Типовий страх при переході в липні звучить так: нова програма почне нумерувати з FV/2026/001, а цього року вже виставлено 128 фактур. Другий страх тихіший, але дорожчий: уся історія залишиться в інструменті, доступ до якого зникне через три місяці.
Обидва знімаються приблизно за чверть години, але порядок дій має значення. Після того як фактуру надіслано до KSeF і систему її прийняла, номер уже не зміниш. Нумерацію налаштовують до першого виставленого документа, не після.
Далі: чого справді вимагають приписи, як відтворити свій формат нумерації в Biurko, скільки історії KSeF віддає сам і чого не віддасть.
Чого вимагає закон, а чого ні
Основа це ст. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT (закон про ПДВ): фактура містить черговий номер, наданий у межах однієї або кількох серій, який однозначно її ідентифікує. Актуальний консолідований текст перелічено на podatki.gov.pl.
Директор KIS (Krajowa Informacja Skarbowa, орган податкових роз'яснень) в інтерпретації від 7 лютого 2023 р. (№ 0114-KDIP1-3.4012.603.2022.1.KP, доступна в базі Eureka) прочитав слово «черговий» буквально: номери мають іти один за одним у хронологічному порядку.
Практичні висновки для міграції:
нумерація не мусить починатися з 1,
немає обовʼязку скидання 1 січня, безперервний лічильник через роки допустимий,
формат можна змінити посеред року, якщо номери залишаться унікальними,
паралельно можна вести кілька серій, наприклад окрему для продажних фактур і окремі для коригувань та авансових.
Одне заборонено без винятків: видати той самий номер двічі. Саме тут міграції найчастіше ламаються, коли нова система стартує з власним лічильником від нуля.
Якщо в нумерації утворився розрив, його не виправляють коригуючою фактурою. На практиці складають письмову нотатку з поясненням причини і тримають її в документації. Це питання інтерпретаційне, тож спосіб документування варто узгодити з бухгалтером.
Крок 1. Відтворіть формат нумерації до першої фактури
У Biurko шаблон нумерації налаштовується окремо для кожного типу документа: фактура VAT, спрощена, авансова, розрахункова, кожен тип коригування, фактура VAT RR та проформа. Завдяки цьому ви відтворюєте структуру серій зі старої програми, а не втискаєте все в один ряд.
Шаблон складається з маркерів:
Маркер Значення Приклад {PREFIX} префікс серії FV {YYYY} / {YY} рік 2026 / 26 {MM} місяць 07 {DD} день 14 {SEQ:n} лічильник, n цифр {SEQ:3} дасть 129
Готові пресети: {PREFIX}/{YYYY}/{MM}/{SEQ:3}, {SEQ:3}/{MM}/{YYYY}, {YYYY}/{MM}/{SEQ:3} та {SEQ:3}/{YYYY}. Власний шаблон теж прийметься, якщо проходить три правила валідації: містить {SEQ}, містить маркер року, а при місячному скиданні містить також {MM} або {DD}. Останнє правило захищає від формату, який після зміни періоду згенерував би дублікат.
Конкретний випадок. Компанія переходить 1 липня 2026 р., остання фактура в старій програмі це 128/2026, лічильник скидається щороку. У Biurko встановлюєте:
шаблон:
{SEQ:3}/{YYYY}скидання: річне
стартовий номер:
129
Перший документ, виставлений у Biurko, отримає номер 129/2026. Неперервність збережена, слід в обліку не розірваний.
Дві речі про поле «стартовий номер»:
Воно стосується поточного періоду. При місячному скиданні стартовий номер, заданий у липні, діє в липні. У серпні лічильник знову почне з 1, згідно з правилом скидання.
Воно рухається лише вгору. Система не дозволить опустити лічильник нижче найвищого вже використаного номера. Розрив відкрити можна, випадково видати номер удруге не вийде.
В налаштуваннях видно попередній перегляд наступного номера, тож конфігурацію перевіряєте до того, як щось виставите.
Крок 2. Історія продажів повертається з KSeF
Це найкраща новина для тих, хто мігрує. Згідно зі ст. 112aa ustawy o VAT структуровані фактури зберігаються в KSeF 10 років, рахуючи від кінця року виставлення. Ваша історія не належить старій програмі. Вона лежить у системі Міністерства фінансів, і її можна забрати в будь-який інструмент.
Імпорт у Biurko запускається після підключення KSeF: вказуєте діапазон дат і напрямок, продаж, закупівлі або обидва. Процес двоетапний. Спершу система виявляє документи у вікні дат, потім ви підтверджуєте, які з них імпортувати. Одна пошкоджена фактура не зриває всю операцію, помилка залишається на конкретній позиції.
Що ви отримуєте:
Продажні фактури з оригінальним номером із XML. Імпортований продаж одночасно отримує запис про прийняту передачу до KSeF, тож система ніколи не спробує надіслати його вдруге.
Закупівельні фактури з автоматичною позначкою JPK
KSeF. Категорію витрат навмисно залишено порожньою, бо це таксономія конкретної фірми без надійного автоматичного правила.Контрагентів, створених із даних фактур, з опційним доповненням із GUS (Головне статистичне управління) про REGON, KRS, коди PKD і повну адресу. Картотеку контрагентів зазвичай не треба переписувати вручну, вона відбудовується з історії.
