Biurko.io як альтернатива inFakt: коли це має сенс

KSeF та e-фактури

Фактура, KSeF, ryczałt і JPK — розбираємо те, що трапляється у фірмі щомісяця.

Вхід до KSeF у 2026: Profil Zaufany, підпис чи сертифікат
KSeF та e-фактури
838

Вхід до KSeF у 2026: Profil Zaufany, підпис чи сертифікат

Перший вхід до KSeF (Krajowy System e-Faktur, польська національна система е-фактур) зупиняє більше людей, ніж виставлення самої фактури. На екрані Aplikacja Podatnika (застосунок платника податків) видно кілька методів авторизації, і жоден із них не пояснює, який саме потрібен вам. Це не дрібниця. Від 1 лютого 2026 р. KSeF обовʼязковий для найбільших компаній, а від 1 квітня 2026 р. для решти підприємців (графік Міністерства фінансів); найменші — з 1 січня 2027 р., а до 31 грудня 2026 р. поза KSeF можуть виставляти платники, у яких місячна брутто-вартість фактур B2B, охоплених обовʼязком, не перевищує 10 000 zł. Без коректної авторизації ви не виставите й не отримаєте структуровану фактуру.

Не можете увійти в KSeF через Profil Zaufany? 7 причин
KSeF та e-фактури
832

Не можете увійти в KSeF через Profil Zaufany? 7 причин

Ви вводите NIP (польський податковий номер фірми), обираєте Profil Zaufany (польський довірений електронний підпис, аналог Дія.Підпис), підтверджуєте вхід у банку, і замість панелі KSeF бачите помилку або повертаєтесь на стартову сторінку. Від запуску KSeF 2.0 це одна з найчастіших скарг. Хороша новина: зазвичай це не збій вашої фірми і не „неправильний NIP”. Найчастіше причина в протермінованому профілі, розбіжності даних у реєстрі CEIDG, відсутності прав доступу до потрібного суб'єкта або звичайному кеші браузера. Кожну з цих причин можна впізнати за симптомами і виправити самостійно, часто за кілька хвилин. Нижче 7 найпоширеніших причин, чому вхід у KSeF через Profil Zaufany не працює, з конкретними кроками для кожної. Це важливо саме зараз, бо KSeF обов'язковий з 1 лютого 2026 р. для найбільших фірм і з 1 квітня 2026 р. для решти підприємців (найменших — з 1 січня 2027 р.), а заблокований вхід означає заблоковане виставлення фактур.

Перша фактура в KSeF за 5 хвилин: інструкція для новачка
Виставлення фактур на практиці
826

Перша фактура в KSeF за 5 хвилин: інструкція для новачка

щоб виставити першу фактуру в KSeF (Krajowy System e-Faktur, державна система електронних фактур у Польщі), потрібні три речі: автентифікація, заповнення даних за структурою FA(3) і відправка. Після цього система присвоює номер KSeF і видає UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru, офіційне підтвердження прийняття). Решта деталей вивчається за один вечір.

Чи зникнуть токени KSeF 31 грудня 2026 року? Що пропонує Мінфін
KSeF та e-фактури
779

Чи зникнуть токени KSeF 31 грудня 2026 року? Що пропонує Мінфін

За чинними правилами токени KSeF перестають діяти 31 грудня 2026 року. На консультаціях 9 червня 2026 року Міністерство фінансів запропонувало їх зберегти, але рішення у формі акта ще немає — безпечніше перейти на сертифікат KSeF. Якби пропозиція набула чинності, токен отримав би термін дії від 1 до 365 днів, а другий QR-код (KOD II) в офлайн-режимах і далі вимагав би сертифіката. Міграцію не скасували.

Як перевірити, чи фактура потрапила до KSeF
KSeF та e-фактури
829

Як перевірити, чи фактура потрапила до KSeF

Ви натиснули «надіслати», програма показала «надіслано», і ви поїхали далі. Проблема в тому, що «надіслана» і «прийнята» — це два різні стани. Файл може дійти до шлюзу Міністерства фінансів і там бути відхиленим, може зависнути в обробці, а ви весь цей час упевнені, що фактура вже в системі. Від 1 лютого 2026 (великі платники) і 1 квітня 2026 (решта) KSeF (Krajowy System e-Faktur, польська національна система е-фактур) є обов'язковим, а найменші платники — з продажем за фактурами до 10 000 zł брутто на місяць — приєднуються 1 січня 2027 року. Тож ця різниця перестала бути технічною дрібницею: фактуру, яку KSeF відхилив, треба виставити заново, а поки документ, надісланий онлайн, не має numer KSeF, у вас немає доказу, що система його прийняла. Нижче показую, за якими ознаками зрозуміти, що фактура справді пройшла: де знайти numer KSeF, що таке UPO, як читати статус і що робити, коли підтвердження немає.

