Biurko.io як альтернатива inFakt: коли це має сенс

KSeF та e-фактури

Фактура, KSeF, ryczałt і JPK — розбираємо те, що трапляється у фірмі щомісяця.

Як надати повноваження в KSeF працівнику чи бухгалтеру
KSeF та e-фактури
1005

Як надати повноваження в KSeF працівнику чи бухгалтеру

Більшість запитань про «повноваження в KSeF» (Krajowy System e-Faktur — національна система електронних фактур Польщі) зводиться до одного непорозуміння: люди думають, що аби дати бухгалтеру доступ до фактур, треба подати ZAW-FA. Якщо ви ведете JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza — аналог українського ФОП), цього майже ніколи не потрібно. Це важливо, бо KSeF уже обовʼязковий: з 1 лютого 2026 р. для найбільших підприємств і з 1 квітня 2026 р. для більшості решти платників VAT (найменші — з 1 січня 2027 р.). За чинним законом штрафи за ст. 106ni закону про VAT діють з 1 січня 2027 року й сягають 100% суми VAT із фактури. 16 вересня 2026 року Міністерство фінансів оголосило про їх перенесення на 1 січня 2028 року — це законопроєкт, ще не ухвалений, і він переносить лише штрафи, а не сам обовʼязок працювати в KSeF. Доступ для тих, хто реально виставляє й проводить фактури, краще налаштувати зараз, спокійно. Нижче — хто і коли подає ZAW-FA, як надати доступ працівнику та бухгалтерському бюро, і яких помилок уникнути.

Середовища KSeF: де тренуватися, щоб не наробити безладу
KSeF та e-фактури
1113

Середовища KSeF: де тренуватися, щоб не наробити безладу

Уявіть: ви навчаєте нового працівника виставляти фактури. Він натискає «надіслати» на тестовій фактурі «для проби» — і за мить виявляється, що вона потрапила в продакшн KSeF як справжній документ із вигаданими даними. Або навпаки: ви тренуєтеся в демо, усе працює, але фактур ніде немає в застосунку платника, бо ви дивитеся на зовсім інше середовище. KSeF (Krajowy System e-Faktur, національна система е-фактур Польщі) обов'язковий з 1 лютого 2026 р. для найбільших платників і з 1 квітня 2026 р. для решти платників (найменші — з 1 січня 2027 р.). За чинним законом штрафи за ст. 106ni закону про VAT діють з 1 січня 2027 року, а 16 вересня 2026 року Міністерство фінансів оголосило про їх перенесення на 1 січня 2028 року — це законопроєкт, ще не ухвалений. Продакшн-фактури — це вже справжні бухгалтерські документи. Тож перш ніж хтось із команди почне натискати «надіслати», варто знати, де можна тренуватися безпечно. У цьому тексті пояснюю, чим відрізняються три середовища KSeF — тестове, демо і продакшн — для чого кожне з них і як їх не переплутати.

KSeF впав — і що тепер? Режим offline24 без паніки
Виставлення фактур на практиці
1311

KSeF впав — і що тепер? Режим offline24 без паніки

Коли ви не можете надіслати фактуру до KSeF (польська національна система е-фактур) — бо зник інтернет, ваша програма гальмує або не вдається залогінитися — продажі зупиняти не треба. Режим offline24 дозволяє виставити фактуру поза системою й надіслати її не пізніше наступного робочого дня. Нижче пояснюю різницю між чотирма спеціальними режимами (offline24, offline, аварійний, повна аварія), показую offline24 крок за кроком, перелічую типові пастки й розповідаю, що бере на себе хороша програма. Без паніки й без юридичного жаргону.

Схема FA(3): які поля е-фактури насправді обов'язкові
KSeF та e-фактури
27017

Схема FA(3): які поля е-фактури насправді обов'язкові

Cхема FA(3) має сотні полів, але по-справжньому обов'язкова лише частина з них. У цій статті ми розкладаємо структуру на три рівні обов'язковості, показуємо чотири блоки, без яких KSeF одразу відхилить фактуру, і попереджаємо про «необов'язкові» поля — ті, відсутність яких система пропустить, а податкова перевірка вже ні.

Номер KSeF на фактурі — що означає, де його знайти і кому передати
KSeF та e-фактури
27986

Номер KSeF на фактурі — що означає, де його знайти і кому передати

«Номер KSeF» звучить так, ніби його мають друкувати на фактурі поряд із її номером. Це не так: його присвоює система після прийняття файлу, а в PDF він зʼявляється, лише якщо програма його туди додає. І саме тут виникає одна з найчастіших плутанин після того, як обов'язковий KSeF (Krajowy System e-Faktur — польська національна система е-фактур) запрацював: підприємці шукають номер KSeF на PDF, плутають його з власною нумерацією або з референтним номером (numer referencyjny) з UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru — офіційне підтвердження отримання). А ставки зростають щомісяця. Із 1 лютого 2026 року номер KSeF потрібно показувати в JPK_V7 — і з боку продажу, і з боку закупівлі. Із 1 січня 2027 року його доведеться вказувати в назві кожного переказу між активними платниками VAT. У цьому матеріалі пояснюю, що таке номер KSeF, з чого він складається, де його знайти і — найголовніше — кому й коли ви маєте його передати.

