Biurko.io як альтернатива inFakt: коли це має сенс

KSeF та e-фактури

Фактура, KSeF, ryczałt і JPK — розбираємо те, що трапляється у фірмі щомісяця.

KSeF 2.0 vs 1.0: що змінилося в API та схемі FA(3)
Виставлення фактур на практиці
393

KSeF 2.0 vs 1.0: що змінилося в API та схемі FA(3)

З 1 лютого 2026 року схема FA(3) замінила FA(2), а продакшн API 1.0 припинив роботу. Це був не апдейт, а новий інтеграційний контракт. Головні зміни в API: автентифікація JWT окремо від сесії, обовʼязкове шифрування кожної фактури, сертифікати KSeF, незалежна обробка фактур у пакеті, нове виявлення дублікатів і нова модель прав доступу. Головні зміни в схемі: вузол додатка, нова роль «Pracownik» (працівник), розбиття ставки 0% і коду NP на детальні коди, гнучкий термін оплати, IBAN до 34 знаків. Наслідки не лише технічні: інша нумерація фактур, інше зіставлення ставок ПДВ, інші права працівників бухгалтерського бюро.

Ліміт 10 000 zł у KSeF у 2027 році: чи залишиться він?
KSeF та e-фактури
442

Ліміт 10 000 zł у KSeF у 2027 році: чи залишиться він?

Багато власників малих фірм у Польщі почули приємну новину: якщо ви виставляєте фактури на суму менше ніж 10 000 zł на місяць, можна ще виставляти їх «по-старому». Це правда, але лише до 31 грудня 2026 р. Цей ліміт не є постійною пільгою. Це перехідна норма, яку від початку задумано так, щоб вона завершилася. Чому це важливо саме зараз: з 1 січня 2027 р. обов'язок виставляти фактури через KSeF (Krajowy System e-Faktur, польська національна система е-фактур) охопить усіх, незалежно від обороту. Того самого дня стартують і штрафи. Якщо ви плануєте діяльність на 2027 рік, спираючись на цей ліміт, спершу варто перевірити, що насправді каже закон і чи Ministerstwo Finansów (Міністерство фінансів) збирається щось продовжувати.

Втратили доступ до Profil Zaufany? Як відновити його і не зупинити фактурування в KSeF
KSeF та e-фактури
376

Втратили доступ до Profil Zaufany? Як відновити його і не зупинити фактурування в KSeF

Ви входите в KSeF (польська національна система е-фактур) через Profil Zaufany (безкоштовний польський «довірений профіль», аналог Дія.Підпис), і одного ранку система повідомляє, що термін його дії закінчився. Від 1 квітня 2026 року виставлення фактур через KSeF є обовʼязковим для більшості фірм, зокрема одноосібних підприємців (план впровадження KSeF, gov.pl), тож таке блокування не можна відкласти «на потім». Без чинного Profil Zaufany ви не увійдете через Węzeł krajowy (національний шлюз ідентифікації) і не згенеруєте certyfikat KSeF (сертифікат KSeF). Фактури чекають, а клієнт телефонує. Хороша новина: у більшості випадків доступ відновлюється за кілька хвилин. Погана: якщо профіль уже прострочений, шлях інший, ніж звичайне продовження.

Як надати бухгалтеру доступ до KSeF, не віддаючи власний логін
KSeF та e-фактури
400

Як надати бухгалтеру доступ до KSeF, не віддаючи власний логін

Часто бачу таку звичку в підприємців з України, які працюють у Польщі: щоб бухгалтер міг "займатися KSeF", йому віддають логін і пароль від Profil Zaufany (польський Довірений профіль, державний електронний підпис, аналог української Дія.Підпис). Зручно на п'ять хвилин, ризиковано на цілий рік. Profil Zaufany, це ваша особистість у стосунках з усією державною адміністрацією, не лише з фактурами, і Міністерство фінансів Польщі прямо називає такий обмін неприпустимим. Хороша новина: цього не треба робити. KSeF (Krajowy System e-Faktur, польська національна система е-фактур) має вбудовану систему прав. Бухгалтер отримує власний іменний доступ і заходить під своїм Profil Zaufany, а ви будь-якої миті можете цей доступ відкликати.

5 способів автентифікації в KSeF 2.0. Який підходить саме вам?
KSeF та e-фактури
402

5 способів автентифікації в KSeF 2.0. Який підходить саме вам?

