Фактура, KSeF, ryczałt і JPK — розбираємо те, що трапляється у фірмі щомісяця.
Виписування рахунків рідко сприймається як велике завдання, оскільки воно розпорошується на дрібні перерви протягом місяця. Ручне оформлення одного документа може тривати від 11 до 25 хвилин. Прості інструменти автоматизації дозволяють скоротити цей час всього до 2 хвилин.
Продаж товарів та послуг іноземним компаніям підлягає обов'язковому оформленню через систему KSeF. Оскільки іноземний покупець не має доступу до польської системи, ви повинні надіслати йому візуалізацію рахунку в узгодженій формі. Для уникнення помилок важливо правильно заповнити податкові ідентифікатори та коди ПДВ у схемі FA(3).
Після скасування статті 106k польського закону про VAT покупці більше не мають права виставляти коригувальні ноти або відхиляти рахунки в системі KSeF. Будь-які помилки у структурованих документах тепер виправляє виключно продавець. Ознайомтеся з правилами оформлення коригувань та термінами їх відображення у податковій звітності.
Законодавчий термін виставлення рахунку-фактури не змінився, проте KSeF додає жорсткі часові рамки для передачі документа до системи. В режимі онлайн відправка має відбутися в тот самий день, тоді як у режимі offline24 ліміт часу обмежений наступним робочим днем. Дізнайтеся, як уникнути розбіжностей між датою виставлення та моментом відправки.
Обов'язок виставляти структуровані рахунки в системі KSeF для одноосібних підприємців у Польщі починається 1 квітня 2026 року. До кінця 2026 року діє перехідний ліміт продажів до 10 000 злотих брутто на місяць. Дізнайтеся, як авторизуватися в системі, згенерувати безкоштовний сертифікат та приймати витратні документи.
Впровадження KSeF у Польщі стосується всіх підприємців із польським NIP, незалежно від громадянства. Для звичайного ФОП обов'язок виставляти структуровані рахунки починається з 1 квітня 2026 року. Дізнайтеся, як авторизуватися за допомогою довіреного профілю та як розраховується ліміт 10 000 PLN брутто.
Обслуговування десятків компаній у Національній системі електронних рахунків вимагає впровадження моделі опосередкованих повноважень та автоматизації імпорту документів. Чіткий розподіл ролей у команді та контроль термінів дії сертифікатів є основою стабільної роботи. Дізнайтеся, як підготувати процеси до нових обов'язків.
Впровадження KSeF в інтернет-магазині вимагає чіткого розділення transakcij B2B та B2C безпосередньо у кошику покупця. Рахунки для приватних осіб (B2C) та продажі за процедурою VAT OSS залишаються добровільними, тоді як документи для фірм мають обов'язково надсилатися до системи. Дізнайтеся, як контролювати ліміт 10 000 злотих та маркувати PDF-файли кодами QR.
Національна система електронних рахунків KSeF стосується малого бізнесу в Польщі, але не всі продажі реєструються в ній. Фіскальні чеки для фізичних осіб залишаються поза системою, а для рахунків B2B до кінця 2026 року діє ліміт 10 000 zł. Дізнайтеся, як правильно вести облік перукарям, косметологам та репетиторам.
ФОП (FOP, Ukrainian sole trader) is not the same as JDG, Дія (Diia) will not open a Polish government portal for you, and KSeF is not ЄРПН. Here is a map of the terms that matter, plus what mandatory e-invoicing changes.
Excel і KSeF (Krajowy System e-Faktur, польська національна система е-фактурування) не сходяться. KSeF приймає виключно XML-файл, який відповідає логічній структурі FA(3), перевіряє його автоматично і лише після прийняття надає номер KSeF та UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru, офіційне підтвердження прийняття). Таблиця не побудує цю структуру, не гарантує унікальність нумерації, коли з файлом працюють двоє, і не збереже статус документа після відправлення. Нижче: де саме Excel ламається і де він досі цілком доречний.
Фактуру в KSeF (Krajowy System e-Faktur, польська національна система е-фактурування) не можна відредагувати, видалити чи анулювати. З моменту присвоєння номера KSeF єдиний інструмент, це коригувальна фактура (faktura korygująca), яку виставляє продавець. Nota korygująca (коригувальна нота, документ, яким покупець сам виправляв формальні помилки) не існує з 1 лютого 2026 року, бо скасовано ст. 106k закону про VAT. Корекція мусить посилатися на первинну фактуру у вузлі DaneFaKorygowanej, а поле TypKorekty визначає, у якому періоді вона потрапить до VAT.
Більшість порівнянь програм для KSeF закінчується на прайсі та переліку функцій із головної сторінки. Цього замало. Нижче вісім питань, які реально відрізняють інструменти: підтримка структури FA(3), спосіб автентифікації, поведінка під час збою KSeF, завантаження вхідних фактур, читабельність помилок, права доступу в команді, експорт даних і те, що насправді входить в абонемент. Ставте їх на демо, а не після впровадження.
Biurko фіксує кожну подію на фактурі (виставлення, надсилання, доставка листа, відкриття клієнтом, позначення як оплаченої, відповідь KSeF) і доставляє її трьома каналами: дзвіночком у застосунку, push у браузері та email. Кожну групу подій і кожен канал вмикаєте окремо. Чого Biurko не робить: система не підключена до банку, тому статус "оплачено" ставите ви або ваш бухгалтер, а не програма.
технічна перерва KSeF і збій Profil Zaufany це дві різні події з абсолютно різними правовими наслідками. Комунікати про KSeF Міністерство фінансів публікує на ksef.podatki.gov.pl та в BIP, а про Profil Zaufany на gov.pl/web/profilzaufany. Доступність самого API KSeF у реальному часі ми показуємо на biurko.io/ksef/status. Строк дослання фактури залежить від того, який режим формально діє: один робочий день чи сім.
Отримуй сповіщення про нові статті — без розсилки новин, відписатися можна будь-коли.
Необхідні — для роботи сервісу. Решта — лише за вашою згодою. Політика cookies