Чи перенесуть терміни KSeF знову? Що залишилось на 2026 і 2027
KSeF та e-фактури
27741

Чи перенесуть терміни KSeF знову? Що залишилось на 2026 і 2027

KSeF (Krajowy System e-Faktur — національна система е-фактур Польщі) переносили стільки разів, що «почекаю, мабуть, знову відкладуть» стало для багатьох фірм стратегією за замовчуванням. Якийсь час це навіть спрацьовувало: початковий термін — липень 2024 року — справді посунули. Проблема в тому, що дві найважливіші дати вже минули. Від 1 лютого 2026 року у KSeF виставляють фактури великі компанії, а від 1 квітня 2026 року — практично весь інший ринок (найменші — від 1 січня 2027 року). Система працює, вона обовʼязкова, і ніхто її не скасує. Хто й далі чекає «ще одного перенесення», чекає на те, що для головного обовʼязку вже не настане. Оголошене 16 вересня 2026 року перенесення стосується лише штрафів, а не самого обовʼязку. Нижче — що реально ще залишилось розіграти у 2026 і 2027 роках, чому ставка на чергову відстрочку сьогодні є найдорожчим варіантом і як налаштувати бізнес так, щоб жодна дата вас не застала зненацька.

Постійне місце діяльності (SMPD) та KSeF для іноземних фірм
KSeF та e-фактури
28197

Постійне місце діяльності (SMPD) та KSeF для іноземних фірм

Від 1 лютого 2026 року найбільші платники, а від 1 квітня 2026 року решта платників (найменші — від 1 січня 2027 року) зобов'язані виставляти фактури в KSeF (Krajowy System e-Faktur — польська національна система е-фактур). Для компанії з іноземним капіталом головне питання звучить простіше, ніж здається: чи стосується вас цей обов'язок узагалі? Відповідь не залежить ні від того, чи маєте ви польський NIP (податковий номер), ні від того, хто власник фірми. Вона залежить від того, чи маєте ви в Польщі стале місце ведення діяльності — SMPD (stałe miejsce prowadzenia działalności), яке бере участь у ваших продажах. 28 січня 2026 року Міністерство фінансів Польщі (MF) видало податкові роз'яснення, які чітко визначають, коли цей обов'язок виникає, а коли — ні. Нижче пояснюю, де проходить межа і що з цього випливає для вас та ваших польських контрагентів.

Календар KSeF 2026/2027 — усі дати, які треба тримати в голові
KSeF та e-фактури
28724

Календар KSeF 2026/2027 — усі дати, які треба тримати в голові

Дати запуску KSeF (Krajowy System e-Faktur — польська національна система електронних фактур) переносили стільки разів, що більшість підприємців досі памʼятає версію, яка застаріла на дві поправки. А реальність конкретна: з 1 лютого 2026 р. отримання е-фактур через KSeF обовʼязкове для всіх, а обовʼязок виставляти їх охопив більшу частину ринку 1 квітня 2026 р. Норми вже діють, але адміністративні штрафи ще не застосовують. За чинним законом штрафи за ст. 106ni закону про ПДВ діють з 1 січня 2027 року; 16 вересня 2026 року Міністерство фінансів оголосило про їх перенесення на 1 січня 2028 року — це законопроєкт, ще не ухвалений, і він переносить лише штрафи. З 1 січня 2027 р. до системи входять найменші фірми, а за чинними правилами токени KSeF перестають діяти 31 грудня 2026 року (міністерство запропонувало їх зберегти, але акта ще немає). Нижче — усі дати в одній таблиці, а також що кожна з них означає для вашого бізнесу, і чекліст, щоб нічого не пропустити.

Токени KSeF і 2027 рік: чому ми одразу будували Biurko під сертифікати
KSeF та e-фактури
179

Токени KSeF і 2027 рік: чому ми одразу будували Biurko під сертифікати

За чинними приписами 31 грудня 2026 року — останній день роботи токенів KSeF, а з 1 січня 2027 року автентифікацію інтеграцій перебирають сертифікати KSeF (Krajowy System e-Faktur — державна система е-фактур у Польщі). На консультаціях 9 червня 2026 р. Міністерство фінансів запропонувало їх зберегти — зі строком дії від 1 до 365 днів. Це ще не норма, тож безпечніше перейти на сертифікат KSeF; одне певне за будь-якого результату: другий QR-код (KOD II) в офлайн-режимах потребує сертифіката. Тому Biurko від першої версії інтеграції працює на сертифікатах типу Uwierzytelniający і типу Offline (токени не підтримує).

Попередня

Будь у курсі

Отримуй сповіщення про нові статті — без розсилки новин, відписатися можна будь-коли.

Ми поважаємо твою приватність. Відписатися можна будь-коли.

Файли cookies

Ми використовуємо лише необхідні файли cookies. Статистику відвідувань ведемо на сервері, нічого не зберігаючи у вашому пристрої. Політика сайту