Автоматична відправка фактур до KSeF після збою системи
Biurko - продукт
758

Автоматична відправка фактур до KSeF після збою системи

Фактуру, виставлену в режимі offline24, треба надіслати до KSeF (Krajowy System e-Faktur, польська національна система е-фактур) щонайпізніше наступного робочого дня. Нагадування ніхто не надішле. Biurko виявляє недоступність шлюзу KSeF, виставляє фактуру в офлайн-режимі з QR-кодами, тримає її в черзі й відправляє автоматично, щойно система повертається. Без вашого кліку, без дублікатів, з повним логом.

Сертифікат KSeF чи токен: чому ми побудували Biurko на сертифікатах
Biurko - продукт
850

Сертифікат KSeF чи токен: чому ми побудували Biurko на сертифікатах

Токен несе в собі повноваження. Сертифікат підтверджує лише особу. Токеном ви не додасте другий QR-код (KOD II) в офлайн-режимі і навіть не подасте заявку на сертифікат. У червні 2026 року Міністерство фінансів запропонувало залишити токени назавжди. Наше рішення від цього не змінилося, і нижче пояснюю чому.

Перша е-фактура в KSeF: 10 речей для перевірки
KSeF та e-фактури
737

Перша е-фактура в KSeF: 10 речей для перевірки

перш ніж надіслати першу фактуру через KSeF (Національну систему е-фактур Польщі), варто перевірити десять речей — від правильного NIP і робочого входу, через повноваження та схему FA(3), до того, що робити, коли система не відповідає. Нижче — практичний чек-лист, який ви пройдете за чверть години, щоб перша е-фактура вийшла без помилок і нервів.

Офлайн-код і QR-коди на фактурі KSeF — навіщо вони й як працюють
KSeF та e-фактури
852

Офлайн-код і QR-коди на фактурі KSeF — навіщо вони й як працюють

Під час аварії чи недоступності KSeF (польська національна система е-фактур) ви виставляєте фактуру поза системою, але вона має нести два QR-коди: один ідентифікує документ і дозволяє його перевірити, другий — згенерований із сертифіката KSeF типу Offline — підтверджує особу виставника. Фактуру все одно потрібно надіслати до KSeF: у режимі offline24 — найпізніше наступного робочого дня, в аварійному режимі — упродовж 7 робочих днів від завершення аварії. За порушення терміну загрожують штрафи за ст. 106ni Закону про ПДВ — за чинним законом з 1 січня 2027 р. (Міністерство фінансів оголосило про перенесення на 1 січня 2028 р.; це законопроєкт, ще не ухвалений).

KSeF для бухгалтерської фірми: 30 клієнтів без 30 входів
KSeF та e-фактури
812

KSeF для бухгалтерської фірми: 30 клієнтів без 30 входів

Ви ведете бухгалтерію 30 фірм. Щоранку відкриваєте Aplikacja Podatnika KSeF (застосунок платника в KSeF — польській національній системі е-фактур), перемикаєте контекст на першого клієнта, завантажуєте фактури, перемикаєте на другого, завантажуєте, перемикаєте. І так тридцять разів. Це не робота. Це покарання за те, що у вас є клієнти. З 1 квітня 2026 р. KSeF обов'язковий для більшості фірм у Польщі (найменші — з 1 січня 2027 р.), тож це вже не проблема великих компаній — це щоденна реальність кожного бюро. Гарна новина: вам не треба щоразу входити заново. Погана: безкоштовний державний інструмент не створений для того, хто одночасно жонглює тридцятьма NIP (польський податковий номер, аналог ЄДРПОУ/ІПН). Нижче — чому вхід «по черзі» це глухий кут, що про уповноваження, сертифікати й токени каже сам KSeF та як виглядає робота з багатьма клієнтами в Biurko: один акаунт, перемикання фірм одним кліком і окреме підключення до KSeF для кожної фірми.

Вхід у KSeF через Profil Zaufany: покрокова інструкція без жаргону
KSeF та e-фактури
826

Вхід у KSeF через Profil Zaufany: покрокова інструкція без жаргону

У KSeF немає логіна й пароля. Ви не реєструєте акаунт і не отримуєте лист для активації. Система впізнає вашу фірму за номером NIP (польський податковий номер), а вашу особу підтверджує зовнішній сервіс — найпростіший із них для більшості підприємців це Profil Zaufany (безкоштовний державний «довірений профіль» у Польщі). Часу на розкачку немає: з 1 лютого 2026 року кожен платник ПДВ у Польщі зобов'язаний отримувати фактури через KSeF, а з 1 квітня 2026 року майже всі підприємці — зокрема й українці з JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza, аналог ФОП) — мають їх там і виставляти (найменші — з 1 січня 2027 року; до 31 грудня 2026 року поза KSeF можуть виставляти платники, у яких місячна брутто-вартість фактур B2B, охоплених обовʼязком KSeF, не перевищує 10 000 zł). Перший вхід у систему — це нульовий крок усього процесу. Нижче — що натискати, що ви побачите на екрані та що робити, коли щось не працює.

