Як безпечно використовувати samofakturowanie в KSeF?

Постачальник підписав з вами договір про samofakturowanie три роки тому. Відтоді ви виставляєте фактури від його імені без жодних проблем. Надсилаєте першу таку фактуру до KSeF і отримуєте відмову:

Kontekst 6343060594 nie jest uprawniony do wystawienia faktury
w imieniu sprzedawcy (NIP: 1234567890)

Тобто: контекст, під яким ви автентифікувалися, не має права виставляти фактури від імені цього продавця. Договір досі чинний. Бракує другого шару: технічного права в KSeF, яке продавець повинен надати вам окремо. Міністерство фінансів формулює це прямо: покупець може виставити фактуру від імені продавця, але продавець мусить попередньо надати йому таке право в системі (Питання та відповіді KSeF 2.0).

Нижче: що саме треба зробити, як така фактура виглядає у структурі FA(3), коли саме продавець має її акцептувати і хто несе наслідки, якщо щось піде не так.

Три умови, без яких samofakturowanie не працює

Процедуру регулює ст. 106d ustawy o VAT, і ця норма не змінилася з запуском обов'язкового KSeF. Змінився технічний шар навколо неї.

1. Договір між продавцем і покупцем. Закон не нав'язує форми, але письмова форма є єдиним розумним вибором. Договір має вказувати сторони, обсяг операцій, охоплених процедурою, строк дії і, найголовніше, процедуру затвердження фактур.

2. Процедура акцепту, прописана в договорі. Вона може бути активною (продавець підтверджує кожну фактуру) або пасивною, тобто мовчазною (відсутність зауважень у погоджений строк означає згоду). Обидві моделі допустимі. Вирішальним є момент, про що далі.

3. Право, надане в KSeF. Продавець входить до KSeF, вказує NIP (польський податковий номер) покупця і надає йому окреме право на виставлення фактур у процедурі samofakturowania. Зробити це можна в безкоштовному Aplikacja Podatnika KSeF або в комерційній програмі, інтегрованій через API. Права, надані в KSeF 1.0, не переносяться до KSeF 2.0, тож фірми, які застосовували процедуру до лютого 2026 р., мусили надати їх повторно в Moduł Certyfikatów i Uprawnień (Модуль сертифікатів і прав).

Варто знати одне системне обмеження. KSeF не дозволяє звузити право на samofakturowanie, наприклад лише до первинних фактур без коригувань. Будь-яке обмеження обсягу має випливати з договору, а не з налаштувань системи. Покупець, який отримав право, може також делегувати його далі своїм працівникам.

Як така фактура виглядає у структурі FA(3)

Найчастіша помилка новачків: переставлення сторін. На самофактурі розташування суб'єктів таке саме, як на звичайній фактурі.

Покупець не стає продавцем. Він виставляє документ від чужого імені та на чию користь, а система розпізнає його за правом, а не за позицією на фактурі. У Biurko ви позначаєте на фактурі поле «Samofakturowanie», і воно перетворюється на позначку P_17 у згенерованому XML.

Право на samofakturowanie не охоплює фактур VAT RR, які виставляють для rolników ryczałtowych (фермерів на паушальній системі). Для них у KSeF передбачено окреме право та окрему схему FA_RR, а фермер додатково подає в системі заяву із зазначенням покупця.

Момент акцепту: тут фірми втрачають відрахування

Це найсвіжіша і найдорожча зміна практики. У лютому 2026 р. Dyrektor KIS (керівник Національної податкової інформації) видав індивідуальну інтерпретацію (№ 0112-KDIL1-3.4012.874.2025.2.KK), у якій визнав, що підтвердження правильності фактури, виставленої покупцем, має відбуватися безпосередньо перед введенням її в правовий обіг, тобто перед надсиланням XML-файлу до KSeF.

Далі більше. На думку органу, акцепт має стосуватися вмісту саме XML-файлу, а не чернетки у PDF, навіть якщо PDF відповідає пізнішій структурованій фактурі. Наслідок: покупець, який акцептує фактури лише після їх надсилання до KSeF, може втратити право на відрахування вхідного ПДВ.

Два застереження. По-перше, індивідуальна інтерпретація зобов'язує лише в конкретній справі та не є нормою закону. Податкові радники одностайно вказують, що така вимога не випливає прямо з ustawy o VAT. По-друге, вона все одно задає напрямок дій органів, і безпечніше перебудувати процес під неї, ніж розраховувати на сприятливішу лінію в майбутньому.

На практиці це означає одне: покупець має вміти згенерувати XML фактури, надати його продавцеві на акцепт і лише потім надіслати. Модель мовчазної згоди досі працює, але строк на зауваження спливає до надсилання, а не після нього. Для фірм, які обробляють сотні документів на місяць, це реальна перебудова обігу.

