Фактура, KSeF, ryczałt і JPK — розбираємо те, що трапляється у фірмі щомісяця.
Національна система електронних рахунків KSeF стосується малого бізнесу в Польщі, але не всі продажі реєструються в ній. Фіскальні чеки для фізичних осіб залишаються поза системою, а для рахунків B2B до кінця 2026 року діє ліміт 10 000 zł. Дізнайтеся, як правильно вести облік перукарям, косметологам та репетиторам.
ФОП і JDG — не одне й те саме, а Дія.Підпис не замінить Profil Zaufany. Нижче — мапа понять, яка перекладає українські підприємницькі звички на польські реалії, разом із тим, що змінює обовʼязковий KSeF.
Excel і KSeF (Krajowy System e-Faktur, польська національна система е-фактурування) не сходяться. KSeF приймає виключно XML-файл, який відповідає логічній структурі FA(3), перевіряє його автоматично і лише після прийняття надає номер KSeF та UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru, офіційне підтвердження прийняття). Таблиця не побудує цю структуру, не гарантує унікальність нумерації, коли з файлом працюють двоє, і не збереже статус документа після відправлення. Нижче: де саме Excel ламається і де він досі цілком доречний.
Фактуру в KSeF (Krajowy System e-Faktur, польська національна система е-фактурування) не можна відредагувати, видалити чи анулювати. З моменту присвоєння номера KSeF єдиний інструмент, це коригувальна фактура (faktura korygująca), яку виставляє продавець. Nota korygująca (коригувальна нота, документ, яким покупець сам виправляв формальні помилки) не існує з 1 лютого 2026 року, бо скасовано ст. 106k закону про VAT. Корекція мусить посилатися на первинну фактуру у вузлі DaneFaKorygowanej, а поле TypKorekty вказує момент, у якому вона діє в обліку VAT.
Більшість порівнянь програм для KSeF закінчується на прайсі та переліку функцій із головної сторінки. Цього замало. Нижче вісім питань, які реально відрізняють інструменти: підтримка структури FA(3), спосіб автентифікації, поведінка під час збою KSeF, завантаження вхідних фактур, читабельність помилок, права доступу в команді, експорт даних і те, що насправді входить в абонемент. Ставте їх на демо, а не після впровадження.
Biurko фіксує кожну подію на фактурі (виставлення, надсилання, доставка листа, відкриття клієнтом, позначення як оплаченої, відповідь KSeF) і доставляє її дзвіночком у застосунку та push у браузері — один перемикач на кожну з п'яти груп подій фактури. Email та окремі перемикачі каналів мають лише події KSeF, сертифіката і декларацій. Чого Biurko не робить: система не підключена до банку, тому статус "оплачено" ставите ви або ваш бухгалтер, а не програма.
Технічна перерва KSeF і збій Profil Zaufany це дві різні події з абсолютно різними правовими наслідками. Комунікати про KSeF Міністерство фінансів публікує на ksef.podatki.gov.pl та в BIP, а про Profil Zaufany на gov.pl/web/profilzaufany. Доступність самого API KSeF у реальному часі ми показуємо на biurko.io/ksef/status. Строк дослання фактури залежить від того, який режим формально діє: один робочий день чи сім.
З 1 лютого 2026 року схема FA(3) замінила FA(2), а продакшн API 1.0 припинив роботу. Це був не апдейт, а новий інтеграційний контракт. Головні зміни в API: автентифікація JWT окремо від сесії, обовʼязкове шифрування кожної фактури, сертифікати KSeF, незалежна обробка фактур у пакеті, нове виявлення дублікатів і нова модель прав доступу. Головні зміни в схемі: вузол додатка, нова роль «Pracownik» (працівник), розбиття ставки 0% і коду NP на детальні коди, гнучкий термін оплати, IBAN до 34 знаків. Наслідки не лише технічні: інша нумерація фактур, інше зіставлення ставок ПДВ, інші права працівників бухгалтерського бюро.
Багато власників малих фірм у Польщі почули приємну новину: якщо ви виставляєте фактури на суму менше ніж 10 000 zł на місяць, можна ще виставляти їх «по-старому». Це правда, але лише до 31 грудня 2026 р. Цей ліміт не є постійною пільгою. Це перехідна норма, яку від початку задумано так, щоб вона завершилася. Чому це важливо саме зараз: з 1 січня 2027 р. обов'язок виставляти фактури через KSeF (Krajowy System e-Faktur, польська національна система е-фактур) охопить усіх, незалежно від обороту. За чинним законом того самого дня починають діяти й штрафи (Міністерство фінансів оголосило про їх перенесення на 2028 рік — законопроєкт, ще не ухвалений). Якщо ви плануєте діяльність на 2027 рік, спираючись на цей ліміт, спершу варто перевірити, що насправді каже закон і чи Ministerstwo Finansów (Міністерство фінансів) збирається щось продовжувати.
