Biurko.io як альтернатива inFakt: коли це має сенс

KSeF та e-фактури

Статті, посібники та аналітика для вашого бізнесу.

Як надати права в KSeF працівнику або бухгалтеру
KSeF та e-фактури
193

Як надати права в KSeF працівнику або бухгалтеру

Коли починається обовʼязок KSeF (Krajowy System e-Faktur, польська національна система е-фактур), багато підприємців думають, що достатньо дати бухгалтерці логін. На першій же фактурі цей підхід ламається. У KSeF повний доступ автоматично має лише власник фірми. Працівник, бухгалтерка й бухгалтерське бюро (biuro rachunkowe) не мають жодних прав у KSeF, доки ви формально їх не надасте. Це має значення вже зараз. KSeF став обовʼязковим з 1 лютого 2026 р. для найбільших фірм і з 1 квітня 2026 р. для решти платників VAT. Якщо фактурами займається хтось, крім вас, це треба зареєструвати в системі до того, як ця особа виставить перший документ.

Як перевірити, чи фактура потрапила до KSeF
KSeF та e-фактури
126

Як перевірити, чи фактура потрапила до KSeF

Ви натиснули «надіслати», програма показала «надіслано», і ви поїхали далі. Проблема в тому, що «надіслана» і «прийнята» — це два різні стани. Файл може дійти до шлюзу Міністерства фінансів і там бути відхиленим, може зависнути в обробці, а ви весь цей час упевнені, що фактура вже в системі. Від 1 лютого 2026 (великі платники) і 1 квітня 2026 (решта) KSeF (Krajowy System e-Faktur, польська національна система е-фактур) є обов'язковим, тож ця різниця перестала бути технічною дрібницею. Фактура без numer KSeF формально не вважається виставленою в системі. Нижче показую, за якими ознаками зрозуміти, що фактура справді пройшла: де знайти numer KSeF, що таке UPO, як читати статус і що робити, коли підтвердження немає.

Автоматична відправка фактур до KSeF після збою системи
Biurko - продукт
126

Автоматична відправка фактур до KSeF після збою системи

Фактуру, виставлену в режимі offline24, треба надіслати до KSeF (Krajowy System e-Faktur, польська національна система е-фактур) щонайпізніше наступного робочого дня. Нагадування ніхто не надішле. Biurko виявляє недоступність шлюзу KSeF, виставляє фактуру в офлайн-режимі з QR-кодами, тримає її в черзі й відправляє автоматично, щойно система повертається. Без вашого кліку, без дублікатів, з повним логом.

Сертифікат KSeF чи токен: чому ми побудували Biurko на сертифікатах
Biurko - продукт
192

Сертифікат KSeF чи токен: чому ми побудували Biurko на сертифікатах

Токен несе в собі повноваження. Сертифікат підтверджує лише особу. Токеном ви не виставите фактуру в офлайн-режимі і навіть не подасте заявку на сертифікат. У червні 2026 року Міністерство фінансів запропонувало залишити токени назавжди. Наше рішення від цього не змінилося, і нижче пояснюю чому.

Перша е-фактура в KSeF: 10 речей для перевірки
KSeF та e-фактури
168

Перша е-фактура в KSeF: 10 речей для перевірки

перш ніж надіслати першу фактуру через KSeF (Національну систему е-фактур Польщі), варто перевірити десять речей — від правильного NIP і робочого входу, через повноваження та схему FA(3), до того, що робити, коли система не відповідає. Нижче — практичний чек-лист, який ви пройдете за чверть години, щоб перша е-фактура вийшла без помилок і нервів.

Офлайн-код і QR-коди на фактурі KSeF — навіщо вони й як працюють
KSeF та e-фактури
249

Офлайн-код і QR-коди на фактурі KSeF — навіщо вони й як працюють

Під час аварії чи недоступності KSeF (польська національна система е-фактур) ви виставляєте фактуру поза системою, але вона має нести два QR-коди: один ідентифікує документ і дозволяє його перевірити, другий — згенерований із сертифіката KSeF типу 2 — підтверджує особу виставника. Фактуру все одно потрібно надіслати до KSeF: у режимі offline24 — найпізніше наступного робочого дня, в аварійному режимі — упродовж 7 робочих днів від завершення аварії. Від 1 січня 2027 р. за порушення терміну загрожують штрафи за ст. 106ni Закону про ПДВ.

