Biurko.io як альтернатива inFakt: коли це має сенс

KSeF та e-фактури

Статті, посібники та аналітика для вашого бізнесу.

Середовища KSeF: де тренуватися, щоб не наробити безладу
KSeF та e-фактури
545

Середовища KSeF: де тренуватися, щоб не наробити безладу

Уявіть: ви навчаєте нового працівника виставляти фактури. Він натискає «надіслати» на тестовій фактурі «для проби» — і за мить виявляється, що вона потрапила в продакшн KSeF як справжній документ із вигаданими даними. Або навпаки: ви тренуєтеся в демо, усе працює, але фактур ніде немає в застосунку платника, бо ви дивитеся на зовсім інше середовище. KSeF (Krajowy System e-Faktur, національна система е-фактур Польщі) обов'язковий з 1 лютого 2026 р. для найбільших платників і з 1 квітня 2026 р. для решти фірм. До кінця 2026 р. триває перехідний період без адміністративних штрафів, але продакшн-фактури — це вже справжні бухгалтерські документи. Тож перш ніж хтось із команди почне натискати «надіслати», варто знати, де можна тренуватися безпечно. У цьому тексті пояснюю, чим відрізняються три середовища KSeF — тестове, демо і продакшн — для чого кожне з них і як їх не переплутати.

KSeF впав — і що тепер? Режим offline24 без паніки
Виставлення фактур на практиці
637

KSeF впав — і що тепер? Режим offline24 без паніки

Коли ви не можете надіслати фактуру до KSeF (польська національна система е-фактур) — бо зник інтернет, ваша програма гальмує або не вдається залогінитися — продажі зупиняти не треба. Режим offline24 дозволяє виставити фактуру поза системою й надіслати її не пізніше наступного робочого дня. Нижче пояснюю різницю між чотирма спеціальними режимами (offline24, offline, аварійний, повна аварія), показую offline24 крок за кроком, перелічую типові пастки й розповідаю, що бере на себе хороша програма. Без паніки й без юридичного жаргону.

Перша фактура в KSeF за 5 хвилин — покрокова інструкція
KSeF та e-фактури
8039

Перша фактура в KSeF за 5 хвилин — покрокова інструкція

Фактури з KSeF приходять до вашої скриньки від 1 лютого 2026 року, а обовʼязок виставляти їх охопив більшість підприємців 1 квітня 2026 року. Та ви досі відкладаєте першу власну е-фактуру, бо вся система виглядає складною. Це не так. KSeF (Krajowy System e-Faktur — польська національна система е-фактур) перетворює першу фактуру на кілька полів і одне натискання. Усе інше — XML, номер KSeF, доставка контрагенту — відбувається у фоні. Це буквальна покрокова інструкція: від порожнього екрана до фактури з номером KSeF і завантаженим UPO. Без податкової теорії, лише дії. А оскільки перехідний період без штрафів завершується 31 грудня 2026 року, а санкції за ст. 106ni стартують 1 січня 2027 року, зараз — слушний момент пройти це раз і як слід.

Схема FA(3): які поля е-фактури насправді обов'язкові
KSeF та e-фактури
8392

Схема FA(3): які поля е-фактури насправді обов'язкові

Cхема FA(3) має сотні полів, але по-справжньому обов'язкова лише частина з них. У цій статті ми розкладаємо структуру на три рівні обов'язковості, показуємо чотири блоки, без яких KSeF одразу відхилить фактуру, і попереджаємо про «необов'язкові» поля — ті, відсутність яких система пропустить, а податкова перевірка вже ні.

Номер KSeF на фактурі — що означає, де його знайти і кому передати
KSeF та e-фактури
10451

Номер KSeF на фактурі — що означає, де його знайти і кому передати

«Номер KSeF» звучить так, ніби його мають друкувати на фактурі поряд із її номером. Це не так. І саме тут виникає одна з найчастіших плутанин після того, як обов'язковий KSeF (Krajowy System e-Faktur — польська національна система е-фактур) запрацював: підприємці шукають номер KSeF на PDF, плутають його з власною нумерацією або з референтним номером (numer referencyjny) з UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru — офіційне підтвердження отримання). А ставки зростають щомісяця. Із 1 лютого 2026 року номер KSeF потрібно показувати в JPK_V7 — і з боку продажу, і з боку закупівлі. Із 1 січня 2027 року його доведеться вказувати в назві кожного переказу між активними платниками VAT. У цьому матеріалі пояснюю, що таке номер KSeF, з чого він складається, де його знайти і — найголовніше — кому й коли ви маєте його передати.