Ви входите в KSeF (польська національна система е-фактур) через Profil Zaufany (безкоштовний польський «довірений профіль», аналог Дія.Підпис), і одного ранку система повідомляє, що термін його дії закінчився. Від 1 квітня 2026 року виставлення фактур через KSeF є обовʼязковим для більшості фірм, зокрема одноосібних підприємців (найменших — з 1 січня 2027 року; план впровадження KSeF, gov.pl), тож таке блокування не можна відкласти «на потім». Без чинного Profil Zaufany ви не увійдете через Węzeł krajowy (національний шлюз ідентифікації) і не згенеруєте certyfikat KSeF (сертифікат KSeF). Фактури чекають, а клієнт телефонує. Хороша новина: у більшості випадків доступ відновлюється за кілька хвилин. Погана: якщо профіль уже прострочений, шлях інший, ніж звичайне продовження.
Часто бачу таку звичку в підприємців з України, які працюють у Польщі: щоб бухгалтер міг "займатися KSeF", йому віддають логін і пароль від Profil Zaufany (польський Довірений профіль, державний електронний підпис, аналог української Дія.Підпис). Зручно на п'ять хвилин, ризиковано на цілий рік. Profil Zaufany, це ваша особистість у стосунках з усією державною адміністрацією, не лише з фактурами, і Міністерство фінансів Польщі прямо називає такий обмін неприпустимим. Хороша новина: цього не треба робити. KSeF (Krajowy System e-Faktur, польська національна система е-фактур) має вбудовану систему прав. Бухгалтер отримує власний іменний доступ і заходить під своїм Profil Zaufany, а ви будь-якої миті можете цей доступ відкликати.
Перш ніж виставити першу фактуру в KSeF (Krajowy System e-Faktur, польська національна система е-фактур), треба підтвердити, хто ви. Звучить просто, але саме тут застрягає найбільше людей: KSeF 2.0 пропонує п'ять різних способів автентифікації, кожен працює по-своєму і кожен підходить різному типу користувача. Питання термінове, бо KSeF уже обов'язковий. Від 1 лютого 2026 р. для найбільших платників, а від 1 квітня 2026 р. для решти платників (найменші — від 1 січня 2027 р.; ksef.podatki.gov.pl). За чинним законом штрафи за ст. 106ni закону про VAT діють з 1 січня 2027 року. 16 вересня 2026 року Міністерство фінансів оголосило про їх перенесення на 1 січня 2028 року — це законопроєкт, ще не ухвалений, і він переносить лише штрафи, а не сам обовʼязок працювати в KSeF. Вибір способу входу це не формальність, це умова, щоб узагалі виставляти фактури.
Ви ведете ФОП у Польщі (JDG, jednoosobowa działalność gospodarcza). Частину продаєте фірмам, частину звичайним клієнтам. Ви чули про ліміт 10 000 zł, який дозволяє найменшим ще трохи побути поза KSeF (Krajowy System e-Faktur, польська національна система е-фактур). І одразу виникає питання: ви додаєте обидва види продажу разом чи лише один? Це не теоретична деталь. Із 1 квітня 2026 р. обовʼязок виставляти фактури через KSeF охопив більшість платників VAT, але найменші отримали відтермінування до 31 грудня 2026 р. саме на підставі цього місячного ліміту 10 000 zł. Із 1 січня 2027 р. обовʼязок стосуватиметься всіх. А одноразове перевищення порога є незворотним. Тому варто рахувати ліміт саме так, як його рахує Міністерство фінансів.
За чинними правилами токени KSeF (ключі автентифікації в польській національній системі е-фактур) перестають діяти 31 грудня 2026 року. На консультаціях 9 червня 2026 року Міністерство фінансів запропонувало їх зберегти, але рішення у формі акта ще немає — безпечніше перейти на сертифікат KSeF. Пропозиція Міністерства фінансів Польщі (Ministerstwo Finansów, далі MF) від 9 червня 2026 року могла б змінити практичну відповідь на питання «до якого часу», але поки що це все ще пропозиція, а не норма права. Якщо ваша бухгалтерська програма заходить у KSeF через токен, варто знати, що вже вирішено, а чого в законі ще немає.
«Чи є застосунок KSeF на телефон?» це одне з найчастіших питань підприємців від старту обовʼязкового KSeF (Krajowy System e-Faktur, польська національна система е-фактур). Відповідь коротка й трохи несподівана: телефон так, але не для виставлення фактур. Вхід до KSeF через mObywatel, безкоштовний державний застосунок для підтвердження особи в польських е-послугах, можливий з 14 лютого 2026 р., коли KSeF інтегрували з Національним вузлом електронної ідентифікації. А оскільки з квітня 2026 р. обовʼязок охопив нову хвилю компаній (найменших, з 1 січня 2027 р.), вручну до системи заходить дедалі більше людей, тож питання про телефон стало реальним для тисяч ФОП (JDG, jednoosobowa działalność gospodarcza).
Отримуй сповіщення про нові статті — без розсилки новин, відписатися можна будь-коли.
Ми використовуємо лише необхідні файли cookies. Статистику відвідувань ведемо на сервері, нічого не зберігаючи у вашому пристрої. Політика сайту