Tryb awaryjny чи offline24 — у чому різниця й коли який вас рятує
KSeF та e-фактури
206

Tryb awaryjny чи offline24 — у чому різниця й коли який вас рятує

offline24 ви вмикаєте самі, коли захочете — немає інтернету, KSeF «зависає», або ви просто так вирішили. Фактуру треба надіслати до KSeF щонайпізніше наступного робочого дня. Tryb awaryjny (аварійний режим) вмикається лише тоді, коли Міністерство фінансів офіційно оголосить аварію KSeF у BIP (Biuletyn Informacji Publicznej — офіційний державний вісник) та в інтерфейсному програмному забезпеченні. Тоді ви маєте 7 робочих днів від завершення аварії. Обидва режими вимагають сертифіката KSeF типу 2 і двох QR-кодів на фактурі. Різнить їх передусім те, хто їх вмикає і скільки часу на надсилання.

KSeF впав — і що тепер? Режим offline24 без паніки
KSeF та e-фактури
259

KSeF впав — і що тепер? Режим offline24 без паніки

Коли KSeF (Krajowy System e-Faktur — польська національна система е-фактур) перестає працювати, продажі не мусять зупинятися. Закон передбачає три особливі режими: offline24 (ваш вибір або відсутність інтернету), offline — недоступність (оголошені технічні роботи) та аварійний (аварія, оголошена в офіційному бюлетені Міністерства). У режимі offline24 ви виставляєте фактуру як зазвичай, а до KSeF надсилаєте її не пізніше наступного робочого дня. В аварійному режимі маєте 7 робочих днів від завершення аварії. Кожна офлайн-фактура повинна мати структуру FA(3) і два QR-коди, а для другого потрібен сертифікат виставника.

KSeF для бухгалтерської фірми: 30 клієнтів без 30 входів
KSeF та e-фактури
198

KSeF для бухгалтерської фірми: 30 клієнтів без 30 входів

Ви ведете бухгалтерію 30 фірм. Щоранку відкриваєте Aplikacja Podatnika KSeF (застосунок платника в KSeF — польській національній системі е-фактур), перемикаєте контекст на першого клієнта, завантажуєте фактури, перемикаєте на другого, завантажуєте, перемикаєте. І так тридцять разів. Це не робота. Це покарання за те, що у вас є клієнти. З 1 квітня 2026 р. KSeF обов'язковий майже для всіх фірм у Польщі, тож це вже не проблема великих компаній — це щоденна реальність кожного бюро. Гарна новина: вам не потрібні 30 окремих доступів. Погана: безкоштовний державний інструмент не створений для того, хто одночасно жонглює тридцятьма NIP (польський податковий номер, аналог ЄДРПОУ/ІПН). Нижче — чому вхід «по черзі» це глухий кут, як працює модель одного сертифіката на NIP бюро і як вести всіх клієнтів з однієї панелі.

Вхід у KSeF через Profil Zaufany: покрокова інструкція без жаргону
KSeF та e-фактури
247

Вхід у KSeF через Profil Zaufany: покрокова інструкція без жаргону

У KSeF немає логіна й пароля. Ви не реєструєте акаунт і не отримуєте лист для активації. Система впізнає вашу фірму за номером NIP (польський податковий номер), а вашу особу підтверджує зовнішній сервіс — найпростіший із них для більшості підприємців це Profil Zaufany (безкоштовний державний «довірений профіль» у Польщі). Часу на розкачку немає: з 1 лютого 2026 року кожен платник ПДВ у Польщі зобов'язаний отримувати фактури через KSeF, а з 1 квітня 2026 року майже всі підприємці — зокрема й українці з JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza, аналог ФОП) — мають їх там і виставляти. Перший вхід у систему — це нульовий крок усього процесу. Нижче — що натискати, що ви побачите на екрані та що робити, коли щось не працює.

Ліміт 10 000 zł брутто і KSeF: як його рахувати, щоб випадково не потрапити в обов'язок
KSeF та e-фактури
411

Ліміт 10 000 zł брутто і KSeF: як його рахувати, щоб випадково не потрапити в обов'язок

З 1 квітня 2026 р. обов'язок виставляти фактури (рахунки) через KSeF (Krajowy System e-Faktur — польська національна система е-фактур) охопив більшість компаній. Але є лазівка: до 31 грудня 2026 р. найменші платники можуть виставляти рахунки по-старому — на папері або у PDF — якщо місячний продаж за фактурами не перевищує 10 000 zł брутто (тобто валової суми, з ПДВ) (Міністерство фінансів). Проблема в тому, що цей ліміт дуже легко перевищити випадково. Його рахують не так, як здається більшості — і, найголовніше, перевищити його можна лише раз. Одна фактура понад поріг — і ви в KSeF назавжди, навіть якщо наступного місяця продаж впаде до нуля. Нижче — точно: що враховувати до ліміту, що ні, і як рахувати, щоб не прокинутися з обов'язком, якого ви не планували.

