otrzymaniem calokci lub czesci zaplaty. Jest to uzyteczne przy planowanych transakcjach, gdy strony chca uregulowac formalnosci z wyprzedzeniem.

Warunek: faktura musi zawierac informacje o dacie lub przewidywanym terminie dostawy/uslugi.

Wyjatki od zasady 15. dnia

Dla niektorych branz ustawodawca przewidzial odmienne terminy (art. 106i ust. 3):

Uslugi budowlane i budowlano-montazowe

Fakture wystawia sie nie pozniej niz 30. dnia od dnia wykonania uslug. Data wykonania to moment podpisania protokolu zdawczo-odbiorczego lub innego dokumentu potwierdzajacego wykonanie.

Dostawa ksiazek drukowanych

Termin wystawienia: nie pozniej niz 60. dnia od dnia wydania towarow. Dotyczy wydawnictw ksiazkowych (PKWiU ex 58.11.1).

Drukowanie ksiazek

Fakture nalezy wystawic nie pozniej niz 90. dnia od dnia wykonania czynnosci — dotyczy to uslug drukarskich dla wydawcow.

Uslugi ciagle (media, telekomunikacja, najem)

Dla uslug, w ktorych termin platnosci lub rozliczenia jest okreslony w umowie:

• Fakture wystawia sie nie pozniej niz z uplywem terminu platnosci (art. 106i ust. 3 pkt 4)
• W praktyce dotyczy to: dostaw energii elektrycznej, cieplnej, gazu, uslug telekomunikacyjnych, najmu, dzierzawy, leasingu, ochrony i strzezenia, uslug prawniczych i doradczych rozliczanych okresowo

Faktura zaliczkowa — termin

Fakture dokumentujaca otrzymanie czesci lub calosci zaplaty przed dostawa nalezy wystawic nie pozniej niz 15. dnia miesiaca nastepujacego po miesiacu, w ktorym otrzymano zaliczke (art. 106i ust. 2).

Przyklad: zaliczka wplynela 10 maja — fakture zaliczkowa nalezy wystawic do 15 czerwca.

Wyjatki: nie ma obowiazku wystawiania faktury zaliczkowej dla:

• Wewnatrzwspolnotowej dostawy towarow (WDT)
• Czynnosci, dla ktorych obowiazek podatkowy powstaje na zasadach szczegolnych (np. uslugi budowlane, media)

Konsekwencje nieterminowego wystawienia

Polskie prawo podatkowe nie przewiduje bezposredniej kary za nieterminowe wystawienie faktury. Jednak opoznienie niesie realne konsekwencje:

• Korekta JPK_VAT — jesli faktura nie zostala ujeta we wlasciwym okresie rozliczeniowym, konieczna jest korekta pliku JPK_V7. Korekta musi byc zlozona wraz z uzasadnieniem (czynny zal)
• Odsetki podatkowe — jesli opoznienie skutkuje zalegloscia podatkowa (np. niewykazanie VAT naleznego we wlasciwym okresie), naliczane sa odsetki za zwloke
• Odpowiedzialnosc karnoskarbowa — w skrajnych przypadkach uporczywego niewystawiania faktur moze grozic odpowiedzialnosc na podstawie art. 62 Kodeksu karnego skarbowego

Zwiazek z obowiazkiem podatkowym

Termin wystawienia faktury jest scisle powiazany z momentem powstania obowiazku podatkowego:

• Zasada ogolna (art. 19a ust. 1): obowiazek podatkowy powstaje z chwila dokonania dostawy lub wykonania uslugi — niezaleznie od wystawienia faktury
• Wyjatki: przy uslugach budowlanych, mediach i niektorych innych — obowiazek podatkowy powstaje z chwila wystawienia faktury (art. 19a ust. 5 pkt 3 lit. a). Jesli faktura nie zostanie wystawiona w terminie, obowiazek powstaje z uplywem tego terminu
• Zaliczki: obowiazek podatkowy powstaje z chwila otrzymania zaplaty (art. 19a ust. 8), niezaleznie od daty wystawienia faktury zaliczkowej

Praktyczne wskazowki

• Prowadz kalendarz terminow wystawiania faktur, szczegolnie przy uslugach budowlanych i ciaglych
• Przy wiekszym wolumenie transakcji korzystaj z systemu fakturowania z automatycznymi przypomnieniami
• Pamietaj, ze data sprzedazy (data dostawy/uslugi) i data wystawienia to dwa rozne pola na fakturze — oba sa obowiazkowe
• Przy eksporcie i WDT terminy sa takie same, ale warunki dokumentacyjne dla stawki 0% sa dodatkowe