Ліміт 10 000 zł брутто і KSeF: як його рахувати, щоб випадково не потрапити в обов'язок
KSeF та e-фактури
999

Ліміт 10 000 zł брутто і KSeF: як його рахувати, щоб випадково не потрапити в обов'язок

З 1 квітня 2026 р. обов'язок виставляти фактури (рахунки) через KSeF (Krajowy System e-Faktur — польська національна система е-фактур) охопив більшість компаній. Але є лазівка: до 31 грудня 2026 р. найменші платники можуть виставляти рахунки по-старому — на папері або у PDF — якщо місячний продаж за фактурами не перевищує 10 000 zł брутто (тобто валової суми, з ПДВ) (Міністерство фінансів). Проблема в тому, що цей ліміт дуже легко перевищити випадково. Його рахують не так, як здається більшості — і, найголовніше, перевищити його можна лише раз. Одна фактура понад поріг — і ви в KSeF назавжди, навіть якщо наступного місяця продаж впаде до нуля. Нижче — точно: що враховувати до ліміту, що ні, і як рахувати, щоб не прокинутися з обов'язком, якого ви не планували.

5 міфів про KSeF, у які досі вірять підприємці у 2026 році
KSeF та e-фактури
1045

5 міфів про KSeF, у які досі вірять підприємці у 2026 році

KSeF (Krajowy System e-Faktur — національну систему електронних фактур у Польщі) переносили стільки разів, що в головах багатьох підприємців закріпилася одна думка: «напевно, знову відкладуть». Сьогодні це найнебезпечніший міф про KSeF — бо система вже працює та є обов'язковою. Ставка цілком конкретна. За чинним законом штрафи за ст. 106ni закону про ПДВ (до 100% суми ПДВ із фактури) діють з 1 січня 2027 р. 16 вересня 2026 р. Міністерство фінансів оголосило про їх перенесення на 1 січня 2028 р. — це законопроєкт, ще не ухвалений, і він переносить лише штрафи, а не сам обов'язок працювати в KSeF. Тим часом частина фірм — особливо українські підприємці, які ведуть бізнес у Польщі — досі планують виставлення фактур, спираючись на застарілі переконання. Нижче розбираємо п'ять міфів, які найчастіше коштують підприємцям часу, нервів або права контрагента на відрахування ПДВ — і показуємо, що насправді вас стосується.

Фактура «висить» у KSeF — як перевірити статус і що робити
KSeF та e-фактури
892

Фактура «висить» у KSeF — як перевірити статус і що робити

ця стаття показує, як зрозуміти, чи фактура справді дійшла до KSeF (Krajowy System e-Faktur — польська національна система електронних фактур), чи лише «пішла» з вашої програми. Пояснюємо різницю між номером referencyjny та номером KSeF, описуємо три стани, у яких може бути документ, показуємо, де перевірити статус (у програмі та в безкоштовному застосунку Aplikacja Podatnika KSeF) і — найважливіше — коли надсилати повторно, а коли цього не робити, щоб не створити безлад.

Перехідний період KSeF: обов'язок уже є, а штрафи — формально з 2027
KSeF та e-фактури
44

Перехідний період KSeF: обов'язок уже є, а штрафи — формально з 2027

KSeF (Krajowy System e-Faktur — національна система електронних фактур у Польщі) уже обов'язковий майже для кожного платника ПДВ (VAT): великі компанії — з 1 лютого 2026 р., усі інші — з 1 квітня 2026 р. (найменші — з 1 січня 2027 р.). І водночас усюди звучить: «спокійно, у 2026 році штрафів немає». Обидва твердження правдиві одночасно. Саме тому стільки підприємців потрапляє в пастку. Адміністративні грошові штрафи зі ст. 106ni польського закону про ПДВ за чинним законом набирають чинності лише 1 січня 2027 р. (16 вересня 2026 р. Міністерство фінансів оголосило про їх перенесення на 1 січня 2028 р. — це законопроєкт, ще не ухвалений). Але «обов'язок без штрафу» — це не те саме, що «без наслідків». Ця різниця може дорого коштувати: або через кримінально-фіскальну відповідальність, або через фактуру, з якої контрагент не зможе відрахувати ПДВ. Нижче розкладаю перехідний період на складові: що саме відкладено, що діє вже сьогодні і що варто зробити, доки вікно не зачинилося.

ПопередняНаступна

Будь у курсі

Отримуй сповіщення про нові статті — без розсилки новин, відписатися можна будь-коли.

Ми поважаємо твою приватність. Відписатися можна будь-коли.

Файли cookies

Ми використовуємо лише необхідні файли cookies. Статистику відвідувань ведемо на сервері, нічого не зберігаючи у вашому пристрої. Політика сайту