Яку програму для KSeF обрати для бізнесу?

Я засновник Biurko, тож робіть на це поправку. Але я волію втратити клієнта на реєстрації, ніж через три місяці, коли виявиться, що йому було потрібно те, чого ми не робимо.

Обовʼязок уже діє: з 1 лютого 2026 р. для найбільших платників і з 1 квітня 2026 р. для решти платників VAT; найменші — з 1 січня 2027 р. До 31 грудня 2026 року поза KSeF можуть виставляти фактури платники, у яких місячна вартість брутто фактур B2B, охоплених обовʼязком KSeF, не перевищує 10 000 zł. До ліміту не зараховуються фактури для споживачів, чеки з NIP і спрощені фактури до 450 zł, а також продаж з каси. Перевищення ліміту незворотне: з фактури, яка його перевищила, ви виставляєте вже в KSeF. За чинним законом штрафи за ст. 106ni закону про VAT діють з 1 січня 2027 року. 16 вересня 2026 року Міністерство фінансів оголосило про їх перенесення на 1 січня 2028 року — це законопроєкт, ще не ухвалений, і він переносить лише штрафи, а не сам обовʼязок працювати в KSeF. Якщо ви обираєте інструмент зараз, у вас є час на спокійний тест.

Чого в Biurko немає

Почну з відсутнього, бо саме це найчастіше і вирішує питання.

• Немає кадрів і зарплат. Жодних відомостей, декларацій ZUS за працівників, обліку відпусток.

• Немає складу і роздрібної торгівлі. Не ведемо залишків, не підключаємо фіскальні принтери і онлайн-каси.

• Немає інтеграцій з e-commerce. Немає готових конекторів до Allegro, Shoper, WooCommerce, BaseLinker.

• Немає повної бухгалтерії для спілок. Księgi handlowe, баланс і фінансова звітність поза нашою зоною. Ведемо облік доходів для ryczałt; KPiR (книги доходів і витрат) та річного PIT у Biurko немає.

• Немає бухгалтера в абонементі. Biurko це програма, а не бюро рахункове. Ніхто тут не скаже вам, чи можна списати конкретну витрату.

• Обмежена автоматизація витрат. AI читає витратні фактури з PDF чи скану (1 кредит AI за сторінку, до 30 сторінок; у плані FREE — 20 кредитів на місяць), але категорію витрат ви обираєте самі: автокатегоризації немає.

• Ми маленька і молода команда. inFakt та iFirma на ринку понад десять років. Це реальний ризик, який варто врахувати.

Коли конкурент кращий вибір

Вам потрібен бухгалтер, а не програма

Якщо ваша проблема не "як виставити фактуру", а "чи можна це списати у витрати", ще одна панель не допоможе. inFakt та iFirma продають бухгалтерію як послугу: ви отримуєте застосунок плюс закріпленого бухгалтера, який рахує PIT, VAT і ZUS. Платите кілька сотень злотих на місяць замість кількох десятків, але купуєте відповідальність, а не інтерфейс.

Те саме стосується локального бюро. Якщо ваша бухгалтерка добре працює у конкретній програмі, зміна інструмента з вашого боку лише ускладнить їй роботу.

Ви торгуєте товаром

Магазин, продажі на Allegro, відправлення посилок, залишки на складі: це зовсім інший клас задачі, ніж B2B-фактурування. Тут виграють системи зі складом та інтеграціями: iFirma (відома інтеграціями з фіскальними принтерами та маркетплейсами), wFirma, а на більшому масштабі Subiekt nexo чи Comarch ERP Optima.

Конкретний приклад: фірма продає косметику на трьох маркетплейсах і виставляє близько 900 документів на місяць, більшість з них це paragony і фактури до paragonów, згенеровані автоматично із замовлень. Biurko відправить це в KSeF, але не зніме жодної хвилини роботи із замовленнями. Правильний вибір для них це e-commerce-система з модулем KSeF.