Перш ніж виставити першу фактуру в KSeF (Krajowy System e-Faktur, польська національна система е-фактур), треба підтвердити, хто ви. Звучить просто, але саме тут застрягає найбільше людей: KSeF 2.0 пропонує п'ять різних способів автентифікації, кожен працює по-своєму і кожен підходить різному типу користувача. Питання термінове, бо KSeF уже обов'язковий. Від 1 лютого 2026 р. для найбільших платників, а від 1 квітня 2026 р. для всіх активних платників VAT (ksef.podatki.gov.pl). 2026 рік був періодом без штрафів, але від 1 січня 2027 р. податкова вже може накладати санкції. Вибір способу входу це не формальність, це умова, щоб узагалі виставляти фактури.

Ліміт 10 000 zł у KSeF: чи входить у нього продаж B2C?
KSeF та e-фактури
419

Ліміт 10 000 zł у KSeF: чи входить у нього продаж B2C?

Ви ведете ФОП у Польщі (JDG, jednoosobowa działalność gospodarcza). Частину продаєте фірмам, частину звичайним клієнтам. Ви чули про ліміт 10 000 zł, який дозволяє найменшим ще трохи побути поза KSeF (Krajowy System e-Faktur, польська національна система е-фактур). І одразу виникає питання: ви додаєте обидва види продажу разом чи лише один? Це не теоретична деталь. Із 1 квітня 2026 р. обовʼязок виставляти фактури через KSeF охопив більшість платників VAT, але найменші отримали відтермінування до 31 грудня 2026 р. саме на підставі цього місячного ліміту 10 000 zł. Із 1 січня 2027 р. обовʼязок стосуватиметься всіх. А одноразове перевищення порога є незворотним. Тому варто рахувати ліміт саме так, як його рахує Міністерство фінансів.

Токени KSeF: до якого часу дійсні і що змінює рішення Мінфіну
KSeF та e-фактури
519

Токени KSeF: до якого часу дійсні і що змінює рішення Мінфіну

Ще навесні 2026 року відповідь була простою. Токен KSeF (ключ автентифікації в польській національній системі е-фактур) працював до 31 грудня 2026 року, а з 1 січня 2027 року мали залишитися лише сертифікати. Сьогодні ця впевненість уже недоречна. 9 червня 2026 року Міністерство фінансів Польщі (Ministerstwo Finansów, далі MF) оголосило, що токени залишаться в системі назавжди. Це змінює практичну відповідь на питання «до якого часу», але не змінює одного: це все ще пропозиція, а не норма права. Якщо ваша бухгалтерська програма заходить у KSeF через токен, варто знати, що вже вирішено, а чого в законі ще немає.

Вхід до KSeF через mObywatel: чи зайдеш із телефона?
KSeF та e-фактури
398

Вхід до KSeF через mObywatel: чи зайдеш із телефона?

«Чи є застосунок KSeF на телефон?» це одне з найчастіших питань підприємців від старту обовʼязкового KSeF (Krajowy System e-Faktur, польська національна система е-фактур). Відповідь коротка й трохи несподівана: телефон так, але не для виставлення фактур. Із лютого 2026 р. Міністерство відкрило вхід до KSeF через mObywatel, безкоштовний державний застосунок для підтвердження особи в польських е-послугах. А оскільки з квітня 2026 р. обовʼязок охопив нову хвилю компаній, вручну до системи заходить дедалі більше людей, тож питання про телефон стало реальним для тисяч ФОП (JDG, jednoosobowa działalność gospodarcza).

Вхід до KSeF у 2026: Profil Zaufany, підпис чи сертифікат
KSeF та e-фактури
463

Вхід до KSeF у 2026: Profil Zaufany, підпис чи сертифікат

Перший вхід до KSeF (Krajowy System e-Faktur, польська національна система е-фактур) зупиняє більше людей, ніж виставлення самої фактури. На екрані Aplikacja Podatnika (застосунок платника податків) видно кілька методів авторизації, і жоден із них не пояснює, який саме потрібен вам. Це не дрібниця. Від 1 лютого 2026 р. KSeF обовʼязковий для найбільших компаній, а від 1 квітня 2026 р. для решти підприємців (графік Міністерства фінансів). Без коректної авторизації ви не виставите й не отримаєте структуровану фактуру.

