Faktury w walutach obcych

Polscy przedsiębiorcy coraz częściej realizują transakcje z kontrahentami zagranicznymi lub ustalają ceny w walutach obcych. Ustawa o VAT pozwala na wystawianie faktur w dowolnej walucie, jednak nakłada obowiązek przeliczenia kwoty VAT na złote polskie.

Zasada ogólna (art. 106e ust. 11)

Faktury mogą być wystawiane w dowolnej walucie — euro, dolarach, funtach czy jakiejkolwiek innej. Nie ma ograniczeń co do waluty dokumentu. Jednakże:

• Kwota podatku VAT musi być wyrażona w złotych polskich (PLN) — jest to wymóg bezwzględny
• Kwoty netto i brutto mogą pozostać w walucie obcej
• Na fakturze powinien być podany zastosowany kurs przeliczenia

Kurs przeliczenia (art. 31a ust. 1)

Do przeliczenia kwot w walutach obcych na PLN stosuje się średni kurs danej waluty obcej ogłoszony przez NBP na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego.

Przykład

• Data sprzedaży (obowiązek podatkowy): 15 marca 2025 (sobota — więc obowiązek przesuwa się na poniedziałek? Nie — obowiązek powstaje w dniu dostawy niezależnie od dnia tygodnia)
• Ostatni dzień roboczy przed 15 marca: 14 marca (piątek)
• Kurs do zastosowania: średni kurs NBP z tabeli opublikowanej 14 marca

Kurs EBC jako alternatywa (art. 31a ust. 2a)

Od 2021 roku podatnicy mogą stosować kurs Europejskiego Banku Centralnego (EBC) z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego powstanie obowiązku podatkowego. Zasady:

• Kurs EBC przelicza się na PLN przy użyciu średniego kursu EUR/PLN z NBP z tego samego dnia
• Dla walut nienotowanych przez EBC stosuje się kurs krzyżowy z kursem EUR
• Wybranie metody EBC wymaga stosowania jej przez co najmniej 12 kolejnych miesięcy
• O wyborze metody nie trzeba informować urzędu skarbowego

Kiedy powstaje obowiązek podatkowy

Moment powstania obowiązku podatkowego determinuje, który kurs należy zastosować:

• Dostawa towarów / wykonanie usługi — obowiązek powstaje w dniu dostawy/wykonania (art. 19a ust. 1). Kurs: z dnia roboczego przed tym dniem
• Faktura wystawiona przed dostawą — jeśli faktura jest wystawiona przed dostawą, obowiązek powstaje w dniu dostawy (nie wystawienia faktury). Kurs: z dnia przed dostawą
• Usługi budowlane, media — obowiązek powstaje z chwilą wystawienia faktury. Kurs: z dnia roboczego przed wystawieniem faktury
• Zaliczka — obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania zaliczki. Kurs: z dnia roboczego przed otrzymaniem zaliczki

Faktury zaliczkowe w walucie obcej

Przy fakturze zaliczkowej w walucie obcej kurs przeliczenia to średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień otrzymania zaliczki (nie dzień wystawienia faktury). Przykład:

• Zaliczka w EUR wpłynęła 10 kwietnia (czwartek)
• Kurs do przeliczenia: średni kurs NBP z 9 kwietnia (środa)
• Fakturę zaliczkową można wystawić do 15 maja, ale kurs pozostaje z 9 kwietnia

WDT i import usług — szczególne zasady

Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT)

Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy (art. 20 ust. 1). Kurs: z dnia roboczego przed wystawieniem faktury (lub przed 15. dniem, jeśli faktura nie została wystawiona w terminie).

Import usług

Obowiązek podatkowy powstaje na zasadach ogólnych (moment wykonania usługi). Kurs przeliczenia: z dnia roboczego poprzedzającego dzień wykonania usługi.

Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT)

Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury przez dostawcę, nie później niż 15. dnia miesiąca po dostawie. Kurs: z dnia roboczego przed wystawieniem faktury.

Co robić, gdy NBP nie publikuje kursu

NBP nie publikuje kursów w dni wolne od pracy (weekendy, święta). W takim przypadku:

• Stosuje się kurs z ostatniego dnia roboczego, w którym NBP opublikował kurs — czyli cofa się do najbliższego dnia z opublikowaną tabelą
• Przykład: obowiązek podatkowy w poniedziałek 21 kwietnia (Poniedziałek Wielkanocny — święto). Kurs: należy wziąć z czwartku 17 kwietnia (ostatni dzień roboczy przed świętem, ponieważ Wielki Piątek 18 kwietnia to również święto)
• Tabele kursów NBP publikowane są zwykle około godziny 11:45-12:15

Praktyczne wskazówki

• Automatyzacja kursów NBP — korzystaj z API NBP (https://api.nbp.pl/) do automatycznego pobierania kursów. Większość systemów fakturowania oferuje taką integrację
• Archiwizuj kursy — przechowuj informacje o zastosowanym kursie dla każdej faktury. W razie kontroli organ może żądać udokumentowania kursu
• Różnice kursowe — pamiętaj, że różnice między kursem z faktury a kursem z dnia zapłaty generują przychody lub koszty podatkowe (różnice kursowe)
• Faktury korygujące w walutach — korekta stosuje ten sam kurs co faktura pierwotna, chyba że korekta wynika z nowej okoliczności (wtedy kurs z dnia nowej okoliczności)
• JPK_V7 — w plikach JPK kwoty wykazuje się zawsze w PLN, po przeliczeniu