Чи перенесуть терміни KSeF знову? Що залишилось на 2026 і 2027
KSeF та e-фактури
9407

Чи перенесуть терміни KSeF знову? Що залишилось на 2026 і 2027

KSeF (Krajowy System e-Faktur — національна система е-фактур Польщі) переносили стільки разів, що «почекаю, мабуть, знову відкладуть» стало для багатьох фірм стратегією за замовчуванням. Якийсь час це навіть спрацьовувало: початковий термін — липень 2024 року — справді посунули. Проблема в тому, що дві найважливіші дати вже минули. Від 1 лютого 2026 року у KSeF виставляють фактури великі компанії, а від 1 квітня 2026 року — практично весь інший ринок. Система працює, вона обовʼязкова, і ніхто її не скасує. Хто й далі чекає «ще одного перенесення», чекає на те, що для головного обовʼязку вже не настане. Нижче — що реально ще залишилось розіграти у 2026 і 2027 роках, чому ставка на чергову відстрочку сьогодні є найдорожчим варіантом і як налаштувати бізнес так, щоб жодна дата вас не застала зненацька.

Постійне місце діяльності (SMPD) та KSeF для іноземних фірм
KSeF та e-фактури
10113

Постійне місце діяльності (SMPD) та KSeF для іноземних фірм

Від 1 лютого 2026 року найбільші платники, а від 1 квітня 2026 року практично всі інші зобов'язані виставляти фактури в KSeF (Krajowy System e-Faktur — польська національна система е-фактур). Для компанії з іноземним капіталом головне питання звучить простіше, ніж здається: чи стосується вас цей обов'язок узагалі? Відповідь не залежить ні від того, чи маєте ви польський NIP (податковий номер), ні від того, хто власник фірми. Вона залежить від того, чи маєте ви в Польщі стале місце ведення діяльності — SMPD (stałe miejsce prowadzenia działalności), яке бере участь у ваших продажах. 28 січня 2026 року Міністерство фінансів Польщі (MF) видало податкові роз'яснення, які чітко визначають, коли цей обов'язок виникає, а коли — ні. Нижче пояснюю, де проходить межа і що з цього випливає для вас та ваших польських контрагентів.

Календар KSeF 2026/2027 — усі дати, які треба тримати в голові
KSeF та e-фактури
10370

Календар KSeF 2026/2027 — усі дати, які треба тримати в голові

Дати запуску KSeF (Krajowy System e-Faktur — польська національна система електронних фактур) переносили стільки разів, що більшість підприємців досі памʼятає версію, яка застаріла на дві поправки. А реальність конкретна: з 1 лютого 2026 р. отримання е-фактур через KSeF обовʼязкове для всіх, а обовʼязок виставляти їх охопив більшу частину ринку 1 квітня 2026 р. Тобто зараз ми всередині так званого охоронного року — норми вже діють, але адміністративні штрафи ще не застосовують. Це вікно закривається 31 грудня 2026 р. З 1 січня 2027 р. вступають повні санкції, зникають токени, а до системи входять найменші фірми. Нижче — усі дати в одній таблиці, а також що кожна з них означає для вашого бізнесу, і чекліст, щоб нічого не пропустити.

Вхід у KSeF через Profil Zaufany: покрокова інструкція без жаргону
KSeF та e-фактури
349

Вхід у KSeF через Profil Zaufany: покрокова інструкція без жаргону

У KSeF немає логіна й пароля. Ви не реєструєте акаунт і не отримуєте лист для активації. Система впізнає вашу фірму за номером NIP (польський податковий номер), а вашу особу підтверджує зовнішній сервіс — найпростіший із них для більшості підприємців це Profil Zaufany (безкоштовний державний «довірений профіль» у Польщі). Часу на розкачку немає: з 1 лютого 2026 року кожен платник ПДВ у Польщі зобов'язаний отримувати фактури через KSeF, а з 1 квітня 2026 року майже всі підприємці — зокрема й українці з JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza, аналог ФОП) — мають їх там і виставляти. Перший вхід у систему — це нульовий крок усього процесу. Нижче — що натискати, що ви побачите на екрані та що робити, коли щось не працює.

Токени KSeF зникають з початку 2027 року. Чому ми одразу будували Biurko під сертифікати
KSeF та e-фактури
132

Токени KSeF зникають з початку 2027 року. Чому ми одразу будували Biurko під сертифікати

31 грудня 2026 року — останній день роботи токенів KSeF. З 1 січня 2027 року єдиним способом автентифікації в KSeF (Krajowy System e-Faktur — державна система е-фактур у Польщі) стануть сертифікати KSeF. Це не чутки з бухгалтерських форумів — це офіційна позиція Міністерства фінансів Польщі, оголошена задовго до запуску KSeF 2.0. Попри це, чимало програм для фактурування на польському ринку досі тримають інтеграцію на токенах. Працює? Працює. До кінця грудня. Коли ми проєктували Biurko, то ухвалили протилежне рішення: жодних токенів, від першого дня — тільки сертифікати. У цій статті розповім чому — і що це означає для вас, якщо ви ведете бізнес у Польщі: JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza — аналог українського ФОП), spółka z o.o. чи бухгалтерська компанія.

Попередня

Будьте в курсі

Отримуйте сповіщення про нові статті — без розсилки новин, відписка в будь-який час.

Ми поважаємо вашу конфіденційність. Відписатися можна в будь-який час.

Файли cookies

Необхідні — для роботи сервісу. Решта — лише за вашою згодою. Політика cookies