Не можете увійти в KSeF через Profil Zaufany? 7 причин
KSeF та e-фактури
494

Не можете увійти в KSeF через Profil Zaufany? 7 причин

Ви вводите NIP (польський податковий номер фірми), обираєте Profil Zaufany (польський довірений електронний підпис, аналог Дія.Підпис), підтверджуєте вхід у банку, і замість панелі KSeF бачите помилку або повертаєтесь на стартову сторінку. Від запуску KSeF 2.0 це одна з найчастіших скарг. Хороша новина: зазвичай це не збій вашої фірми і не „неправильний NIP”. Найчастіше причина в протермінованому профілі, розбіжності даних у реєстрі CEIDG, відсутності прав доступу до потрібного суб'єкта або звичайному кеші браузера. Кожну з цих причин можна впізнати за симптомами і виправити самостійно, часто за кілька хвилин. Нижче 7 найпоширеніших причин, чому вхід у KSeF через Profil Zaufany не працює, з конкретними кроками для кожної. Це важливо саме зараз, бо KSeF обов'язковий з 1 лютого 2026 р. для найбільших фірм і з 1 квітня 2026 р. для решти підприємців, а заблокований вхід означає заблоковане виставлення фактур.

Перша фактура в KSeF за 5 хвилин: інструкція для новачка
Виставлення фактур на практиці
510

Перша фактура в KSeF за 5 хвилин: інструкція для новачка

щоб виставити першу фактуру в KSeF (Krajowy System e-Faktur, державна система електронних фактур у Польщі), потрібні три речі: автентифікація, заповнення даних за структурою FA(3) і відправка. Після цього система присвоює номер KSeF і видає UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru, офіційне підтвердження прийняття). Решта деталей вивчається за один вечір.

Токени KSeF не зникнуть 31 грудня 2026 року. Що це змінює
KSeF та e-фактури
480

Токени KSeF не зникнуть 31 грудня 2026 року. Що це змінює

9 червня 2026 року Міністерство фінансів Польщі запропонувало залишити токени як один із постійних методів входу в KSeF, у тому числі після 31 грудня 2026 року. Це пропозиція з консультацій, а не чинна норма. Навіть якщо вона пройде, токен отримає термін дії від 1 до 365 днів. Режим offline24 усе одно залишається за сертифікатом. Міграцію не скасували. Зник лише її жорсткий дедлайн.

Як перевірити, чи фактура потрапила до KSeF
KSeF та e-фактури
485

Як перевірити, чи фактура потрапила до KSeF

Ви натиснули «надіслати», програма показала «надіслано», і ви поїхали далі. Проблема в тому, що «надіслана» і «прийнята» — це два різні стани. Файл може дійти до шлюзу Міністерства фінансів і там бути відхиленим, може зависнути в обробці, а ви весь цей час упевнені, що фактура вже в системі. Від 1 лютого 2026 (великі платники) і 1 квітня 2026 (решта) KSeF (Krajowy System e-Faktur, польська національна система е-фактур) є обов'язковим, тож ця різниця перестала бути технічною дрібницею. Фактура без numer KSeF формально не вважається виставленою в системі. Нижче показую, за якими ознаками зрозуміти, що фактура справді пройшла: де знайти numer KSeF, що таке UPO, як читати статус і що робити, коли підтвердження немає.

Автоматична відправка фактур до KSeF після збою системи
Biurko - продукт
439

Автоматична відправка фактур до KSeF після збою системи

Фактуру, виставлену в режимі offline24, треба надіслати до KSeF (Krajowy System e-Faktur, польська національна система е-фактур) щонайпізніше наступного робочого дня. Нагадування ніхто не надішле. Biurko виявляє недоступність шлюзу KSeF, виставляє фактуру в офлайн-режимі з QR-кодами, тримає її в черзі й відправляє автоматично, щойно система повертається. Без вашого кліку, без дублікатів, з повним логом.

Сертифікат KSeF чи токен: чому ми побудували Biurko на сертифікатах
Biurko - продукт
527

Сертифікат KSeF чи токен: чому ми побудували Biurko на сертифікатах

Токен несе в собі повноваження. Сертифікат підтверджує лише особу. Токеном ви не виставите фактуру в офлайн-режимі і навіть не подасте заявку на сертифікат. У червні 2026 року Міністерство фінансів запропонувало залишити токени назавжди. Наше рішення від цього не змінилося, і нижче пояснюю чому.

ПопередняНаступна

Будь у курсі

Отримуй сповіщення про нові статті — без розсилки новин, відписатися можна будь-коли.

Ми поважаємо твою приватність. Відписатися можна будь-коли.

Файли cookies

Необхідні — для роботи сервісу. Решта — лише за вашою згодою. Політика cookies