У вас спілка на повній бухгалтерії

Sp. z o.o. на księgi handlowe потребує плану рахунків, балансу, звіту про фінансові результати і звітності у форматі XML для KRS. wFirma дає самостійну повну бухгалтерію, inFakt та iFirma ведуть спілки через бухгалтера. Biurko цього не має і цього року мати не буде.

У вас уже є ERP

Якщо замовлення, виробництво і склад пʼять років живуть у Comarch чи Subiekt, переносити саме лише фактурування в окремий інструмент це найгірший можливий крок. Ви розділите джерело правди на дві системи і почнете звіряти реєстри вручну. Докупіть модуль KSeF у свого постачальника, навіть якщо він працює гірше за наш. Цілісність даних важливіша за зручніший екран.

Ви наймаєте людей

Одного працівника на umowa o pracę достатньо, щоб Biurko перестало вам вистачати. Потрібна система з кадровим модулем або бюро, яке веде зарплати.

Коли Biurko кращий вибір

KSeF і є вашою проблемою

Більшість продуктів на ринку це бухгалтерські чи фактурні системи, до яких KSeF допиляли у 2025 або 2026 році. Biurko проєктувалося навколо KSeF з першого комміту. На практиці це означає:

• автентифікацію через Profil Zaufany або сертифікат KSeF (власний чи замовлений через Biurko), а не токеном, що важливо, коли на одному NIP працює кілька людей,

• переклад помилок KSeF людською мовою замість сирого коду з API,

• підтримку режимів offline24 та awaryjny з QR-кодом KOD I на PDF (і KOD II, якщо у фірми є сертифікат KSeF типу Offline),

• схеми FA(3) і FA_RR (фактура VAT RR для фермерів на ryczałt), яких прості фактурники зазвичай не мають,

• імпорт вхідних фактур із KSeF (вручну або за розкладом, який вмикається в налаштуваннях фірми) з позначкою документів, які потребують перевірки, наприклад корекція без привʼязаного оригіналу.

Ви ведете бюро рахункове

Тут різниця в моделі доступу найбільша. Окремої панелі для бухгалтерських бюро в Biurko немає: бухгалтер приєднується до фірми клієнта як безкоштовний гість — одне місце в кожній фірмі, в кожному плані, також безкоштовному — і перемикається між фірмами одним кліком. План ви обираєте окремо для кожної фірми:

При річній оплаті діє знижка 20 відсотків. Кожна нова фірма отримує 14 днів плану TEAM без картки, потім переходить на безкоштовний план FREE. TEAM за 99 zł нетто на місяць дає пʼятьох користувачів і дозволяє вести до пʼяти фірм, при цьому кожна фірма має власний план. SCALE за 199 zł нетто знімає обидва ліміти, а ролі й права ви налаштовуєте для кожного користувача. За великої кількості клієнтів порахуйте вартість плану кожної фірми окремо.

Ваша команда говорить українською

Biurko має повний український інтерфейс, а не частково перекладене меню. Якщо фірма в Польщі, а документами займається людина, для якої польська друга мова, це реально зменшує кількість помилок у даних.

Ви хочете автоматизувати

Biurko дає MCP-сервер (Model Context Protocol, від плану SOLO), тобто точку доступу, через яку AI-асистент (наприклад Claude, ChatGPT чи Cursor) може виставляти фактури, перевіряти статус відправлення або підтягувати дані контрагента з реєстру GUS. Якщо ви думаєте про автоматизацію фактурування через AI-асистента, класичні системи такого не пропонують.

Ціна це не те саме, що вартість

Порівнюючи пропозиції, перевірте три речі, яких зазвичай немає в таблиці з цінами:

1. За що нараховується оплата: за фірму, за користувача, за кількість документів чи за модуль.

2. Що коштує окремо: склад, кадри, додатковий користувач та інтеграції часто йдуть доплатою.

3. Як виглядає вихід: чи вивантажите ви контрагентів, товари і фактури у CSV або XLSX, чи залишитеся з PDF-ами.

Третій пункт найважливіший і найрідше перевіряється. Програма, з якої неможливо вийти, коштує більше, ніж показує прайс.