Позначки «до перевірки» там, де схема FA(3) не несе достатньо даних, наприклад розрахункова фактура, що посилається на кілька авансових, або коригування, оригіналу якого немає в системі.
Імпорт історії не витрачає місячний ліміт фактур у тарифі. Підтягнути рік назад не коштує нічого з пакета, який ви використовуєте для поточного виставлення.
Крок 3. Що не повернеться саме
Чесно про межі, бо саме тут міграції найчастіше розчаровують.
Фактур, виставлених до входу в KSeF, у KSeF немає. Імпорт їх не знайде. Якщо обовʼязок почався для вас 1 квітня 2026 р., усе до цієї дати поза досяжністю.
Biurko не має імпорту фактур із CSV чи з XML, згенерованого іншою програмою. Єдиний автоматичний вхідний шлях це KSeF.
Картотеку товарів і послуг вносите вручну, або вона наростає під час виставлення.
Контрагентів не імпортувати з CSV. Експорт у CSV і XLSX працює, імпорт ні.
Закупівельні документи поза KSeF, наприклад чеки або фактури від звільнених від ПДВ продавців, вносите вручну з відповідною позначкою JPK (
BFK,DI,OFF).
Практичний висновок: перш ніж відключити стару підписку, вивантажте з неї все, і PDF, і зведення, а файли XML структурованих фактур збережіть окремо.
Пʼять пасток, які коштують найдорожче
Той самий номер двічі. Biurko стежить за унікальністю номерів продажу, а автоматика пропускає вже зайнятий номер. Колізія все ж зʼявиться, якщо спершу ввести фактуру вручну, а потім підтягнути той самий документ імпортом із KSeF. Імпорт таку ситуацію виявляє і не перезаписує документ, який ви створили самі.
Розходження лічильника після ручних змін номерів. Налаштування показують, коли лічильник нижчий за найвищий фактично використаний номер, і дозволяють вирівняти його однією дією.
Номер блокується після KSeF. Після прийняття фактури системою, після надання номера KSeF або під час передачі номер змінити не можна. Тому нумерація йде до першої відправки.
Номер KSeF це не номер фактури. Номер від Міністерства ідентифікує документ усередині KSeF, а ваш номер у полі P_2 ідентифікує його в обліку. Номер KSeF не звільняє від ведення власної нумерації. Деталі в офіційних питаннях і відповідях KSeF.
Зміна формату посеред року. Допустима, але нова серія не може повторити номер, виданий у попередній.
Чекліст міграції
Занотуйте останній номер у старій програмі для кожного типу документа, не лише для фактур VAT.
Зʼясуйте, скидається лічильник щомісяця чи щороку.
Відтворіть шаблон і префікс у Biurko, окремо для кожного типу.
Задайте стартовий номер і перевірте попередній перегляд наступного.
Запустіть імпорт із KSeF за період від початку вашого обовʼязку, напрямок: обидва.
Опрацюйте позиції, позначені як такі, що потребують перевірки.
Вивантажте зі старої системи все, що передує KSeF, і лише тоді закривайте там акаунт.
Підсумок
Неперервність нумерації це не питання вдалого вибору інструмента, а чверть години налаштувань, зроблених у правильному порядку. Історія, видана через KSeF, ваша незалежно від програми, бо Міністерство тримає її 10 років. Реальний ризик стосується лише періоду до KSeF, і він зникає, щойно ви заархівуєте ці дані до завершення старої підписки.
Створіть безкоштовний акаунт у Biurko, налаштуйте шаблон нумерації та імпортуйте історію з KSeF ще до першого виставленого документа. Інтерфейс доступний українською.
FAQ
Чи треба починати нумерацію заново при зміні програми фактурування? Ні. Приписи не вимагають старту з 1 чи скидання при зміні інструмента. Вони вимагають послідовності та унікальності номерів. У новій системі задаєте той самий формат і стартовий номер на одиницю більший за останній виставлений у старій.
Чи можна змінити формат нумерації фактур посеред року? Так. Закон про ПДВ не приписує ані формату, ані моменту його зміни. Єдина умова: номер із нової серії не може повторити раніше виданий. Вводити зміну зручніше з першого дня місяця, щоб облік читався легше.
Чи поверну фактури, виставлені в попередній програмі? Ті, що пройшли через KSeF, так. Вони зберігаються в системі 10 років і їх можна імпортувати в новий інструмент. Фактури до початку вашого обовʼязку KSeF треба заархівувати самостійно перед відмовою від старої програми.
Чи замінює номер KSeF номер фактури? Ні. Номер KSeF ідентифікує документ у системі Міністерства фінансів. Номер фактури в полі P_2 і далі надає виставник, і саме він має відповідати вимозі черговості зі ст. 106e ust. 1 pkt 2 закону про ПДВ.
Чи витрачає імпорт історії з KSeF ліміт фактур у тарифі? Ні. Документи, підтягнуті з KSeF, не рахуються до місячного ліміту виставлених фактур, бо ви їх не виставляєте, а відновлюєте з архіву системи.