Хто відповідає за помилку

Розділімо три шари відповідальності, бо саме вони плутаються найчастіше.

Ст. 88 ust. 3a pkt 5 ustawy o VAT є тут ключовою: фактури, виставлені покупцем і не акцептовані продавцем, не дають підстави для зменшення податку. Уся конструкція відповідальності спирається на те, чи зумієте ви довести факт акцепту і його момент.

Практичний висновок: ведіть реєстр акцептів. Для активної моделі достатньо листування з прикріпленим XML. Для мовчазної потрібен доказ, коли файл потрапив до продавця і коли сплив строк на зауваження. Без цього нічим захищатися.

Окрема річ: помилка в даних покупця. KSeF не перевіряє правильності даних контрагента і прийме фактуру з хибним NIP. Nota korygująca (коригувальна нота) більше не існує, тож єдиний шлях це korekta do zera (коригування до нуля) на хибний NIP і нова первинна фактура з правильним. У процедурі samofakturowania коригування виставляє той самий суб'єкт, що й первинну фактуру, у межах того самого права.

Коли samofakturowanie в KSeF просто не спрацює

Не кожну таку домовленість можна провести всередині системи.

Право неможливо надати суб'єктові, який не послуговується польським NIP. Якщо ваш контрагент є іноземною фірмою без польського NIP, фактура постає поза KSeF, за попередніми правилами. Міністерство фінансів підтверджує, що фактури, виставлені іноземними суб'єктами в межах samofakturowania з польським продавцем, не охоплені обов'язковим KSeF.

Виняток стосується внутрішньоспільнотного постачання товарів (WDT). Покупець з іншої держави ЄС, який послуговується номером VAT UE, наданим для внутрішньоспільнотних операцій, може виставити фактуру в KSeF від імені польського продавця після надання йому права. Може, але не мусить.

Чекліст перед першою самофактурою

1. Перевірте, чи договір містить описану процедуру затвердження фактур, а не лише згоду на їх виставлення.

2. Встановіть у договорі момент акцепту до надсилання в KSeF і строк на зауваження.

3. Попросіть продавця надати право на samofakturowanie в KSeF на ваш NIP. Договір його не замінить.

4. Перевірте, чи права, надані до лютого 2026 р., були поновлені в Module Certyfikatów i Uprawnień.

5. Підготуйте процес передавання XML-файлу продавцеві перед надсиланням і архівуйте докази акцепту.

6. Переконайтеся, що ваша система ставить P_17 у значення «1» і друкує позначку «samofakturowanie» на візуалізації.

7. Окремо домовтеся, хто виставляє коригування і в який строк. KSeF не обмежить цього за вас.

Підсумок

Samofakturowanie в KSeF не стало складнішим, але стало формальнішим. Договір і право в системі це два незалежні шари, а момент акцепту фактури перестав бути організаційною дрібницею і став умовою відрахування ПДВ.

Biurko підтримує позначку samofakturowania у структурі FA(3), перекладає повідомлення про відмови KSeF зрозумілою мовою (включно з помилкою браку права на виставлення від імені продавця) і дозволяє вести кілька фірм в одній панелі з правами на рівні окремих операцій. Останнє має значення, коли ви стоїте по обидва боки операції.

Створіть безкоштовний акаунт у Biurko і подивіться, як виглядає обіг фактур, перш ніж виставите першу самофактуру.

FAQ

Чи достатньо договору про samofakturowanie, щоб виставити фактуру в KSeF? Ні. Крім договору, продавець мусить надати покупцеві право на samofakturowanie безпосередньо в KSeF. Без цього права система відхилить файл, навіть якщо договір діє роками.

Хто сплачує ПДВ від фактури, виставленої в процедурі samofakturowania? Продавець. Процедура переносить на покупця дію з виставлення документа, а не податковий обов'язок. Фактура залишається документом продавця, який розраховує від неї ПДВ.

Коли продавець має акцептувати фактуру? На думку Dyrektora KIS, акцепт має відбутися до надсилання XML-файлу в KSeF і стосуватися вмісту цього файлу. Акцепт після надсилання може позбавити покупця права на відрахування.

Чи може іноземна фірма виставляти фактури від мого імені в KSeF? Лише якщо вона послуговується польським NIP або, у випадку внутрішньоспільнотного постачання товарів, номером VAT UE. В інших випадках фактура постає поза KSeF за попередніми правилами.

Хто виставляє коригування до самофактури? Той самий суб'єкт, що виставив первинну фактуру, у межах того самого права. KSeF не дозволяє обмежити право лише до первинних фактур, тож розподіл обов'язків має випливати з договору.