Як перевірити це за 30 хвилин

Замість читати порівняння, зокрема і це, зробіть тест на демо Biurko (demo.biurko.io, доступ на 7 днів, демонстраційне середовище KSeF). Акаунт на app.biurko.io надсилає фактури до робочого KSeF, тож кожна надіслана там фактура справжня. Послідовність, яка виявляє найбільше проблем:

1. Виставте фактуру VAT з двома позиціями і різними ставками.

2. Відправте її у демо-середовище KSeF і завантажте UPO (офіційне підтвердження прийняття).

3. Виставте корекцію до цієї фактури і перевірте, чи система правильно звʼязала її з оригіналом.

4. Імпортуйте вхідні фактури з KSeF і порахуйте, скільки полів доводиться заповнювати руками.

5. Вивантажте все у CSV і відкрийте файл.

6. Навмисно спровокуйте помилку, наприклад неіснуючим NIP покупця, і подивіться, що система покаже.

Шостий пункт говорить про інструмент більше, ніж уся сторінка з функціями.

Чекліст вибору

• Випишіть реальні місячні обсяги: фактури, корекції, закупівлі, фірми, користувачі.

• Позначте, що потрібно поза фактурами: склад, кадри, повна бухгалтерія, e-commerce.

• Якщо позначили хоч щось із цього, Biurko не для вас і тест не вартий часу.

• Визначте, що ви купуєте: програму чи бухгалтера. Це різні покупки.

• Перевірте відправлення в KSeF і отримання UPO на демо, перш ніж платити.

• Перевірте експорт даних до першої оплати, а не через рік.

• Порахуйте річну вартість під вашу кількість фірм і користувачів, а не стартову ціну.

Підсумок

Хороший інструмент це той, що збігається з вашим процесом, а не той, у якого найдовший список функцій. Якщо ви торгуєте товаром, наймаєте людей або ведете спілку на повній бухгалтерії, беріть систему зі складом, кадрами і księgi handlowe. Якщо ваша справжня проблема це KSeF, корекції, імпорт закупівель і кілька фірм в одному місці, саме для цього ми і зробили Biurko.

Створіть безкоштовний акаунт на biurko.io і оцініть самі. Пробну фактуру без юридичних наслідків можна виставити на демо (demo.biurko.io, доступ на 7 днів, демонстраційне середовище KSeF); акаунт на app.biurko.io надсилає фактури до робочого KSeF. Без картки і без розмови з менеджером.

FAQ

Чи замінить Biurko бухгалтера? Ні. Biurko це програма для фактурування, відправлення в KSeF, реєстрів VAT і обліку доходів на ryczałt (без KPiR). Вона не консультує з податків, не підписує декларації і не відповідає за ваш облік. Якщо потрібна відповідальна людина, потрібне бюро рахункове.

Biurko чи inFakt для ФОП у Польщі? Якщо хочете застосунок разом із бухгалтером, беріть inFakt. Якщо рахуєтеся самостійно або вже маєте бюро, а потрібен недорогий і добре зроблений інструмент під KSeF, беріть Biurko. Це два різні продукти в одній категорії.

Чи є в Biurko український інтерфейс? Так, інтерфейс перекладено повністю, а не частково. Це одна з причин, чому продукт роблять саме для ринку, де багато українських підприємців.

Скільки коштує Biurko для бюро рахункового? TEAM за 99 zł нетто на місяць дає пʼятьох користувачів і дозволяє вести до пʼяти фірм, при цьому кожна фірма має власний план. SCALE за 199 zł нетто знімає обидва ліміти. Окремого плану для бюро немає: бухгалтер приєднується до фірми клієнта як безкоштовний гість (одне місце в кожній фірмі, в кожному плані). При річній оплаті знижка 20 відсотків.

Чи зможу я забрати дані, якщо піду? Так. Контрагенти, товари, фактури продажу і реєстр закупівель вивантажуються у CSV або XLSX будь-коли. Фактури, відправлені в KSeF, також залишаються доступними в системі Міністерства фінансів протягом 10 років.