5 міфів про KSeF, у які досі вірять підприємці у 2026 році
KSeF та e-фактури
430

5 міфів про KSeF, у які досі вірять підприємці у 2026 році

KSeF (Krajowy System e-Faktur — національну систему електронних фактур у Польщі) переносили стільки разів, що в головах багатьох підприємців закріпилася одна думка: «напевно, знову відкладуть». Сьогодні це найнебезпечніший міф про KSeF — бо система вже працює та є обов'язковою. Ставка цілком конкретна. Перехідний період завершується 31 грудня 2026 р., а з 1 січня 2027 р. набувають чинності адміністративні штрафи до 100% суми ПДВ із фактури. Тим часом частина фірм — особливо українські підприємці, які ведуть бізнес у Польщі — досі планують виставлення фактур, спираючись на застарілі переконання. Нижче розбираємо п'ять міфів, які найчастіше коштують підприємцям часу, нервів або права контрагента на відрахування ПДВ — і показуємо, що насправді вас стосується.

Фактура «висить» у KSeF — як перевірити статус і що робити
KSeF та e-фактури
268

Фактура «висить» у KSeF — як перевірити статус і що робити

ця стаття показує, як зрозуміти, чи фактура справді дійшла до KSeF (Krajowy System e-Faktur — польська національна система електронних фактур), чи лише «пішла» з вашої програми. Пояснюємо різницю між номером referencyjny та номером KSeF, описуємо три стани, у яких може бути документ, показуємо, де перевірити статус (у програмі та в безкоштовному застосунку Aplikacja Podatnika KSeF) і — найважливіше — коли надсилати повторно, а коли цього не робити, щоб не створити безлад.

Перехідний період KSeF: обов'язок уже є, а штрафи — з 2027
KSeF та e-фактури
7

Перехідний період KSeF: обов'язок уже є, а штрафи — з 2027

KSeF (Krajowy System e-Faktur — національна система електронних фактур у Польщі) уже обов'язковий майже для кожного платника ПДВ (VAT): великі компанії — з 1 лютого 2026 р., усі інші — з 1 квітня 2026 р. І водночас усюди звучить: «спокійно, у 2026 році штрафів немає». Обидва твердження правдиві одночасно. Саме тому стільки підприємців потрапляє в пастку. Адміністративні грошові штрафи зі ст. 106ni польського закону про ПДВ справді набирають чинності лише 1 січня 2027 р. Але «обов'язок без штрафу» — це не те саме, що «без наслідків». Ця різниця може дорого коштувати: або через кримінально-фіскальну відповідальність, або через фактуру, з якої контрагент не зможе відрахувати ПДВ. Нижче розкладаю перехідний період на складові: що саме відкладено, що діє вже сьогодні і що варто зробити, доки вікно не зачинилося.

Як надати повноваження в KSeF працівнику чи бухгалтеру
KSeF та e-фактури
399

Як надати повноваження в KSeF працівнику чи бухгалтеру

Більшість запитань про «повноваження в KSeF» (Krajowy System e-Faktur — національна система електронних фактур Польщі) зводиться до одного непорозуміння: люди думають, що аби дати бухгалтеру доступ до фактур, треба подати ZAW-FA. Якщо ви ведете JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza — аналог українського ФОП), цього майже ніколи не потрібно. Це важливо, бо KSeF уже обовʼязковий: з 1 лютого 2026 р. для найбільших підприємств і з 1 квітня 2026 р. для решти платників VAT. Протягом 2026 р. триває перехідний період без штрафів за технічні помилки, але з 1 січня 2027 р. невиставлення фактури в KSeF може коштувати до 100% суми VAT із цієї фактури. Доступ для тих, хто реально виставляє й проводить фактури, краще налаштувати зараз, спокійно. Нижче — хто і коли подає ZAW-FA, як надати доступ працівнику та бухгалтерському бюро, і яких помилок уникнути.

ПопередняНаступна

Будьте в курсі

Отримуйте сповіщення про нові статті — без розсилки новин, відписка в будь-який час.

Ми поважаємо вашу конфіденційність. Відписатися можна в будь-який час.

Файли cookies

Необхідні — для роботи сервісу. Решта — лише за вашою згодою. Політика cookies